Просто, как раз, два, три: как организовать командировку без головной боли?

Большинство компаний до сих пор при организации командировок прибегают к услугам агентств делового туризма либо действуют совсем по старинке: выдают деньги напрямую сотрудникам. И тот, и другой способ несут риски для компании. В первом случае бизнес переплачивает посреднику и при этом зачастую не получает обещанного сервиса — менеджеры отвечают не сразу, документы приходят с задержкой или вовсе теряются.

Выдача денег сотрудникам — это и дополнительная нагрузка на бухгалтерию, и возможность для злоупотреблений.

Есть и третий способ организовать свои поездки — с помощью цифрового решения Smartway. DK.RU поговорил с предпринимателями, которые уже воспользовались сервисом. Если вкратце, они отметили такие преимущества:

• Снижение стоимости командировки за счет сравнения разных вариантов и доступа к самому выгодному тарифу;
• Удобный контроль расходов и аналитика;
• экономия времени офис-менеджеров и бухгалтерии за счет интеграции с «1С». 

Ниже — подробные рассказы уральских компаний о работе со Smartway.

«ГРС Урал»: Нам важна аналитика по финансам. Smartway ее обеспечивает

Предприятие производит металлообрабатывающее оборудование. Сотрудники часто ездят в командировки (для выполнения пуско-наладочных работ и проч.) — 10-20 поездок в месяц. За организацию процесса отвечает офис-менеджер.

Для нас особенно важно вести аналитику по финансовым расходам на организацию бизнес-путешествий. Smartway интегрируется с нашей системой «1С» системой и позволяет оперативно отслеживать финансовые потоки. Большим плюсом сервиса можно назвать возможность экономить, так как приложение анализирует различные варианты авиа- и железнодорожных билетов и помогает выбрать самый выгодный из них, — рассказали представители «ГРС Урал».

Уральский центр систем безопасности: Процесс организации командировок стал более управляемым и эффективным

Выполняют полный цикл работ по системам безопасности в разных регионах России, от Краснодара до Хабаровска. Каждый месяц компания организует от 120 до 160 командировок для своих сотрудников. Сервис Smartway использует более 2 лет.

 

В среднем мы оформляем порядка 135 командировок в месяц, объемы варьируются в зависимости от сезона. В начале года, как правило, командировок меньше, а самый пик приходится на четвертый квартал. Сервис Smartway дает возможность автоматизировать процесс покупки билетов и бронирования проживания: достаточно один раз завести платежные данные и паспортные данные сотрудников в систему, чтобы в дальнейшем при оформлении командировки просто выбирать необходимые данные из списка. Инструмент минимизирует возможные ошибки при многоразовом внесении данных в систему и значительно экономит время офис-менеджеров, повышая скорость работы и сокращая время на оформление документов, — рассказывает офис-менеджер компании Мария Вихрева.

Те, кто еще не знаком с цифровым решением для огранизации командировок, но хочет оценить этот способ, могут получить бесплатный доступ к платформе в демо-режиме по этой ссылке.