Транспортировке не поддается?

Рабочий день Николая Сходняка проходит в пробках. Он везде опаздывает, встречи отменяются, время тратится впустую. Нужно найти оптимальную технологию передвижения по городу.

Сегодня утром Николай просмотрел план действий на день и понял, что без вертолета не обойтись — все его дела базировались в разных концах города и все требовали личного присутствия. Чтобы без проблем добраться на Уралмаш, он выехал аж в 6 утра. Однако это не помогло. Прямо в центре города Николай в буквальном смысле окунулся в вековые проблемы отечественной «коммуналки». Когда, еще полусонный, Сходняк обнаружил вокруг себя воду, сворачивать уже было некуда. Вся территория перекрест­ка утопала в грязной ледяной воде, заливавшей автомобилям колесные арки. Шокированные пешеходы метались по тротуарам, пытаясь отыскать отмели. «Попавшие» автомобилисты медленно крались вброд, недалеко от обочины уже пригорюнилась первая жертва наводнения — Audi R8.

Николай на полноприводном универсале «вольво» ощущал себя вполне уверенно, но не рисковал. В районе переулка Красный, у трамвайной остановки, он неожиданно стал частью «любовного тре­угольника», попав в пробку, образованную двумя иномарками, «поцеловавшими» друг друга прямо перед светофором. Проехав наконец и это препятствие, Сходняк рванул на Уралмаш. Радио тем временем стало вещать о прорыве трубы на Челюскинцев. «Все опаздывают» — подумал Сходняк и представил, как повезет тем, кто попадет в район прорыва, когда там уже начнется шоу «Звезды на льду».

На обратном пути, уже около 8.30 утра, он все же попал в пробку на проспекте Космонавтов в сторону центра. В 9.00 у него была назначена встреча с Равшаном Нигматуллиным — нужно было обсудить ход арбитражной тяжбы с одним неплательщиком. Однако встреча находилась под угрозой срыва. Сходняк меланхолично продвигался на метр в минуту. Перед ним громоздился «хаммер», поэтому, что именно творилось впереди, было не разглядеть. Ведущий утреннего шоу на радио тем временем путался в перечислении актуальных городских пробок. Сходняк старался пробудить в себе христиан­ское смирение — получалось не очень. По­звонил Игорь Семеряков.

— Николай Евгеньевич!!! — заверещал он в ухо начальнику. — Наш шофер опоздал в аэропорт, у нас там сейчас немец один в международном терминале кукует.

— Где шофер?

— Ну в пробке простоял, уже летит на всех парах

— За каждые 10 минут ожидания нем­ца штрафую тебя на 300 руб., — с олимпийским спокойствием ответил Сходняк Игорю, который организовывал встречу иностранного представителя.

В 9.15 позвонил Равшан Нигматуллин.

— Колян, я застрял. Колхозников в город понаехало, — Равшан украсил свою речь парочкой метафоричных идиом.

— Ладно, давай тогда суд вечером обмозгуем, а то я в банк опоздаю, — решил Сходняк.

Он постепенно начал набирать скорость. Однако тут же пожалел об этом: «хаммер» внезапно поехал назад — медленно, но уверенно. Вокруг начали истерично сигналить. «Хаммер» продолжал движение. Когда Сходняк уже распрощался с бампером, американский гигант остановился. Из него вышла миниатюрная женщина. Она спокойно оглядела высунувших головы автолюбителей. «Что, мужики, испугались?» — басом спросила женщина, села обратно и уехала.

Смахнув капельки пота со лба, Сходняк выбрался наконец из черной дыры «космического» проспекта. По радио тем временем рассказывали историю о том, как в один из судов пришло дело по ДТП с участием «лендровера» (под управлением некой Муверлок Тамары Юрьевны) и коровы. Эта дама предъявила претензию внеш­нему управляющему птицефабрикой, собственнику стада, требуя возместить материальный ущерб.

Город двигался и стоял одновременно. В 10.27, стоя на светофоре на проспекте Ленина, Сходняк пытался прочистить все возможные чакры. Броуновское движение пятницы 8 февраля и не снилось наивному Броуну вместе с остальными теоретиками хаотических процессов. «По­скольку объяснения водителя и коровы в материалах отсутст­вуют, мне трудно поверить, что корова, замаскировавшись в придорожном кустарнике, хладнокровно дожидалась в засаде приближения вашего автомобиля и выскочила на дорогу в последний момент», — зачитывали по радио ответ директора птицефабрики.

Однако, когда в 10.46 гендиректор «Любо-Дорого & Ко» стал искать место для парковки, чакры засорились вновь. В районе Малышева — Ленина — 8 Марта не оказалось ни одной щели, куда можно было пролезть. Ротация транспорта была такой медленной, что проще было припарковать машину прямо в пробке и спокойно идти по делам.

Приткнув «вольво» на Карла Либкнехта, Сходняк пешком побежал в офис банка на Вайнера.

— Как немец? — позвонил он оттуда Семерякову.

— Говорят, что будут через час, — мрачно спрогнозировал Игорь, который, видимо, сидел и считал штрафные очки.

— Я буду не раньше чем через три часа, поэтому везите его в отель, потом сразу на обед, — распорядился Николай в 12.03.

Перед встречей с посланником немецких партнеров Сходняку позарез нужно было съездить в район Химмаша. Улица Щербакова стояла в обе стороны. Вместо светофора злодействовал регулировщик. В 13.24 Сходняк нервно работал педалями — на встречу с немцем он мог опять опоздать.

Раздался звонок. Инна Гладышева сразу перешла к делу:

— Николай Евгеньевич, у нас фура, которая до Челябинска едет, сломалась ДТП На Химмаше, перед выездом на Челябинский тракт А мы договорились с покупателем, что сегодня подвезем до 17.00, у них там аврал

— Какие варианты? — прокричал Сходняк, злобно сигналя черному «крузаку», выехавшему на «встречку».

— В транспортной компании предлагают подогнать еще одну фуру, перегрузить все и отправить дальше. Но так мы еще часа два-три теряем в любом случае.

— Хорошо, перегружайте. Разбираться потом будем. Совсем транспорт от рук отбился, — устало резюмировал Николай в 14.09.

Перед светофором на Пархоменко он вдруг услышал стук и обнаружил, что в стекло ломится Равшан Нигматуллин, машина которого стояла прямо рядом.

— Сигареты есть? — как ни в чем не бывало спросил он у Николая, грызя за рулем куриную ножку.

Сходняк протянул ему пачку и в 14.52 свернул налево.

В офисе он появился только к шести вечера, опоздав везде, где только можно. Половины сотрудников не было, все они ползали по городу. Позвонила Людмила и пожаловалась, что не успела к парикмахеру и на корпоратив к партнерам ей придется идти «как лахудре».

День был из тех, что проходят насмарку, подвел итог гендиректор «Любо-Дорого & Ко». Вертолет его фирме был пока не по карману, транспортная инфраструктура Екатеринбурга решительно мешала его бизнесу развиваться. Уже ночью, засыпая, он вдруг в порядке бреда подумал, что хотя бы летом можно пересадить сотрудников на скутеры.

На тренингах по самоменеджменту встречается задание, похожее на то, которое приводится в этом кейсе. Группе дается карта города и список из 15 дел, которые надо успеть сделать к определенному сроку. Задача участников — спланировать оптимальный маршрут. Интересно заметить: участники никогда не обращают внимание, что в задании написано «возможно, вы не везде успеете, однако постарайтесь». В моей практике не было группы, которая догадалась бы спланировать простой маршрут, отказавшись от не очень важных дел в пользу самых важных, никто не резервировал время на проб­ки, задержки. Все планируют по максимуму и заранее сами ставят себя в положение «выжатого полотенца».

Мы все слишком любим форс-мажор, он нас вводит в какой-то драйв. При этом люди забывают, что всегда предпочтительней выполнять свои обязанности и держать слово.

Чтобы грамотно распределить время, надо уметь хорошо отличать действительно важное от просто важного или вообще неважного. Еще одно правило: если обещаешь, то соображай, есть ли риск, что обстоятельства поставят под вопрос обещанное. Следующее — если вы даете обязательства, вам необходимо зарезервировать время на их выполнение (если вам в идеале нужен час, чтобы куда-то добраться, договоритесь встретиться через полтора).

Я не думаю, что в подобных ситуациях может спасти сотрудничество с транспортным подрядчиком: не встречались мне настолько профессиональные перевозчики, которые бы своими навыками компенсировали неумение руководителя эффективно планировать. Но, с другой стороны, встречаются отдельные водители-умницы, которые в любой фирме пригодятся. Это, конечно, редкость, но мне знакомы ребята, которые отлично знают город и никогда не опаздывают. Такое сокровище лучше держать в штате.

Пытаться успеть везде нереально, если вы не губернатор Чукотки, у которого есть свой самолет и вертолет! В первую очередь Николаю Сходняку надо заранее не только распланировать собственный график, но и помочь своим сотрудниками распределить их время.

Задачи надо разложить на:

1) значимые и неотлагательные — эти задачи нужно решать незамедлительно;

2) значимые, но переносимые — перенести на более спокойное время или решать в свободное от первых задач время;

3) незначимые и безотлагательные — делегировать подчиненным;

4) незначимые и переносимые — оставить на потом или вообще выкинуть из головы и бизнес-процесса.

В результате можно составить тот график, которого следует придерживаться, и запланировать окна для непредвиденных ситуаций (невостребованные промежутки можно заполнить менее значимыми делами). И если эту схему применить к конкретно описанной ситуации, то сразу видно, что встречу с Равшаном можно было перенести на более спокойное время.

Штрафы не только не помогут, но и навредят, если водитель выедет на «встречку» и попадет в ДТП. Надо бороться не со следствиями, а с причиной — организацией времени и логистики.

Мы живем в удивительный век технических бизнес-ин­струментов: конференц-связь, Интернет, GPS, беспроводная передача данных в режиме on-line от покупателя на склад продавцу и т. д. и т. п. При правильном использовании они значительно экономят время и количество точек передвижения, расширяя при этом географию общения.

Исходя из моего опыта среднее опоздание по Екатеринбургу — максимум 15-25 минут. Это не так катастрофично, в пределах этого времени встречу можно откорректировать. Больше — это уже форс-мажор, который случается редко, к примеру под Новый год. Так, я из дома — с конца ВИЗа — до офиса в районе Атриум Палас Отеля добираюсь всего за 18-25 минут, несмотря на пробки. Даже в предпраздничные дни я все успевал, хотя город практически стоял. Я всегда знаю, сколько буду добираться из контрольной точки до места встречи, и это нормально.

Хотя, конечно, многое зависит от личного стиля вождения: я опаздываю на 25 минут, у кого-то эти минуты могут превратиться в два часа, если он ездит постоянно в правом ряду со скоростью 30-50 км/ч, не знает объездных улиц, свороток и пр.

В течение дня лучше проводить не больше трех-четырех встреч. Экономят время деловые обеды и завтраки. Но встречаться с контрагентами исключительно в центре города — не выход, далеко не всем это удобно, чаще всего такие встречи проходят в офисах. Неформальные беседы в дневное время лучше не планировать.

Чтобы оптимизировать временные расходы, фирме следует нанять водителя и курьерскую службу для доставки корреспонденции. Тут уж надо считать, что выгоднее. Если потребность в доставке людей и документов по городу высока каждый день, то лучше взять в штат хорошего водителя. Если нет — выгоднее сотрудничать со службой такси или курьеров.

Не исключено, что Сходняк просто взял на себя слишком большую нагрузку. Наверняка часть поездок он мог делегировать своим сотрудникам. Время топ-менеджера слишком дорого стоит, чтобы тратить его в пробках.

Внутри дня есть два пика — 8.00-9.00 и 18.00-20.00. Маленький пик — в обеденное время: многие выезжают поесть, в том числе вызывают такси. Утром же я знаю, что если отвожу ребенка в детский сад и выеду позже на 10 минут, то неизбежно попаду в пробку. Счет идет на секунды.

Следовательно, исходя из этих данных можно внести ряд изменений в работу фирмы. Во-первых, сместить начало рабочего дня сотрудников с 9.00 на 9.30-10.00, чтобы они не попадали в основные пробки и не опаздывали. В этот период пробки уже не такие плотные. Соответственно — сместить окончание рабочего дня по тем же причинам. Назначать деловые встречи руководителя на промежуток 9.30-10.00 по прин­ципу от дома по направлению к работе и, наоборот, ближе к концу рабочего дня — по направлению от офиса к дому.

По возможности не назначать деловые встречи топ-менеджера в течение дня, иначе можно сутки прожить в пробках.

Нужно пользоваться услугами круглосуточных банков. Максимально связываться с партнерами (клиентами) по электронной почте, ICQ, телефону, Интернету. Выезжать на встречи самому или вызывать такси минимум на 30-40 минут раньше, в аэропорт и на вокзал — за час. Не исключен и такой вариант оптимизации временных ресурсов: службам или отдельным специалистам, не привязанным к конкретному дню недели и времени, определить рабочими днями субботу и воскресенье (если люди, конечно, не возражают).

Что касается грузоперевозок, то по возможности нужно уходить в ночной график работы — дешевле выйдет, даже с учетом более высоких ночных тарифов.