Если бы дням недели давали вторые названия, то пятница стала бы «днем прокрастинатора». Для всех, но только не для продуктивных людей. Что делать, чтобы пятница не прошла даром?
Журнал «Большие планы» рассказал, что такое по-настоящему продуктивная пятница, и чем занимаются в конце недели самые продуктивные люди.
Расписание — превыше всего
Для того, чтобы провести пятницу максимально продуктивно, необходимо закончить все дела, требующие высокого уровня вовлеченности, к вечеру четверга.
Это значит, что вы должны запланировать все встречи, телефонные звонки и прочие важные и энергоемкие дела, где задействованы люди — клиенты или коллеги, — на другие дни. Постарайтесь освободить пятницу от встреч и переговоров, чтобы иметь возможность работать в этот день без нервотрепки.
Собственно на пятницу имеет смысл запланировать нетворкинг, полудружеские-полурабочие встречи.
Конечно, для этого вам нужно составить четкое расписание и постараться неукоснительно следовать ему с понедельника по четверг. Это не так сложно, как кажется. Да, вы не можете контролировать свой рабочий график на 100%, всегда будет происходить что-то незапланированное.
Фокусируйтесь на важном, а не на срочном
Начинаете неделю с благими намерениями свернуть горы, но ближе к пятнице выясняется, что неделя, закончилась, а из того, что вы запланировали, сделана дай бог половина. Вы вроде бы работали не покладая рук и не ленились.
Так происходит потому, что мы слишком часто отвлекаемся на срочные, заранее не запланированные дела и проблемы.
«Большинство из нас тратит слишком много времени на то, что срочно, и слишком мало времени на то, что важно», — говорил один из классиков учения об эффективности Стивен Кови.
Между тем те, кто хочет закончить все серьезные дела к пятнице, должны уметь правильно расставлять приоритеты. Не бойтесь останавливаться, делать шаг назад, для того чтобы понять, что действительно важно, и сфокусируйтесь в первую очередь на таких делах. Не позволяйте сиюминутным нуждам свернуть вас с пути.
Часто то, как мы тратим свое время, ощутимо отличается от того, как мы должны его тратить. Срочные, неожиданные проблемы отвлекали, отвлекают и будут отвлекать наше внимание от важных дел, поэтому так важно уметь расставлять приоритеты и следовать им, правильно распределяя энергию.
Игнорируйте отвлекающие факторы
Рассеивание внимания — одна из главных проблем современного человека. И одно из главных препятствий на пути к свободной пятнице. Если мы хотим максимально уложиться в четыре рабочих дня, мы должны минимизировать действие отвлекающих факторов.
С учетом того, что наш мозг рад цепляться за все подряд, лишь бы переключиться с важной, требующей усилий задачи, вернуть фокус не так-то просто.
Вместо того чтобы жалеть себя, подумайте о том, что гораздо приятнее отдыхать и расслабляться, когда работа действительно закончена. А для того чтобы закончить ее как можно раньше, важно отвлекаться как можно меньше.
Электронная почта, мессенджеры, соцсети, как надоедливые насекомые, отвлекают ваше внимание, заставляют переключаться с продуктивной деятельности и убивают ваше время. Поэтому закройте лишние окна, отключите ненужные оповещения и успокойтесь насчет почты. За час-полтора переписка вряд ли потеряет актуальность.
Находите кратчайший путь
Довольно часто поиск простого и быстрого пути решения любой проблемы воспринимается как поиск способа увильнуть от работы или сделать ее кое-как.
Это потому, что большинство людей до сих пор считают работу каторгой, которую нужно мужественно переносить, и ставят знак равенства между продолжительностью выполнения задачи и качеством ее выполнения.
С таким подходом об эффективности речь, конечно же, не идет. И чем хуже у вас обстоят дела с оптимизацией времени на выполнение задач, тем менее продуктивно вы работаете. Какая уж тут свободная пятница.
Посмотрите внимательно на свою рабочую рутину, попробуйте найти слабые места, то есть задачи, на которые вы тратите непростительно много времени.
Оптимизации рабочей рутины помогут шаблоны. Просчитайте самый «энергосберегающий» алгоритм для однообразной и повторяющейся работы, создайте на его основе шаблон: это может быть как шаблонная последовательность действий, так и шаблон в буквальном смысле, например шаблон письма клиенту. Это поможет вам автоматизировать процесс, сократить время на выполнение однотипных задач и сэкономить энергию.
Бонус: продуктивная пятница
В году примерно 52 пятницы, и тратить их бездарно — непростительная роскошь для тех, кто хочет чего-то достичь в жизни. Даже если вы оптимизировали свою рабочую неделю и разобрались с делами с понедельника по четверг.
Отличный сценарий продуктивной и жизнеутверждающей пятницы предлагает американский предприниматель и автор ресурса growthlab Cол Оруэл.
Вместо того чтобы тратить пятницы на рутину или тупо убивать время, лучше заняться тем, на что обычно этого времени не хватает: поучиться чему-то новому, составить план на следующую неделю и поупражняться в нетворкинге.
Итак:
1. Пятница для того, чтобы узнать что-то новое
Для любого человека и тем более профессионала очень важно оставаться в курсе того, что происходит вокруг. Для этого нам нужна полноценная информация из разных источников.
Увидели интересную статью или видео в течение недели? Сделайте закладку, а в пятницу, лучше всего в специально отведенное время, спокойно ее прочитайте и поделитесь с друзьями — это полезно в том числе и для нетворкинга.
2. Нетворкинг
Вечер пятницы ассоциируется с выпивкой и посиделками с друзьями. Все мы взрослые люди и сами решаем, как поступить со своим временем и здоровьем. Но если мы думаем еще и о развитии своего бизнеса или карьеры, то использовать пятницу для неформального общения с нужными людьми — просто идеальный вариант.
3. Планируем
Пятница — отличный день для эффективного планирования как минимум по трем причинам.
— План, который вы составите в пятницу, поможет быстрому старту в понедельник.
— Несмотря на то, что в течение выходных ваш мозг будет занят совершенно другими делами, с точки зрения теории бессознательного он неосознанно продолжит трудиться над вашими рабочими вопросами.
— Когда вы знаете, что следующая неделя уже распланирована, то со спокойной душой можете наслаждаться выходными.