Сможете спокойно отдыхать и забудете об авралах. Зачем вам двухнедельный план «про все»

Келли Нолан, консультант по тайм-менеджменту, объяснила, почему, если хочется успевать больше, важно составлять конкретный план на ближайшие две недели.

Она рассказала, как однажды сама не нашла времени на составление плана, который рекомендует составлять всем клиентам. После этого «все пошло наперекосяк», всю неделю Нолан не знала, что будет дальше, переживала из-за этого, в итоге за 30 минут до презентации пришлось бежать в магазин, чтобы «купить эту штуковину для присоединения Mac к проектору».

Я поняла, насколько более спокойной делают мою жизнь еженедельные сеансы планирования. Их пропуск не стоит недели неуверенности, стресса и судорожных попыток сделать что-то в последнюю минуту.

Те, кто отвергает идею сессий планирования, делают это часто потому, что не знают, как проводить их эффективно. Но существует шаблон, который поможет каждому. Конечно, в него можно вносить некие изменения.

Шаг 1. Проясните свои насущные задачи

Начинать стоит с обзора задач прошлой недели, как рабочих, так и личных. Задайте себе вопрос: есть ли дела, с которыми вы не успели справиться на прошлой неделе, или которым нужно уделить дополнительное время. Если такие дела есть, сделайте все здесь и сейчас. Если для этого нужно много времени, запишите их в календарь, чтобы закончить позже.

После этого перенесите в календарь все задачи/дедлайны из электронной почты и заметок. Распределите время на все задачи, которые вы можете придумать на следующую неделю или на будущее. Просмотрите кейсы, списки клиентов, проекты. Проделайте то же самое с личными делами, принимая во внимание каждого члена семьи, хобби, организации, с которыми вы связаны, и домашних животных. Обязательно выделите время для любимых занятий, от чтения до походов, от посещения ресторанов до простого времени на размышления.

Шаг 2. Проясните программу действий, чтобы все это реализовать

После того, как все дела, и приятные, и неприятные, внесены в календарь, продумайте следующие две недели. Продумайте такие вопросы:

• Можно ли что-то сократить, отложить или делегировать?
• Разбил(а) ли я задачи/дедлайны на крошечные временные блоки, чтобы соблюсти сроки (с пространством для маневра)? Если нет, сделайте это.
• Готов(а) ли я ко всем встречам или мне нужно запланировать время для подготовки?
• Хочу ли я что-нибудь передвинуть, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку или сделать течение жизни более плавным (например, даст ли мне передышку перенос встречи на 15 минут?)
• Учел(ла) ли я все обязательства, связанные с уходом за детьми?

Это лучше всего делать в пятницу в 2 часа дня, когда интеллектуальный и творческий потенциал мозга еще на максимуме. Хотя, конечно, вы можете выбрать время сами.

Еженедельный анализ + превью = кардинальные перемены

Когда я стала обдумывать эти вопросы в пятницу днем, я обнаружила следующее:

Во-первых, я ухожу на выходные, зная, что все под контролем, и в результате могу полностью наслаждаться приятными занятиями, которые запланировала.

Во-вторых, я могу увидеть в своем расписании потенциальные конфликты или авралы, прежде чем они произойдут, и могу строить планы так, чтобы их избежать.

В-третьих, планирование позволяет мне заранее видеть, сколько у меня будет свободного времени. Я могу запланировать какие-то развлекательные мероприятия, которые дадут мне энергию или направят в определенное русло.

Читайте также: «Я включаю в цели на год даже развлечения». Почему планировать все же нужно и важно