Учет возмещения расходов за использование сотрудником личного автомобиля

Использование организациями в своей деятельности легковых автомобилей сотрудников – повсеместное явление в хозяйственной практике. Обусловлено это, прежде всего, нехваткой средств, на которые предприятие может позволить себе приобрести в собственность автомобиль необходимого класса и обеспечить своих сотрудников, работа которых связана с постоянными поездками по производственным нуждам, необходимым транспортом. Поэтому предприятия, дабы не ограничивать производственный процесс, зачастую используют в служебных целях легковые автомобили своих работников, за это предприятия выплачивают им денежную компенсацию. В соответствии с Положением о составе затрат, суммы такой компенсации относятся на себестоимость, но в целях налогообложения суммы компенсации принимаются в пределах норм, устанавливаемых Минфином России, который недавно издал приказ, изменивший предельные нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Последние изменения
Предельные нормы компенсации изменены приказом Минфина России от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее – Приказ № 16н), зарегистрированным в Минюсте России 16 марта 2000 года за номером 2147.
Это право предоставлено Минфину постановлением Совета Министров-Правительства РФ от 24.05.93 № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок». Согласно Приказу № 16н, предельные нормы компенсации составляют теперь в месяц:
- для автомобилей марки ЗАЗ — 116 руб.;
- для автомобилей марки ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) – 148 руб.;
- для автомобилей марки АЗЛК и ИЖ – 173 руб.;
- для автомобилей марки ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 — 221 руб.
Для мотоциклов, используемых работниками сельских и поселковых администраций, предельная норма компенсации установлена в размере 91 руб. в месяц.
Ранее, напомним, эти нормы были установлены письмом Минфина России от 09.08.96 № 74. С учетом деноминации они составляли (соответственно в месяц):
- для автомобилей ЗАЗ — 48 руб. 86 коп.;
- для автомобилей ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) — 62 руб. 65 коп.;
- для автомобилей АЗЛК, ИЖ — 69 руб. 74 коп.;
- для автомобилей ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 — 84 руб. 60 коп.;
- для мотоциклов, используемых работниками сельских и поселковых администраций, — 36 руб. 55 коп
Таким образом, предельные нормы компенсации теперь увеличены в среднем почти в 2,5 раза.

Порядок выплаты компенсации
Согласно п.2 Приказа № 16н, организации могут выплатить своим работником компенсацию за использование ими личных автомобилей в служебных целях в тех случаях, когда работа сотрудников связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Выплата компенсации производится на основании приказа руководителя организации. В приказе руководитель указывает размеры этой компенсации. При определении ее размера учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля. В сумму затрат включаются сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), техническое обслуживание и текущий ремонт эксплуатируемого в служебных целях личного автомобиля. Конкретный же размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.
Заметим, что если организация, использующая в служебных целях легковые автомобили своих работников, расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, то, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 20.06.92 № 414, она может применять установленные предельные нормы компенсации с повышением их до 10% в зависимости от конкретных условий эксплуатации легковых автомобилей.
Компенсация может быть выплачена только один раз в месяц независимо от количества календарных дней. При этом компенсация не выплачивается работнику за время его нахождения в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности. Кроме того, компенсация не выплачивается и по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
Для того чтобы получить компенсацию за использование в служебных целях личного автомобиля, работнику необходимо представить в бухгалтерию своей организации нотариально заверенную копию паспорта транспортного средства (ПТС) или свидетельства о регистрации транспортного средства, выдаваемых в органах ГИБДД на личный автомобиль. Если работник использует легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, то компенсация выплачивается в таком же порядке. При этом работнику также необходимо представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию доверенности на управление автомобилем.
Отметим, что в комментируемом приказе установлены предельные нормы компенсации за использование в служебных целях личных автомобилей отечественного производства. Между тем многие сотрудники используют для поездок в служебных целях собственные иномарки. В таких случаях организации, выплачивающей компенсацию своему сотруднику за использование для служебных поездок автомобиля иностранного производства, следует руководствоваться письмом Минфина России от 21.07.92 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». В п.2 этого письма указано, что при использовании для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранной марки компенсации выплачиваются в тех размерах, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль. То есть, компенсация за использование иномарок выплачивается в размерах, предусмотренных для аналогичного класса отечественных автомобилей.

Налогообложение
В соответствии с подп.«и» п.2 Положений о составе затрат, все фактически произведенные затраты по компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включаются организациями в себестоимость продукции (работ, услуг). При этом для целей налогообложения указанные затраты принимаются в пределах установленных законодательством норм.
Необходимо отметить, что установленные в приказе нормы компенсаций являются предельными. Суммы превышения размера компенсации над предельными нормами отражаются по подстроке «и» строки 4.1 Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 «Расчета налога от фактической прибыли» и не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Кроме того, суммы превышения размера компенсации над предельными нормами подлежат включению в совокупный доход работника, т. е. облагаются подоходным налогом (подп. «д» п.  ст. 3 Закона РФ от 07.12.91 № 1998-1 «О подоходном налоге с физических лиц»). Также на компенсационные выплаты за использование личного автомобиля в служебных целях, превышающие предельные нормы, начисляются страховые взносы во внебюджетные фонды (п. 10 Перечней выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости населения РФ, фонды обязательного медицинского страхования).

Пример.
Работник предприятия использует свой автомобиль марки ВАЗ-2108 в служебных целях. Руководитель организации издал приказ о выплате этому работнику ежемесячной компенсации за использование личного автомобиля в размере 500 руб.
В соответствии с Приказом № 16н, предельная норма компенсации для автомобиля марки ВАЗ-2108 составляет 148 руб. в месяц.
В учете возмещение работнику расходов, связанных с использованием личного автомобиля, отражается следующим образом:
Д26-К76 – начислена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях по нормативу – 148 руб.;
Д26 (субсч. «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения»)-К76 – отражена сумма превышения фактических расходов над нормативом:
500 –148 = 352 руб.
Эта сумма отражается по подстроке «и» строки 4.1 Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 «Расчета налога от фактической прибыли» и не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Д26 (субсч. «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения»)-К69 — начислены страховые взносы во внебюджетные фонды с суммы превышения над нормативом:
352 х (28% + 5,4% + 1,5% + 3,6%) = 135,52 руб.
Д76-К69 (субсч. «Расчеты с Пенсионным фондом») — удержан 1% в Пенсионный фонд с суммы компенсации сверх установленной нормы:
352 х 1% = 3,52 руб.;
Д76-К68 (субсч. «Подоходный налог») – удержан подоходный налог (по условной ставке 12%) с суммы возмещения расходов на использование автомобиля сверх установленной нормы:
(352 – 3,52) х 12% = 41,82 руб.;
Д76-К50 – расходы работника возмещены из кассы предприятия:
500 – 3,52 – 41,82 = 454,66 руб.
В заключение отметим, что в Приказе № 16н не определен порядок вступления его в силу. Поэтому, в соответствии с п.12 Указа Президента РФ от 23.05.96 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти», данный приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования. Был опубликован в «Российской газете» от 31 марта 2000 г., № 63.

По материалам журнала «Главбух-инфо»