Последний час в офисе — это, как правило, потерянное время. Уйти раньше не позволяет совесть и осознание того, что этому примеру последуют ваши подчиненные.
Вполне возможно, что некоторым руководителям покажется странным тезис о том, что последние 60 минут рабочего времени проходят совершенно непродуктивно. Другим это знакомо. Бизнес-консультант Ларри Алтон написал для Themuse.ru колонку о том, как правильно «убивать» рабочее время за час до ухода и не расслабить при этом свою команду.
Алтон предложил небольшой список дел на каждый день недели для руководителя.
Понедельник: разбираемся с почтой
Ежедневно на электронный адрес руководителя приходит множество писем. Некоторые из них «удостаиваются» ответа. Другие теряются в недрах корпоративной почты. Вечер понедельника как раз можно посвятить настройке своего «мыла», ответам на важные письма и удалению спама.
Организация почтового ящика не требует особого напряжения умственных и волевых усилий, но поможет сократить издержки и пустую трату времени в долгосрочном периоде:
— Отпишитесь от почты, у которой нет шанса быть прочитанной.
— Рассортируйте адресатов по типам в зависимости от отделов и проектов, с которыми они связаны.
— Удалите прочитанные или просто неактуальные письма, которые засоряют ваш ящик.
— Пометьте письма, требующие реакции.
Вторник: готовимся к большим делам
Некоторые руководители не начинают каких-либо важных дел под вечер, потому что знают: на их выполнение необходимо много времени. Если вы понимаете, что ваша следующая задача отнимет несколько часов, то последнее, что вам хочется, это начинать работать с ней за час до окончания рабочего дня и нервничать из-за того, что придется в очередной раз забирать работу на дом.
В этом случае имеет смысл потратить время на то, чтобы подготовиться к большой задаче. Убедитесь, что у вас есть все, что нужно для начала работы над проектом. Обычно это не так. Поэтому небольшой поиск дополнительной информации, или документации, или шаблонов — именно то, чем можно заняться накануне.
Вы не просто «продуктивно убьете» последний час, но и лучше подготовитесь к решению реальных задач, будете более мотивированным и сэкономите время, работая над большим проектом.
Среда: думаем о смысле жизни
Для того чтобы стать настоящим и перспективным профессионалом, недостаточно уметь ставить и решать задачи. Иногда слишком глубокое погружение в практические вещи отбрасывает нас назад и не мешает увидеть себя как профессионала со стороны.
Когда руководитель занят решением повседневных задач, ему иногда бывает сложно или некогда притормозить, подумать о том, что будет дальше, куда движется его команда и в каком темпе она это делает.
Для того, чтобы это понять, надо на секунду остановиться, почитать блоги и новости, касающиеся вашей сферы деятельности, возможно, наметить новые векторы развития. Можно принять участие в каких-либо профессиональных дискуссиях. В любом случае, обмен опытом с другими предпринимателями никогда не бывает лишним.
Четверг: наводим порядок
Несмотря на то, что художественный беспорядок свидетельствует о высоком уровне креативности и отличной социализации, прибираться на столе все-таки нужно.
Помимо того что бардак на столе отвлекает внимание и снижает продуктивность, слишком грязный стол вряд ли впечатляет работников, которыми вам еще управлять и управлять.
Как раз к четвергу на столе наверняка накопилось много того, что достойно мусорного ведра, поэтому сделайте полезное дело — наведите чистоту, а там, глядишь, можно и по домам.
Пятница: составляем расписание на следующую неделю
Каждую неделю в расписании руководителя появляются все новые и новые встречи, деловые переговоры, планерки и так далее. Вечер пятницы – прекрасное время, чтобы привести в порядок свой ежедневник, составить грамотный план на следующую неделю и оценить, сколько времени вы сможете уделить себе и своей семье.
Составляя расписание:
1. Создайте лист задач и включите в него все, чего бы вам хотелось успеть в течение следующей рабочей недели. Включайте туда вообще все подряд.
2. Разбейте большие проекты на мелкие этапы, с которыми можно справиться за раз.
3. Выстройте задачи в зависимости от приоритетов.
4. Составьте реалистичный график выполнения поставленных задач.