Проведение собраний в режиме онлайн за последние недели стало нормой для многих компаний. Но многим людям такая форма общения по-прежнему доставляет дискомфорт. В чем секрет?
С переходом офисов на удаленную работу вопрос проведения дистанционных собраний стал очень актуален. Fast Company рассказывает о шести секретах, которые помогут сделать онлайн-общение с коллегами продуктивным.
1. Время для личных выступлений
Сотрудники, участвующие в удаленных совещаниях, скорее всего, будут сосредоточены на конкретных личных списках дел. Это может казаться повышением производительности, но на деле приводит к разобщению, подрывает моральный дух и важность сотрудничества. Чтобы чувствовать себя полноценными сотрудниками и продуктивно работать, нужно поддерживать связи, особенно сейчас.
Поэтому каждое удаленное совещание начинайте с конструктивного вопроса. Выделите время, чтобы каждый участник мог высказаться. Это даст всем возможность прояснить ситуацию, избавиться от стресса и беспокойства, а затем переключиться на решение текущих вопросов.
2. Позвольте дому и работе слиться
Сейчас работающие родители вынуждены присматривать за детьми и контролировать их домашнее обучение, при этом им нужно работать в прежнем темпе, или даже наращивать его, дабы компания оставалась на плаву. Поэтому крайне важно учитывать случайные личные перерывы во время удаленных собраний. Сотрудникам может быть неудобно просить коллег повторить что-то, что они пропустили, потому что отвлеклись на ребенка.
Поэтому важно сделать собрания менее официальными. Можно ориентироваться на болтовню у кулера, когда сотрудники обсуждают последние рабочие новости. Членам команды сейчас важно помогать друг другу и поддерживать в достижении общих целей.
3. Правильная повестка
Есть практики, которые позволяют значительно повысить производительность удаленных собраний. В повестке всегда должна быть указана четкая цель собрания, что нужно сделать, как и в какие сроки. Например, нужно провести сессию вопросов и ответов, а также мозговой штурм в течение 60 минут, а затем принять решение.
Также должно быть абсолютно ясно, кто в каждом случае отвечает за составление и рассылку повестки дня (вместе со всей исходной информацией). Нужно выделить работникам время на ознакомление с этой информацией, чтобы они подключались к совещанию полностью подготовленными.
4. Резюмируйте, резюмируйте, резюмируйте
В конце удаленных совещаний необходимо проговорить следующие шаги и план их реализации. Это словесное подведение итогов может стать основой для формального, более полного письменного резюме, основанного на подробных заметках, в идеале сделанных не руководителем, а кем-то еще.
Крайне важно еще до начала собрания определить, кто будет делать заметки, а кто — создавать и распространять официальное подведение итогов, в котором должны быть немедленные и долгосрочные шаги, кто отвечает за какой результат, а также четкий график.
5. Надежные технологии
Нужно понимать, что системы конференц-связи не всегда работают так, как от них ожидают. Всегда нужно держать наготове пароли, наушники и т. д. Для крупных и особенно важных совещаний, где, например, совместно смотрят презентации, нужен тот, кто будет следить за громкостью связи и за тем, кто подключается к видеоконференции.
6. Сохраняйте офисные традиции
Чтобы поддерживать обычную рабочую обстановку, старайтесь придерживаться офисных традиций. Если генеральный директор всегда делал дурацкую рассылку на 1 апреля, то пусть и в этот раз сделает то же самое. Ритуалы приносят комфорт, помогают людям справляться с неопределенностью, когда нарушение рутины усиливает беспокойство. Если ничего подобного в компании не было, придумайте что-то новое — например, время для неформального общения в удаленном формате, которое становится все более популярным.