Руководитель «Такском» в Екатеринбурге Ольга Шешукова рассказала, как внедрение электронного документооборота повышает эффективность бизнес-процессов компаний и какие преимущества им дает.
Современный бизнес активно внедряет цифровые технологии для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности. Электронный документооборот (ЭДО) — один из стратегически важных инструментов цифровизации, который позволяет компаниям ускорять обмен данными, снижать издержки и повышать конкурентоспособность в динамично развивающейся рыночной среде. Насколько сложно интегрировать ЭДО в бизнес-процессы и обеспечена ли защита данных в системе? Разбираемся вместе с руководителем офиса компании «Такском» в Екатеринбурге Ольгой Шешуковой.
«Такском» можно смело назвать одним из пионеров российской IT-отрасли в области электронного документооборота. Совместно с Минфином России и Федеральной налоговой службой компания участвовала в разработке и внедрении пилотных проектов, заложивших основу для защищенных систем ЭДО. Опираясь на полученный опыт, «Такском» создал комплексный программный продукт «Такском-Файлер», обеспечивающий мгновенный и юридически значимый обмен документами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и самозанятыми.
Сервис компании постоянно развивается в соответствии с изменяющимися потребностями бизнеса. «Такском» не просто предлагает решения, а формирует цифровую экосистему, в которой учтены все актуальные запросы клиентов. Глубокая экспертиза в области ЭДО, многолетний опыт и тесное сотрудничество с регуляторами позволяют компании не только предлагать эффективные инструменты, но и выступать в роли эксперта, формирующего лучшие рыночные практики.
ЭДО как конкурентное преимущество
Внедрение системы электронного документооборота дает компаниям ощутимые преимущества, значительно повышая эффективность бизнес-процессов, говорит Ольга Шешукова:
Во-первых, автоматизация обмена документами значительно сокращает время их обработки. Это позволяет быстрее согласовывать договоры, оформлять счета и принимать управленческие решения, что особенно важно в динамично развивающейся деловой среде. Во-вторых, использование цифрового формата снижает влияние человеческого фактора, уменьшая количество ошибок. Данные частично подгружаются из системы и в автоматическом режиме проверяются ею, что минимизирует вероятность неточностей. В-третьих, повышается прозрачность, потому что каждая операция в системе ЭДО фиксируется — это позволяет отслеживать движение документов в режиме реального времени.
Ольга отмечает, что, кроме перечисленных преимуществ, благодаря переходу на электронный документооборот снижаются расходы на бумагу, печать, курьерскую доставку и хранение документов. В долгосрочной перспективе это может дать существенную экономию.
Также появляется гибкость и удобство процессов. Документами можно обмениваться в режиме реального времени из любой точки мира, что особенно актуально для удаленной работы. И, наконец, внедрение ЭДО помогает компаниям выполнять требования регуляторов по хранению и обмену документами в цифровом формате, снижая риски проверок и штрафов.
Многие компании сталкиваются с трудностями при взаимодействии с государственными органами в процессе подачи отчетности. Электронный документооборот позволяет автоматизировать этот процесс, ускоряя обработку документов и обеспечивая прозрачность. ЭДО значительно сокращает сроки обмена документами, что помогает избежать задержек, характерных для бумажного документооборота. Использование электронной подписи придает документам юридическую силу, исключая необходимость личного присутствия при их подаче. Наконец, цифровой формат снижает риск ошибок и несоответствий за счет автоматизированной обработки данных и их проверки, что минимизирует вероятность отказов и необходимости доработки документов со стороны государственных органов, — добавила Ольга Шешукова.
Выгодно ли инвестировать в ЭДО
Затраты на установку и поддержку системы электронного документооборота зависят от ряда факторов, среди которых выбор провайдера, масштабы бизнеса, количество пользователей и объем обрабатываемых документов. Если компания использует ERP, CRM или бухгалтерские системы, может потребоваться интеграция ЭДО с этими платформами, что приведет к дополнительным расходам на настройку и доработку.
Интеграционные решения и кастомизация, пожалуй, одни из самых затратных моментов, но именно они помогают настроить эффективный электронный документооборот, — говорит Ольга Шешукова. — Расскажу на примере «Такском-Файлера», который является универсальным решением для ЭДО. Наш сервис интегрируется с учетными системами с помощью программы «Такском-Ассистент». Этот инструмент автоматизирует процесс отправки и получения документов, обеспечивая удобное управление документооборотом напрямую из ERP-системы. Кроме того, «Такском-Файлер» поддерживает интеграцию с системой маркировки «Честный ЗНАК». Коды маркировки, содержащиеся в универсальных передаточных документах (УПД), автоматически передаются в «Честный ЗНАК», что позволяет компаниям соблюдать требования законодательства и минимизировать ручные операции.
Команда разработчиков «Такском» постоянно совершенствует сервис, делая его удобнее и адаптируя к новым законодательным требованиям. «Такском-Файлер» поддерживает различные форматы документов, включая УПД 5.03, обеспечивая эффективную работу и полное соответствие нормам.
Для компаний, ведущих бухгалтерский и управленческий учет в 1С, доступна интеграция через 1С-ЭДО, которая позволяет автоматизировать рутинные процессы и синхронизировать данные между системами. Система поддерживает обмен счетами-фактурами, актами и другими документами, обеспечивая их юридическую значимость.
Дополнительно для расширения возможностей в 1С можно использовать специальный модуль, который упрощает работу с документами. Он легко устанавливается и настраивается, а его основное преимущество — автоматизация формирования и отправки документов без необходимости ручного ввода.
У нас есть успешно реализованные кейсы по кастомизированному электронному документообороту, в которых наши решения были адаптированы под специфические требования бизнеса. Индивидуальные настройки позволили компаниям автоматизировать обмен документами, сократить сроки их обработки и повысить контроль за выполнением обязательств, — отмечает Ольга Шешукова.
Почему ЭДО — это гарантия безопасности
Безопасность электронного документооборота — один из ключевых приоритетов, поскольку данные в системе защищены за счет комплексных мер, обеспечивающих их конфиденциальность, сохранность и доступность.
Передача документов осуществляется с использованием криптографической защиты, которая включает шифрование данных и электронную подпись (ЭП). Это гарантия того, что документы не могут быть подделаны или изменены после отправки. Доступ к системе ограничен, а каждая операция фиксируется в журнале событий, что предотвращает несанкционированное вмешательство. Кроме того, хранение документов в зашифрованном виде на защищенных серверах исключает утрату данных, а резервное копирование позволяет восстановить информацию в случае форс-мажоров, — рассказала Ольга Шешукова.
Возможные трудности при переходе на ЭДО
Несмотря на все преимущества электронного документооборота, необходимо сказать о некоторых нюансах, с которыми столкнутся компании, переходящие на ЭДО. Среди них технические сложности в виде адаптации внутренней IT-инфраструктуры для корректной работы с ЭДО, соблюдение нормативных требований с учетом постоянно обновляющихся законодательных норм и сопротивление сотрудников, у которых переход с привычного бумажного документооборота может вызвать сложности.
Однако стартовые затраты на интеграцию, обучение персонала и адаптацию бизнес-процессов быстро окупаются за счет повышения эффективности, сокращения ошибок и ускорения документооборота. Законодательная поддержка и развитие цифровой инфраструктуры делают ЭДО не просто удобным, а практически необходимым инструментом для стабильного роста и конкурентоспособности бизнеса, — резюмировала Ольга Шешукова.
Реклама.ООО "ТАКСКОМ", erid 2W5zFGMR8ja