Малый бизнес выбирает ERP

Радостный угар первых лет инфор­матизации уральских компаний прошел. Уже никто не считает прог­рам­мное обеспечение от 1С, SAP или «Галактики» панацеей и не ждет от него волшебного преображения бизнеса. Все чаще в разговорах упоминается страшная цифра аналитиков — до 80% внедрений информационных систем так или иначе можно считать неудавшимися.

 

Выбор софта зависит от стратегии компании

 

Внедрение управленческого ПО в компании — не только существенные затраты. Нередко это переосмысление логики бизнеса, изменение бизнес-процессов предприятия. Вопрос выбора системы становится фундаментальным и для автоматизации предприятия, и для всего дальнейшего существования фирмы. Модератор Дискуссионного клуба Алексей Жданов именно так и поставил вопрос: можно ли подобрать идеальную систему для конкретного бизнеса?

Эксперты, собранные «Деловым кварталом», сошлись во мнении, что идеальной можно считать программу, которая сочетает минимальную стоимость с максимальным учетом специфики предприятия. Даже при таком ясном определении проблема выбора не становится проще. Илья Гришин, директор по консалтингу компании «Геософт»: «У руководителя всегда есть выбор — взять ли типовой программный продукт и привести свои бизнес-процессы к той модели, что уже заложена в софт, или отдать деньги за индивидуальную разработку, которая отражает специфику бизнеса компании, оплачивать содержание штата программистов». Соответственно заказчик оценит результат в зависимости от задач, которые он перед собой ставил, и от того, как он их достигал. «Я считаю, что удовлетворенность заказчика на 95% — вещь реальная, — заявил Глеб Гоголенко, директор по ИТ компании Colambus IT Partner Russia, — но при условии, что клиент точно сформулировал свои цели. Если новая система ставится исключительно для замены старой, скорее всего внедрение будет неудачным». Менеджеры, представлявшие на встрече продукты западных разработчиков, уверены, что секрет успешности заключается в собрании best practices (лучшего опыта похожих фирм) в виде готовых алгоритмов бизнес-процессов, уже зашитых в программное обеспечение. Дмитрий Лисогор, руководитель подразделения по работе с малыми предприятиями российского офиса компании SAP: «Я бы хотел добавить, что наряду с типизацией опыта учитывается специфика предприятий. Соотношение цены и функциональности связано с тем, насколько компания сама понимает, что она хочет. Если оценивать предложения, которые есть на рынке для средних компаний, включая наши, то они почти все построены на основе микровертикальных решений, заточенных под ниши бизнеса или отрасли». Это позволяет максимально учитывать специфику заказчика и предлагать самое функциональное решение за разумные деньги. Достигается это благодаря снижению в структуре стоимости доли индивидуального консалтинга. Павел Шестопалов, директор «Тойота Центр Екатеринбург Cевер», до этого спокойно слушавший коллег, при упоминании отраслевых решений и уменьшения стоимости консалтинга не смог удержаться и вступил в разговор. «У нас внедрено отраслевое решение для компаний, торгующих автомобилями и обслуживающих их. Сама программа — это некая матрица, и она не привязана к конкретной марке: мы уже сами привязали это ПО к тому софту, что нам предоставляет Toyota. Сначала у нас было желание модифицировать основной контур программы. Мы пытались прогнуть ее под наши потребности, а затем решили перестроить часть бизнес-процессов под программу, а не наоборот. Если есть типовое решение — посмотрите сначала его, поскольку оно сделано на базе мирового опыта. Не изобретайте велосипед». В продолжение темы выбора ПО выступил Кирилл Варламов, исполнительный директор компании Naumen. Он отметил, что у малого и среднего бизнеса есть своя специфика в предпочтениях софта, незнакомая крупным предприятиям. «Малый бизнес развивается очень быстро и при этом нередко меняется коренным образом. Среди наших клиентов есть компания, которая за год увеличила клиентскую базу в 10 раз и соответственно перестроила все бизнес-процессы. Когда вы определяетесь с продуктом, необходимо, чтобы он был достаточно гибким, либо нужно четко понимать горизонты развития самой программы и осознавать, что через год-два ее надо менять».

От специфики малых предприятий эксперты плавно перешли к особенностям российского представления об информационных технологиях. Дмитрий Лисогор полагает, что в наших фирмах, в отличие от западных, ИТ-специалисты не входят в высшее руководство бизнеса и соответственно не всегда знают, что будет с их бизнесом в будущем. «Мое глубокое убеждение, — подчеркнул представитель SAP, — что лучше выбирать систему, на шаг опережающую уровень развития бизнеса. Иначе возникнет обратная ситуация, когда программа догоняет бизнес». Кирилл Варламов с последней фразой не согласился и ввязался в спор с г-ном Лисогором. По его мнению, нет смысла покупать системы со значительным запасом. К тому времени, как вы соберетесь его использовать, бизнес может измениться настолько, что потребуется совершенно другой софт. Срок жизни программы, отмечает г-н Варламов, 2-3 года — на этот период и есть смысл планировать. Представитель SAP в ответной реплике подчеркнул, что нормальный срок планирования должен составлять 5 лет и ни одна фирма не обновляет ядро своей программы даже раз в 4 года. «Я не призываю покупать ограниченную систему, — продолжил атаку на SAP Кирилл Варламов, — я призываю не платить за лишнюю функциональность, которая сейчас не востребована». Примирил спорящих Павел Шестопалов, по убеждению которого выбор — это вопрос вкуса: одни предпочитают сидеть в маленьком офисе, а другие — в просторном. Ответ последовал незамедлительно. «Если у вас 25 сотрудников, зачем вам офис на 100 человек, даже если вы планируете, что через три года их будет именно столько», — подчеркнул исполнительный директор Naumen.

Компромисс, полагает Владимир Лукьянов, начальник отдела АСУ Завода керамических изделий, — последовательное развитие управленческой системы на базе одной комплексной программы, конечно, если ее функционал это позволяет. Г-н Лукьянов поделился своим опытом работы с системой «Галактика ERP». «Галактика» на заводе появилась 6 лет назад, когда старое программное обеспечение не смогло справиться с «проблемой 2000 года» — программа не понимала, почему обозначение года «00» больше, чем «99». Чтобы не было срыва в начислении и выдаче зарплаты, завод приобрел соответствующий модуль «Зар­плата» на 5 рабочих мест. Позже самой главной стала задача обслуживания клиентов при получении ими продукции со склада в реальном времени. Купили еще 6 рабочих мест. И так, модуль за модулем, последовательно дошли до 74 лицензий. И это еще не предел. «При правильном выборе системы можно спокойно жить с ней долгое время», — резюмировал Владимир Лукьянов.

Общий же итог подвел Сергей Осадчиков, гендиректор уральского регионального отделения корпорации «Галактика»: «С точки зрения подхода к выбору системы важно учитывать квалификацию местных специалистов. По миру могут быть тысячи внедрений, но у того, кто предлагает поставить систему здесь и сейчас, может не быть опыта вообще. Серьезно задумайтесь: если внедренец не дает вам контактов своих заказчиков, вероятно, у него их просто нет».

 

Разработчики готовы предложить управленческий софт даже самым маленьким компаниям

 

Когда речь зашла о ПО для малых предприятий, по залу прокатилась волна шепота. Гости Дискуссионного клуба намекали на то, что само понятие «малый бизнес» у разработчиков очень разное. Оправдаться за всех коллег попробовал Дмитрий Лисогор: «Выделять малые компании по одному или нескольким параметрам достаточно трудно. Ни оборот, ни количество сотрудников в полной мере проблему не отражают. Можно быть небольшим по численности предприятием, заниматься банковской деятельностью и иметь сложные бизнес-процессы. И даже то ПО, которое может использоваться в торговых компаниях с сотнями сотрудников, тут не справится. Мы понимаем границу малого бизнеса по годовому обороту в 30 млн. руб. Но чаще обращаются к другому критерию. Если все процессы может удержать в голове один человек, тот же директор, то никакая комплексная система этому предприятию не требуется. А вот когда директор становится слабым звеном, потому что не успевает отслеживать все этапы, — вот тогда возникает потребность в автоматизации бизнеса».

Тут прозвучал вопрос из зала. Руководитель компании «Детское бюро путешествий» спрашивала, какие продукты эксперты могли бы посоветовать для фирмы из трех сотрудников. Первым среагировал Павел Шестопалов: «Все зависит от ваших амбиций. Например, вы хотите через год превратиться в тур­оператора и возить всех детей в регионе, тогда вам, конечно, необходима система. Если же у вас кафе и вы продаете чашку кофе в день, система не нужна». Затем представитель туристического бизнеса сформулировала вопрос к менеджерам софтверных компаний по-другому: каково самое маленькое внедрение вашей системы? И этим спровоцировала их на импровизированное соревнование. «Система на 7 рабочих мест, — тут же ответил Сергей Домарацкий, менеджер по работе с партнерами Microsoft Business Solution в УрФО, — причем это внедрение делал наш екатеринбургский партнер — компания «Акроним». «У нас есть проект автоматизации 4 рабочих мест в компании из 7 сотрудников», — подхватил Дмитрий Лисогор. Иначе высказался Илья Гришин: «Система «Инталев» стоит $1,2 тыс. — думайте сами, доступно ли это вашему бизнесу». По реакции зала стало понятно, что никто не горит желанием выложить даже такую скромную по меркам ERP сумму. Тогда за софтверную индустрию вступился Павел Шестопалов. Было заметно, что вопросы автоматизации бизнеса задевают руководителя «Тойота Центра» за живое. «Что значит: не можете себе позволить купить? А бухгалтеру вы можете платить тысячу долларов в месяц? А за год 12 тысяч? Вот и считайте. О какой окупаемости идет речь, если вам надо сразу получать огромный массив информации? Набирайте 20 бухгалтеров — они будут у вас болеть, уходить в декрет, а так вы потратились один раз на продукт — и у вас голова больше не болит. Может быть, у вас на систему уйдет вся прибыль этого года, но она сэкономит силы, так что считайте».

 

Персоналу необходимо рассказать о пользе системы

 

Пока гости Дискуссионного клуба прикидывали расходы на своих бухгалтеров, слово взяла Елена Белоногова, директор кадрового агентства «Карьера Юнион»: «Всем знакома проблема сопротивления персонала. А перед тем, как внедрять систему, вы проверили своих подчиненных — они вообще в прин­ципе обучаемы?» Подхватил тему Глеб Гоголенко. По его мнению, проблемы с персоналом при автоматизации малого и среднего бизнеса намного серьезнее, чем крупного, потому что нередко структура этих компаний семейная. Сотрудники — это друзья, родственники, и там сложно спускать директивные указания. Со своей стороны, ИТ-директор Columbus предложил такой путь решения проблемы: если в вашей компании есть человек, который готов других убедить в пользе системы, пусть он сделает три слайда презентации — больше не требуется, а потом соберет всех на кухне, в переговорной и просто объяснит, зачем это нужно всем и каждому, какую пользу получит компания. Выводы можно повторить несколько раз. Сопротивление сразу падает в разы. Конечно, есть саботаж, связанный с коррупцией: некоторым невыгодно внедрение системы, появление прозрачности в бизнесе, но с такими людьми следует просто расставаться.

Другой аспект проблемы выделил Кирилл Варламов: «В сопротивлении есть два момента. Действительно, нужно понимать, как подавать решение конечным пользователям, но, с другой стороны, есть директор. И пока он сам не будет работать в этой программе и требовать с подчиненных отчеты, никто и не почешется. А вообще, когда человек начинает получать половину своей зарплаты в зависимости от того, насколько точно и своевременно он ввел данные в программу, проблема снимается очень быстро».

 

С консультантами можно найти общий язык

 

В процессе обсуждения разных аспектов внедрения ИС немало камней упало в огород консультантов. Логично возник вопрос, как минимизировать риски, связанные с отсутствием взаимопонимания между внедренцами и заказчиком. Проблема эта во многом надуманная, обусловлена недоверием к системам и недостатком опыта внедрений у самого бизнеса.

Дмитрий Лисогор: «На Западе этой проблемы практически нет. Там предприятия часто безоговорочно принимают опыт, заложенный в систему, и консультанты почти не нужны. Например, в Дании SAP два года назад наградил одного из партнеров за большое количество внедрений. На предприятие малого бизнеса у консультантов уходило примерно по 4 дня: один день — установка, второй день — перенос данных и два дня — обучение пользователей. Нет обследования, реинжениринга процессов. Малые компании гибче, и они легко перестраивают свои процессы под систему. Часто говорят, что консалтинг дорог, ну так не платите за него, используйте то, что есть в программе». Глеб Гоголенко посоветовал все-таки быть осторожнее: «Может оказаться, что ваши главный бухгалтер и зам, от которых сильно зависит бизнес, совершенно не готовы к изменениям и не могут воспринимать новые знания. Хороший поставщик должен учитывать ваши потребности. Вы вольны сделать так, как вам удобно, перестроить компанию или все переделать, если уверены в оптимальности решения». Кажется, вопрос снова свелся к проблеме выбора, заявленной в начале разговора. Третий путь предложил Илья Гришин. Он указал на класс программ-конструкторов, которые пользователь настраивает самостоятельно.

Примирить эти концепции довелось Сергею Осадчикову: «Можно построить бизнес под программу или нанимать консультантов, но с точки зрения гибкости иногда верно и системы под процессы «нагнуть». За эффективность бизнеса отвечают конкретные люди, и в ходе внедрения вы сами должны определить, что делает система, а что — компания. Главное — создать команду внедрения из компетентных и ответственных сотрудников как со стороны заказчика, так и со стороны поставщиков решения». Мнение г-на Осадчикова дополнил Владимир Лукьянов: «У каждого предприятия своя специфика. Всегда нужно идти от конкретных условий. Если видите, что сами не справитесь, так привлеките консультантов. Когда все идет гладко — незачем переплачивать. У нас на заводе была золотая середина. Сначала нам помогли специалисты регионального отделения корпорации «Галактика», потом, после того как мы сами разобрались, почти перестали пользоваться их услугами по внедрению». С ним согласился Глеб Гоголенко. Он уверен: чем больше сотрудники заказчика участвуют во внедрении, тем лучше.

Своим опытом взаимодействия с консультантами поделился и Павел Шестопалов. «Мы 10 месяцев только учились понимать язык друг друга. Изучали, писали техзадания. И к сентябрю стало ясно: в таком темпе ничего внедрить не удастся. С 1 сентября мы начали промышленное внедрение. Два месяца у нас жила группа из 3-4 человек, и за это время мы запустили систему практически полностью. А закончить процесс никак нельзя. Чем дальше, тем оно чудесатее. Можно получать разные отчеты, система гибкая и позволяет многое. Постоянно открываем новые возможности, и конца пока не видно».

Российский бизнес только нарабатывает опыт обращения с информационными системами. Но несомненно, что в условиях роста конкуренции на всех рынках от того, как быстро и правильно предприятия смогут распорядиться этими технологиями, и зависит их выживание на рынке. Кто успеет первым, тот и будет разбираться в новых возможностях систем. Тому, кто опоздает, останется лишь поражаться исключительным возможностям конкурентов.