«Ложась вечером в кровать, важно знать: твои зубы и твои «Входящие» чисты. Но на самом деле делать надо те задачи, которые хочется. Их точно не забудешь, и планировать их особо не надо». МНЕНИЕ.
Дмитрий Волошин, основатель проекта «OTUS. Онлайн-образование», пишет:
— Ох уж эти сказки, ох уж эти сказочники. За неделю встретил три жертвы тайм-менеджмента. Кто это такие? Извольте, расскажу. Это легкий случай жертв успешного успеха. Жертва тайм-менеджмента — человек, искренне считающий, что он должен успевать все. Его так научили, научили быть машинкой по решению задач. Он что-то бормочет про «съесть лягушку» и даже спорит об оптимальном времени ее поедания. В лучшем случае он слушал Трейси и Кови, в худшем — вульгарный пересказ Архангельского. Жертва тайм-менеджмента — невротик по определению. Кстати, я был им. Знаете, какие у меня были основные правила? А вот поделюсь:
1. Я должен был делать план. Ну, почти весь. Свою эффективность я замерял в процентном отношении. Скажем, на неделю было 70 задач, личных и рабочих. Выполнение 63 из них признавалось мною как средняя, типовая неделя.
Если же мне удавалось сделать только 50-55 — я испытывал тревогу за свою эффективность. Достаточна ли она, чтобы удержаться в где-то? А вдруг потерю производительности заметят? И что тогда? Боже, я неудачник!
2. Я должен был делать задачи. Не важно, нравятся они мне или нет. Могу я их отдать кому-то или не могу. Надо было брать все и выходить из зоны комфорта. Неприятная задача? Сделай ее в первую очередь! Откладываю ее почему-то, двигаю? Встань с утра и сделай ее первой! Пока эмоции еще спят и не сообразили, что за гадость с ними делают. Отдельная метрика, как вы уже догадались, была «откладываемые задачи». Если одна и та же задача три раза сдвигалась, она метилась особым цветом. Если откладываемых задач становилось больше пяти — это было ужасно. Боже, какой же я неудачник!
3. Я должен был все фиксировать. Аутлук, вроде бы мирное творение. Почтовый клиент, и неплохой. Ну разве что его работа с IMAP вызывает иногда вопросы. Но это если не использовать календарь и планировщик задач. А если их открыть и врубиться по-взрослому, то вам откроется новая вселенная.
В нем можно планировать встречи, можно задачи, можно оставлять напоминания. Можно ко всему этому привязывать категории, визуально раскрашивая расписание. Можно делать аналитику в разных разрезах. Страх вызывала неделя с малым количеством задач. Боже, неужели я неудачник?!
4. Я должен был все чистить. У меня обычно около 5-6 почтовых ящиков в активной работе. В каждом из них есть папка «Входящие», в каждом из них есть своя структура папок. Мне кто-то сказал, что важно завершать день с пустой папкой «Входящие». То есть с разобранной почтой. Часто письма превращаются в задачи и перемещаются из «Входящих». На часть писем можно просто ответить. Но ложась вечером в кровать, важно знать: твои зубы и твои «Входящие» чисты. У тебя нет долгов перед миром. Иначе, боже, я буду неудачником!
Я это к чему? По прошествии многих лет практикования такого тайм-менеджмента я вынес для себя только одно правило: делать надо те задачи, которые тебе хочется делать. Ты их тогда точно не забудешь. И планировать их особо не надо. Записывать там нечего. Просто берешь и делаешь. С удовольствием. И даже забываешь решить, неудачник ты или нет. Такие дела.