Свобода от симметрии

При переезде в новый офис часто приходится решать, как эффективно использовать резко увеличившееся офисное пространство. Оказывается, совсем не просто освоить большие площади. Мы привыкли к тесноте и планируем офис по принципу переполненного троллейбуса — главное, чтобы все вошли. В новом офисе все иначе. Старое представление об эффективности, сводившееся к экономии квадратных сантиметров, уже неактуально. Тогда в чем состоит эффективность?

Елена Бородуля, директор компании «Элекком — центр готовых офисных решений»:

— Правильно организованный офис — это прежде всего продуманное взаимодействие. Постоянное общение между сотрудниками и посетителями, непрерывный обмен документами и информацией. Причем чем активнее компания, чем быстрее она развивается, тем сложнее такое взаимодействие наладить. Поэтому планировать пространство всегда начинают с анализа информационных и людских потоков в офисе компании.

Первый вопрос — насколько важно вашим сотрудникам контактировать между собой. Это зависит и от специфики деятельности предприятия, и от принятой корпоративной культуры управления. Если действительно необходимо, чтобы все были на виду, знали, кто и чем занимается, могли свободно и постоянно общаться между собой, тогда целесобразен выбор в пользу офиса типа open space. Это единое офисное пространство, минимальное количество помещений, использование невысоких мобильных и стеклянных перегородок. Площадь помещения разделяется на зоны различного назначения: для оперативной работы, переговоров, отдыха или внутренних конференций. В то же время эти зоны не отделяют от остального помещения. Иногда их либо ограничивают легкими стеклянными перегородками, обеспечивающими только звукоизоляцию. Как правило, рабочие места в таком офисе располагаются не по подразделениям, а по характеру взаимодействия: кому с кем чаще приходится работать.

К сожалению, выбор в пользу open space офиса — часто лишь дань моде. Располагающая таким офисом компания действительно выглядит очень современно. Создается ощущение, что в ней работает больше сотрудников. Хотя есть и проблемы. В первую очередь — это шумовой фон. В открытом офисе сотрудники быстрее устают, снижается производительность труда, чаще возникают конфликты. В больших помещениях не всегда просто (и уж точно недешево) организовать кондиционирование, вентиляцию, отопление и освещение. Поэтому, если постоянное взаимодействие между сотрудниками не является ключевой задачей, мы рекомендуем придерживаться традиционного планирования: разделить офисное пространство на отдельные помещения.

Михаил Малозёмов, руководитель отдела корпоративных продаж компании «Элекком — Центр готовых офисных решений»:

— Следующий этап — определить требования к самим рабочим местам. Стремясь обеспечить единый стиль, многие предприятия приобретают наборы однотипной мебели. Увы, старый армейский принцип «безобразно, но однообразно» не совсем подходит для современного офиса. Площадь и форма стола, комплектность рабочего места и даже отведенная под него площадь зависят исключительно от обязанностей сотрудника. Необходимо учитывать все: сколько документов находится у сотрудника в работе, как часто он общается по телефону, бывают ли у него посетители.

На своем рабочем месте каждому должно быть комфортно. Площадь стола зависит не от должности, а от количества документов, с которыми приходится работать. Если хотя бы четверть времени сотрудник работает с бумагами, длина стола должна быть не менее 1,4 м. Если работа с печатными документами занимает большую часть времени, специалисты рекомендуют использовать более сложную компоновку рабочего места: оргтехника размещается на отдельном приставном столе. Общий принцип — чем разнообразнее характер работы, тем больше элементов требуется: рабочий стол, компьютерный стол, приставка под лотки для бумаг, конференц­приставка и т.д.

Елена Бородуля: Существуют определенные принципы размещения рабочих мест. Можно, конечно, опираться на советские стандарты, разработанные еще в 60х гг. для многочисленных в то время НИИ. За единицу планирования в них принята минимальная площадь, которую необходимо выделить на одного сотрудника. Однако, если вы хотите создать действительно комфортные условия для сотрудников, лучше ориентироваться на расстояние между рабочими местами. Между ними не должно быть менее полутора метров. Если рабочие места размещены так, что сотрудники находятся друг к другу лицом, расстояние желательно увеличить. Несоблюдение этих условий не только вызовет дискомфорт, но и создаст технические проблемы: будут мешать звуки «кликающей» клавиатуры, телефонных переговоров. С этим связан еще один принцип планирования — чем больше времени проводит сотрудник на своем месте в офисе, тем большая площадь ему необходима для эффективной работы. И наоборот, для персонала, значительная часть времени которого проходит вне офиса (например, торговые представители), допустимо более тесное размещение рабочих мест. Если сотрудник сидит спиной к стене, между стеной и столом должно быть не менее 1,2 м.

Крайне нежелательно размещать рабочие места вплотную — «лоб в лоб». Если площади настолько ограниченны, что другой вариант невозможен, тогда следует использовать столы со специальными перегородками или подвижные офисные перегородки, отделяющие рабочие места друг от друга. Сегодня не принято размещать рабочие столы, как школьные парты, — «в затылок». Совсем удручающе выглядит расстановка сотрудников лицом к стене. Хотя надо признать: такая «рабовладельческая композиция» позволяет добиться фантастических результатов в использовании офисной площади. Зафиксированный в Екатеринбурге рекорд — 14 менеджеров на 18 кв. м.

Вообще, симметрия и однотипность в последние годы не в почете: даже на основе одинаковых по комплектности рабочих мест можно разрабатывать разнообразные композиции, размещать их под различными углами.

Михаил Малозёмов: Необходимо решить, с кем будет общаться сотрудник на своем рабочем месте. С этим связан целый ряд вопросов — начиная с размещения рабочих мест и заканчивая выбором ценовой группы приобретаемой мебели. Если в рабочую зону офиса допускаются посетители, здесь нужно оставить больше свободного пространства, чтобы рабочие места заняли большую площадь. Сегодня не принято ставить стул для посетителей сбоку от стола: существуют специальные конференц­приставки, рассчитанные на разное количество посетителей — начиная от одного человека. Разрабатывая такое рабочее место, необходимо помнить, что во время переговоров за ним будет работать посетитель. Значит, необходимо обеспечить ему комфортные условия, чтобы он смог разместить ноутбук и необходимые документы, поставить чашку кофе, не рискуя залить дорогую оргтехнику. Нежелательно использовать в этой зоне открытые незастекленные шкафы. Необходимо продумать, где посетитель сможет оставить верхнюю одежду.

Елена Бородуля: Непростой вопрос — выбор ценовой группы оперативной мебели. Поскольку количество рабочих мест рядовых сотрудников и руководителей нижнего звена бывает достаточно большим, даже незначительная разница в ценах может вылиться в очень серьезные суммы. К тому же приходится постоянно искать баланс между престижностью и функциональностью, эстетикой и доступными офисными площадями. Решить эти проблемы позволяет все та же концепция офисных зон. Выделяя открытые и закрытые для посетителей офисные зоны, группируя рабочие места по характеру работы и взаимодействию сотрудников, можно не только описать требования к комплектации, но и выбрать оптимальную ценовую группу мебели.

Самый распространенный комплект рабочего места — эргономичный рабочий стол, приставная тумбочка. В нижнем ценовом уровне стоимость такого рабочего места составляет от 10 до 15 тыс. руб. В эту стоимость входит и корпусная мебель: комплект шкафов для одежды и бумаг на каждые 34 рабочих места. Материалы — ламинированная плита, опоры столов из того же материала, что и столешница. Чаще это классический дизайн, натуральные цвета «под дерево», но есть и серии, выполненные в более современном стиле. В них преобладают светлые тона, оригинальной формы столешницы. Самые популярные серии — «Стратегия», «Практика» («Шатура», Россия), NET («Камбио», Россия).

В средней ценовой группе стоимость рабочего места варьируется от 20 до 30 тыс. руб. Для изготовления этой мебели обычно используется плита МДФ, покрытая меламином. В большинстве серий применяются металлические или комбинированные опоры столов. Очень популярны серии Flash, Mattrix («Камбио», Россия), Eidos, Kamos (Newform, Италия), «Техно» («Энран», Украина).

Верхний ценовой сегмент: цена рабочего места составляет свыше 35 тыс. руб. Для изготовления мебели используют дорогие и качественные материалы, в том числе натуральный шпон, иногда применяется отделка кожей. Как правило, покупателю такой мебели предлагается очень широкая цветовая гамма, обширный модельный ряд, фирменные аксессуары. К этой группе относятся серии UPGOJUMP (Della Rover, Италия), Bluni (Codutti, Италия), Time (Frezza, Италия), IKS (Della Valentina, Италия).

В последние годы покупатели мебели стали меньше ориентироваться на цену. В комплектации даже небольших офисов все чаще представлена мебель различных ценовых категорий. Впрочем, это и есть главный результат планирования офиса: выбор оптимального решения для каждого рабочего места.

«Элекком — центр готовых офисных решений»:

Екатеринбург, ул. Первомайская, 56.

Консультации по планированию офиса:

тел. (343) 355-30-80.

Поставка офисной мебели: тел. (343) 350-36-56.

www.eleccom.ru