Человеку свойственно тратить время впустую. За непродуктивным расходованием времени замечены и рядовые сотрудники компаний, и их руководители. Как перестать тратить понапрасну самый ценный наш ресурс?
Издание «Идеономика» опубликовало перевод заметки блогера Чарльза Чу о том, как работы известного теоретика менеджмента Питера Друкера помогают организовать рабочий процесс. Многие считают Питера Друкера самым влиятельным мыслителем в истории менеджмента. Для Друкера самоорганизация начинается со времени.
Три шага, позволяющих приручить время
Метод Друкера можно условно разделить на три этапа. Первый шаг — понять.
1. Записывайте свое время
Вполне возможно, что, читая этот совет, вы подумали примерно так: «Пфф. Вы шутите? Я — это я. Я. Я живу своей жизнью, поэтому я знаю, где мое время. Зачем утруждаться, чтобы следить за ним?»
А вот и нет. По словам Друкера, человеческий мозг ненадежен:
«Человек не способен управлять своим временем. Даже в полной темноте большинство людей сохраняет ощущение пространства. Но несколько часов в запертой комнате даже при включенном свете делают большинство людей неспособными оценить, сколько времени прошло. […] Если мы надеемся на свою память, значит, мы не знаем, как потрачено время. Единственный способ знать наверняка — отслеживать время в текущий момент», — говорит он.
Существует бесчисленное множество способов сделать это. Конкретный метод, при помощи которого делается эта запись, нас не интересует. Главное, чтобы это было сделано, и чтобы запись была сделана в «реальном» времени.
Неважно, как вы это делаете. Просто делайте. Вот несколько способов, которые можно попробовать:
· Автоматическое отслеживание с помощью RescueTime. Примечание: метод хорош, если вы проводите большую часть дня за компьютером.
· Полуавтоматическое отслеживание с использованием цифрового таймера, например, Toggl.
· Поручите это вашему секретарю или виртуальному помощнику.
· Отслеживание вручную с помощью электронной таблицы или старых добрых ручки и бумаги.
Друкер рекомендует делать это в течение трех-четырех недель.
2. Диагностируйте
Следующим шагом будет анализ записей. Никто не использует время безукоризненно, говорит Друкер:
«Я ещё не встречал работника, независимо от ранга или должности, который не мог бы потратить впустую около четверти своего времени так, что никто этого даже не заметил».
Без соответствующего учета много времени уходит на «бесполезные» действия. Речь идет о рабочем времени. Цель этого шага состоит в том, чтобы выяснить, где время тратится впустую. Чтобы понять это, Друкер советует задать себе два вопроса.
Вопрос первый: «Что произойдет, если этого вообще не делать?» И если ответ: «ничего не произойдет», то, очевидно, стоит прекратить это делать. Это довольно просто. Если вы считаете, что что-то может быть бесполезным, перестаньте это делать и посмотрите, что произойдет.
Вопрос второй: «Какие действия кто-то другой может сделать лучше?». Получается, имеет смысл делегировать, перепоручать и автоматизировать то, что не нравится вам, чтобы больше времени уделять тому, в чемвы преуспеваете.
Вот, что можно попробовать:
· Автоматизация повторяющихся задач с помощью приложений, таких как Zapier или IFTTT.
· Оптимизация повторяющейся работы путем создания «контрольного списка операций».
· Приглашение фрилансера для выполнения задач, в которых вы менее эффективны (составление графика, уход за детьми, веб-дизайн, прогулки с собакой, маркетинг и так далее).
3. Объединяйте фрагменты времени
Второй шаг заключался в поиске потерянного времени и его устранении. Но есть и другой способ управлять временем: вы можете его реорганизовать.
Фрагмент времени продолжительностью один час — это не то же самое, что десять блоков по шесть минут. Для творческой работы высокого уровня требуется около двух часов внимания. Если вас всегда прерывают встречи (или дети), никакой реальной работы не будет.
Друкер рекомендует нам «блокировать» по крайней мере четверть дня, чтобы заниматься уединенной, целенаправленной работой. И этого, по его словам, обычно достаточно, чтобы сделать важные дела. Но если ваша работа очень творческая (писательство и прочее), возможно, вам придется блокировать намного больше.
И последнее
Попытайтесь выполнять эти три вещи в течение нескольких недель. Но есть одна оговорка.
Это не та вещь, которую нужно сделать только раз в жизни. По словам Друкера, без регулярного внимания все возвращается на круги своя, и многие руководители ведут дневник в течение трех-четырех недель подряд два раза в год или около того.