У всех людей есть кое-что общее — время. В сутках любого человека 24 часа. Однако некоторые умудряются успеть за это время все, а другие, словно снежный ком, накапливают и накапливают дела.
Доктор Трэвис Брадберри, соавтор мирового бестселлера «Эмоциональный интеллект 2.0» и основатель консалтинговой фирмы TalentSmart, которая работает с 75% компаний из списка Fortune 500, рассказал в своем блоге на Linkedin, чем отличаются от остальных суперпродуктивные люди.
— Когда речь идет о производительности, все мы сталкиваемся с одной и той же проблемой: в сутках всего 24 часа. Тем не менее, некоторые люди, кажется, не замечают этих временных рамок. Создается впечатление, что в их сутках гораздо больше часов. Эти люди имеют сверхъестественную способность доводить все дела сразу до конца, даже если работают не с одним, а с несколькими проектами.
Все дело в том, что суперпродуктивные руководители давно усвоили урок: не надо работать больше, надо работать умнее и выжимать из каждого часа все до последней капли. Итак, вот, чем отличаются деловые люди, успевающие все и везде.
1. Они не приступают к одному и тому же делу дважды
Продуктивные люди никогда не держат дела в «режиме ожидания». Начиная повторно делать одно и то же дело, тратится огромное количество времени. Например, получив электронное письмо, необходимо тут же на него ответить, чтобы потом к этому делу не надо было возвращаться.
2. Они готовятся к завтрашнему дню прежде, чем покинуть рабочее место
DK.RU публиковал ранее блог Линн Тейлор, международного эксперта в области рабочей обстановки и автора книги «Приручение офисного тирана: как справиться с детским поведением вашего босса и преуспеть на работе». В нем Тейлор рассказывает о том, какие 12 дел надо успеть сделать перед тем, как покинуть офис. Трэвис Брадберри добавляет, подобная практика поможет, во-первых, закрепить успехи текущего дня и, во-вторых, высвободить время на день завтрашний.
3. Они против срочных дел
Срочное дело — это задача сиюминутная. Занимаясь подобными вещами, бизнесмен отвлекается от того, что действительно важно. Срочные задачи лучше всего делегировать своим работникам. Как говорил Уильям Пенн, общественный деятель времен ранней истории английских колоний в Америке: «Время — это то, что мы хотим больше всего, а используем хуже всего».
4. Они придерживаются графика встреч
Любой деловой человек знает, что встречи, переговоры, собрания могут длиться бесконечно. Именно поэтому суперпродуктивные руководители заранее составляют график встреч. В начале собрания, как правило, они оглашают самоустановленный регламент и строго его придерживаются. Кроме того, подобное расписание мотивирует и других участников встречи быть продуктивными и не тратить время на пустые разговоры.
5. Они не боятся говорить «нет»
«Нет» — это мощное слово, которым не боятся оперировать суперпродуктивные люди. Когда они чувствуют, что пришло время сказать «нет», они не тратят время на такие фразы, как «Я не думаю…» или «Я не уверен…». Они сразу говорят «нет».
Исследования, проведенные в Университете Калифорнии в Сан-Франциско, показали: если человек не привык отвечать отказом, то при использовании слова «нет» он испытывает стресс. Чтобы избежать депрессивных состояний, связанных с употреблением этого слова, нужны тренировки.
6. Они проверяют почту в строго отведенные часы
Руководители, которые все и всегда успевают, не тратят много времени на переписку по электронной почте. В их расписании есть определенные часы, когда они проверяют «ящик». Почту можно настроить таким образом, что приоритет в показе будет отдан определенным отправителям — ключевым клиентам, лучшим поставщикам или потенциальным партнерам.
7. Они не многозадачны
Любой суперпродуктивный руководитель знает: многозадачность — убийца бизнеса. Исследования, проведенные в Стэнфордском университете, подтверждают: делать в определенный момент времени что-то одно гораздо эффективнее, чем пытаться разобраться сразу с несколькими делами.
8. У них есть человек-фильтр
Как правило, таким человеком становится либо секретарь, либо доверенное лицо. Руководителю необходимо составить список вопросов, ответы на которые действительно требуют его вмешательства, и передать его секретарю. Все остальные сложные ситуации в состоянии разрешить линейные руководители компании.
9. Они умеют делегировать полномочия
Продуктивные руководители понимают: в его команде работают достойные и образованные люди, которым можно доверить какое-либо поручение. Однако стоит помнить, что решение задачи от руководителя не должно слишком отвлекать сотрудника от собственной работы.
10. Они заставляют технологии работать на них
Наступил век технологий, и их нужно уметь использовать. Суперпродуктивные люди изучают все возможности того или иного гаджета, того или иного сервиса и настраивают его под свои нужды.