На собственном опыте агентство убедилось: вместо того чтобы раздувать штат сотрудников делопроизводства и бухгалтерии, лучше вложиться в автоматизацию самых затратных по времени процессов.
Аутсорсинговая компания обеспечивает курьерами и сборщиками заказов крупные маркетплейсы и службы доставки. При расширении бизнеса на всю Россию компания столкнулась с неожиданным препятствием: экспоненциальный рост числа исполнителей лег огромной нагрузкой на бухгалтерию и HR. Традиционные методы управления начали тормозить развитие компании.
Это история о том, как сервис «Мои самозанятые» стал ключевым компонентом в бизнес-трансформации аутсорсера, решив его главные проблемы и ускорив процессы в три раза.
Как компания столкнулась с ограничениями «бумажного мира»?
Аутсорсер сотрудничает с крупными российскими маркетплейсами и сервисами экспресс-доставки продуктов и товаров для дома в регионах. Когда исполнителей было несколько сотен, компания вела кадровое делопроизводство вручную на бумаге и собирала закрывающие документы от самозанятых в мессенджерах и почте.
Бизнес-процесс по работе с клиентами и исполнителями был организован в программе 1С, общение (получение заказов и отчеты) происходило в Telegram, отчеты, карточки с анкетными данными исполнителей и реестры составлялись в таблицах Excel.
Но, начав расширение бизнеса, компания увидела, что все ручные процессы, ориентированные на бумажную документацию, стали узким местом в их развитии.
С какими трудностями столкнулся аутсорсер при росте компании? Когда число самозанятых агентства перевалило за 2 000, количество экземпляров бумаг, которые оформлялись еженедельно на курьеров и сборщиков, выросло до 14 000, и процесс парализовал работу штата.
Какие варианты решения проблемы использовала компания?
1. Расширение штата сотрудников делопроизводства и бухгалтерии, чтобы подписывать тысячи бумаг, проверять статусы самозанятых исполнителей и собирать с них чеки после выплат.
Итог: С ростом заказов росла и база самозанятых исполнителей, что еще больше увеличивало время на оформление и выплаты. Бесконечно расширять штат бухгалтерии оказалось неэффективно и затратно.
К тому же сохранялся риск санкций со стороны регулирующих органов, если какой-то из этапов ручного процесса даст сбой.
2. Введение расписания выплат исполнителям с интервалом от 5-14 дней в зависимости от вида работ, чтобы успевать оформлять платежные документы.
Итог: Такое решение повлекло за собой волну демотивации со стороны исполнителей. Так как самозанятые не обязаны работать только с одной компанией, курьеры и комплектовщики стали выбирать конкурентов, которые платят чаще.
3. Компания пришла к выводу, что необходимо автоматизировать самые затратные по времени массовые процессы, такие как:
- рассылка заданий и оформление договоров;
- автоподписание Актов;
- моментальные выплаты 24/7 на любые счета и карты;
- проверки самозанятых перед выплатами;
- получение чеков.
Аутсорсер стал изучать предложения на рынке. Требования к сервису были такими:
- легкое подключение исполнителей и простой выпуск электронной подписи для документооборота»;
- максимально простое подписание документов исполнителями;
- автопроверка статуса самозанятого перед оплатой;
- автовыплаты после принятия работ и подписания Актов через ЭДО;
- получение чеков от самозанятых через сервис сразу после выплаты.
Для запуска пилота был выбран сервис «Мои самозанятые».
За месяц благодаря сервису агентство полностью перешло с бумажного на электронный документооборот. Это позволило компании «пачками» формировать по шаблону договоры и акты, вставляя данные из анкет исполнителей в два клика, подписывать все документы онлайн автоматически.
Без значительных трудозатрат к проекту подключили более 7000 новых исполнителей. Теперь они могут получить выплаты в любом городе России сразу же после подписания документов, без дополнительных действий со стороны клиента сервиса.
Какие результаты компания получила после подключения к сервису «Мои самозанятые»?
1. Стало легче контролировать все процессы.
В личном кабинете «Моих самозанятых» в любой момент доступны все закрывающие документы и их текущий статус.
2. Выплаты тысячам исполнителей были автоматизированы и стали происходить день в день.
Сервис автоматически проверяет статус исполнителей и проводит массовые выплаты сразу после подписания электронных документов без дополнительных действий.
3. Работа штатного персонала была оптимизирована.
Сотрудники кадровой службы теперь сосредоточены на поиске новых исполнителей и не тратят время на бумажный документооборот, а бухгалтерия — на сбор закрывающих документов и контроль проведения выплат.
В итоге аутсорсинговая компания:
- перешла на современный и удобный электронный документооборот;
- увеличила штат исполнителей без увеличения штата кураторов и бухгалтеров;
- автоматизировала выплаты и сбор закрывающих документов.
Это позволило:
- в 5 раз увеличить базу активных исполнителей;
- в 3 раза сократить время на оформление и подписание документов с тысячами самозанятых ;
- на 50% снизить издержки на администрирование процесса работы с самозанятыми
Хотите в три раза ускорить работу с тысячами исполнителей? Получите шаблоны документов и инструкцию, как сократить время на управление исполнителями за счет автоматизации. И попробуйте все возможности сервиса бесплатно.
Реклама. ООО ЦБП apibank.ru