Сергей Колесников, президент компании «Технониколь», рассказал о новом порядке для офисов, который поможет грамотно организовать рабочее пространство.
Эксперт констатирует: новый порядок для офисов аккуратная организация рабочего пространства позволяет значительно увеличить производительность труда, даже если речь идет о творческой профессии типа художника или дизайнера.
«Мы убедились в этом на собственном опыте, применив систему визуального контроля, которая помогает обнаружить многие неочевидные проблемы. Оговорюсь, что ниже я буду рассматривать оптимизацию не каждого конкретного рабочего места, а улучшения общих производственных (цехов, складов и т. д.) или офисных пространств. В компании мы называем этот подход принципом пяти «С», - подчеркнул Сергей Колесников в материале, опубликованном «Секретом фирмы».
1. Сортировка
Это избавление от всего ненужного и лишнего. В процесс сортировки можно вовлечь максимум сотрудников.
«На первых порах мы использовали красные ярлыки. На предметы, которые признавались ненужными, наклеивались стикеры, после чего их надо было либо выбросить, либо переместить на хранение в другое место, либо оставить в текущей зоне, при этом четко определив их место и обозначив необходимость», - поясняет эксперт.
Колесников поясняет, что в результате было определено: если предмет используется в рабочей зоне реже чем раз в шесть месяцев, он должен быть оттуда удален. Если предмет используют чаще, чем раз в полгода, он должен быть рядом с рабочей зоной, но за ее границами. В рабочей зоне остаются только те предметы, которые используются чаще раза в неделю.
2. Соблюдение порядка
Эффективная система хранения вещей позволит быстро находить то, что необходимо.
«Даже дома, когда проводится генеральная уборка, её результаты видны всего лишь в течение пары дней. Затем снова вещи кладутся не на свои места — и постепенно нарастает беспорядок. Что уж говорить о крупной компании, а тем более производственном объекте», - поясняет эксперт.
Для того, чтобы порядок и чистота поддерживались постоянно, нужно создать четкую и обязательную для всех систему хранения инвентаря.
«Приучить работников к соблюдению правил хранения поможет визуализация. Мы, например, использовали такие приемы, как «оконтуривание» (нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться), цветовая маркировка, при которой разным видам инструментов и приспособлений соответствуют разные цвета, маркировка краской для выделения места хранения на полу и/или в проходах», - рассказывает Сергей Колесников.
3. Содержание в чистоте
С тем, что рабочие места стоит содержать в чистоте и опрятности, трудно спорить. Однако очень часто это – всего лишь лозунг, на деле же все иначе.
«Так зачастую было еще на советских предприятиях. Мы, кстати, заметили, что на старых заводах с большой историей борьба за чистоту проходит особенно тяжело. Сегодня проверки чистоты в нашей компании осуществляются на основании специальных контрольных листков, в которых указываются заранее разработанные и утверждённые критерии. В них могут быть не только тексты или нормативные требования, но и фотографии — для большей наглядности», - констатирует эксперт.
4. Стандартизация
Одна из самых сложных задач – это детальное следование установленным перечисленным правилам.
«Намного проще провести месячник чистоты или, как это опять же часто делается во многих домах, весеннюю или предновогоднюю генеральную уборку. Но как мотивировать сотрудников все время придерживаться чистоты и опрятности на рабочих местах? У себя мы внедрили такую систему: следование установленным правилам является обязательным для всех сотрудников (от рабочих до директоров предприятий) и напрямую влияет на размер премиальной части зарплаты», - раскрывает секрет Сергей Колесников.
5. Самодисциплина
Постоянное самосовершенствование должно стать привычкой. Улучшениям всегда есть место, и поэтому руководство компаний должно быть открыто для рационализаторских предложений сотрудников, использовать в компании соответствующую систему мотивации.
«Подводя итог, хочу подчеркнуть, что следование всем этим принципам — это не просто абстрактная борьба за чистоту и дисциплину. На примере своей компании мы увидели конкретные позитивные результаты. Сократились временные затраты на многие операционные процедуры (все оборудование всегда на своем месте, нет необходимости тратить время на его поиск). Снизилось число несчастных случаев. Улучшилось качество продукции, уменьшился процент брака. Сократилось число разнообразных потерь. Увеличилась производительность труда, а значит, и прибыльность предприятий, - рассказывает Колесников. - Кто-то скажет, что мои советы очевидны и не открывают ничего нового. Возможно. Но в большинстве компаний если и следуют этим принципам, то не системно. В результате все равно нарастает общий бардак. Руководство вынуждено регулярно инициировать различные изменения, направленные на борьбу с беспорядком. Сотрудников это только демотивирует, и о психологическом комфорте в коллективе остается лишь мечтать».
Эксперт уверен, что работа на основе чистоты и порядка должна стать частью философии компании, и пояснение невозможности этого по причине особенностей российского менталитета – неверный шаг.