Как найти ассистента руководителя и чем он отличается от личного помощника

Ассистент, или личный помощник, успешно выполняет часть задач, которые отнимают у руководителя бесценное время и отвлекают от более важных вопросов. Востребованность таких специалистов в Екатеринбурге, по данным Авито Работы, за год выросла в три раза. Вакансии ассистентов пользуются спросом и среди соискателей — их интерес к этой должности увеличился более чем в 3,5 раза. Как и где найти личного помощника, на что при этом обратить внимание? Об этом DK.RU рассказала Елизавета Чурина, региональный представитель Авито Работы на Урале.

Бизнес-ассистент или личный помощник: в чем разница

— У руководителя или владельца бизнеса, независимо от масштабов компании, рано или поздно возникает потребность переложить часть обязанностей на плечи помощника. Делегирование простых поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. Но прежде чем приступать к поискам, руководителю самому нужно четко понять, какие вопросы будет решать помощник и какие задачи ему можно делегировать. 

Исходя из описания вакансий бизнес-ассистентов, размещенных на Авито, им поручают планировать рабочий день начальника, вести деловую переписку, участвовать в рабочих совещаниях, готовить документы на подпись и выполнять другие обязанности вплоть до самостоятельного принятия деловых решений. 

А персональному помощнику обычно передают личные дела вроде покупки подарков родственникам и коллегам, организации трансфера из аэропорта или бронирования столика в ресторане. Однако и он следит за расписанием шефа и тоже принимает участие в бизнес-процессах.

Чаще руководители предпочитают видеть в качестве помощника настоящую «палочку-выручалочку» — человека, которому можно полностью доверить часть своей жизни, как личной, так и рабочей. Однако лучше сразу четко разграничить эти роли и не поручать бизнес-ассистенту покупку билетов в театр, а личному помощнику — сведение бюджета.

Где подыскать помощника

Вакансию ассистента руководителя, как и любого другого специалиста, можно разместить на сайтах по поиску персонала. Описание должно включать обязательную информацию об условиях работы, обязанностях сотрудника, требованиях к его опыту и навыкам, о зарплатной вилке с учетом премий и других бонусах. Стоит добавить в него подробности о компании и задачах, которые предстоит решать ассистенту. 

Если текст будет написан от имени самого директора, он станет более привлекательным, чем шаблонное описание должности. И такую «личную» вакансию можно опубликовать в соцсетях руководителя.

Этот вариант может показаться даже более подходящим, но нужно обязательно учитывать количество подписчиков и их соответствие целевой аудитории. Иначе можно получить тысячи откликов, а релевантной окажется всего десятая часть из них. 

Поисками личного ассистента можно заняться и в собственной компании — достойные кандидаты, возможно, уже есть среди действующих сотрудников. Например, если открывается вакансия ассистента, можно рассмотреть сотрудника с позиции секретаря-референта Преимущество такого подхода в том, что помощник будет знаком с деятельностью предприятия и сможет сразу включиться в процесс, не проходя период адаптации. 

Еще один вариант — рекомендации коллег из профессионального сообщества. Правда, в этом случае подбор может затянуться, хотя среди рекомендованных специалистов может найтись тот самый, единственный.

Как выбрать одного ассистента из числа многих

После публикации вакансии на job-сервисе придется просмотреть большое количество откликов. Первичный отсев нерелевантных кандидатов помогут осуществить фильтры сервисов, например, конкретный стаж работы, наличие высшего образования или уверенное владение иностранным языком. Сэкономит время наличие сопроводительного письма.

Если кандидат не ограничился шаблонной отпиской, а составил текст непосредственно под указанную вакансию, значит, он действительно заинтересовался должностью, а не откликается на все объявления подряд.

На собеседовании стоит подробнее расспросить кандидата о профессиональных навыках, его достижениях на предыдущих местах, смоделировать проблемные ситуации и узнать, как он будет их решать. Тестовое задание помогает понять, как мыслит потенциальный сотрудник, и выбрать наиболее подходящего по типу личности и мышления.

На этапе индивидуального интервью принимать участие в подборе ассистента должен уже сам руководитель, если он еще раньше не подключился к поиску. Будет ли комфортно работать с помощником, возникнет ли с ним взаимопонимание, легко ли установится определенная степень доверия — это может понять только сам глава компании.

И в завершение несколько слов о заработках личного помощника. По данным аналитиков Авито, в Екатеринбурге медианная зарплата* ассистентов руководителей составляет 30 тыс. руб. В базе сервиса встречаются вакансии и с более высокой оплатой — от 60 до 100 тыс. руб., что, в первую очередь, зависит от навыков и опыта специалиста.

Особенно ценят кандидатов, которые трудились на одном месте по несколько лет, а не меняли работу каждые полгода. От «правой руки» руководителя также ожидают умения работать в режиме многозадачности и готовности быть на связи 24/7.

___________________________

*Медианная зарплата — сумма, больше и меньше которой получают по 50% работников.

>>> Читайте также на DK.RU: Работники на подхвате. Зачем бизнесу временные исполнители и как с ними правильно работать