Больше никаких стикеров на столе: как цифровизация изменила ритейл

Ритейл является одним из лидеров в сфере цифровизации. Необходимость обработки больших массивов данных привела к тому, что многие крупные сети отдали предпочтение электронному документообороту (ЭДО) и электронному обмену данными (EDI).

По данным IT-разработчика Контур, ежегодный прирост количества передаваемых через ЭДО сообщений в сегменте FMCG составляет 20%. 67,9% от общего количества сообщений приходится на EDI и 32,1% — на прочий документооборот с контрагентами.

— Двигателями прогресса и популяризаторами цифровизации в отрасли являются и крупные ритейлеры, и государство, которое, к примеру, делает обязательной маркировку товара. Сейчас практически все поставщики федеральных торговых сетей работают по ЭДО. А вот региональные сети различаются по степени проникновения в них цифровых продуктов:  Екатеринбург и Свердловская область находятся близко к федеральным значениям, среди менее автоматизированных регионов с большим потенциалом, назову Восточную Сибирь и Дальний Восток, — говорит Ксения Белякова, руководитель проекта Контур.EDI.

Примечательно, что если несколько лет назад автоматизация затрагивала крупный бизнес, то сейчас за акулами рынка подтягиваются средние и мелкие предприятия. Так, по итогам 2022 г. доля МСБ в клиентской базе Контура составила 84%.

Мы переживаем качественный переход от стадии, когда электронный документооборот был уделом первых последователей и энтузиастов. Сейчас это становится нормой жизни. Торговые сети начинают вовлекать в процесс электронного документооборота не только товарных поставщиков, но и других контрагентов: арендаторов площадей, клининг, сервисы доставки и пр., — продолжает Ксения Белякова.

Небольшие ритейлеры осознали: ведение дел с помощью ЭДО, во-первых, сильно экономит бюджет компании на бумаге, работе принтера и курьерах. Во-вторых, электронный документооборот позволяет владельцу бизнеса быть, что называется, в работе вне зависимости от его местонахождения.

У нас есть клиент из сегмента МСБ. Он нам рассказывал, что использует Контур.Диадок (сервис электронного документооборота), потому что у него нет офиса. Сегодня он сидит в одном коворкинге, завтра — в другом. А послезавтра едет в отпуск. Он просто не может носить за собой кипу договоров и других документов с места на место. ЭДО позволяет ему всегда быть на связи и подписывать документы. Другими словами, ЭДО — отличный вариант экономить, в том числе и на содержание площадей для хранения архивов, — говорит спикер.

Сплошные плюсы

Ритейлеры ощущают максимальный эффект от внедрения ЭДО и других цифровых сервисов в том, случае, если превалирующая часть документооборота внутри компании ведется в электронном виде, подчеркивает Ксения Белякова.

Итак, какие очевидные плюсы получает компания, внедряющая ЭДО.

• Первый и главный пункт, о котором было вскользь упомянуто выше — сокращение стоимости издержек.

Да, внедрение автоматизации требует от компаний определенных финансовых вливаний (стоимость программного обеспечения, ресурсы, связанные с изменениями процесса внутри компании и пр.), но эти затраты окупаются очень быстро.

Предположим, компания отправляет около 100 документов в день. Казалось бы, всего полпачки бумаги. Но, как правило, документ содержит несколько страниц, значит, смело можно умножать это число на два или три и добавлять стоимость печати. Самая затратная часть связана с доставкой документов, она обойдется в 20–30 рублей, не говоря уже про временные затраты и возможность утери или порчи документов, а это около 40 тысяч в месяц. Кроме того, есть затраты на хранение. Полпачки бумаги в день превращаются за месяц в несколько коробок, которые придется хранить несколько лет, чтобы при налоговой проверке поднять документы из архива. 

• Второе: ЭДО позволяет ускорить обработку заказа и уменьшить количество ошибок, а значит, и сократить риск потенциальных претензий от сетей.

Поставщики за счет электронного обмена документами уменьшают кассовый разрыв, что актуально для малого бизнеса, так как оборотные средства ограничены, а на производство и закупку нового товара нужны деньги.

• Третье: вероятность расхождений сводится «на нет».

Есть, например, универсальный передаточный документ в электронном виде — первичный документ. А есть акт сверки, который по результатам периода — квартала, месяца или года — систематизирует отгрузки и оплаты по этим отгрузкам. Если транзакции проходили в электронном документообороте, то компании гораздо проще сопоставить данные по этим документам в электронном виде, чем на бумаге.

• Четвертое: комплексность.

Разные информационные системы, которыми пользуются компании, обычно связаны между собой. При работе с одной системой нужно предоставлять ей данные из другой системы, поэтому удобно, когда интеграцию продуктов проводит один и тот же оператор. Тогда IT-продукты будут изначально связаны. Также комплексный подход к автоматизации позволяет снизить затраты на внедрение и сократить риски.

• Пятое: работа с ЭДО и EDI предоставляет конкурентные преимущества для поставщиков торговых сетей.

Поставщик, который знает, что такое EDI и готов с ним работать, гораздо более интересен и перспективен для торговых сетей в плане сотрудничества и взаимодействия. Когда крупная компания видит, что контрагент использует EDI, это свидетельствует о том, что они разговаривают на одном языке.

Сервисы, облегчающие жизнь

Среди разработок Контура есть продукты, предназначенные для внедрения в торговых сетях. В первую очередь, это Контур.EDI. Этот сервис позволяет автоматизировать процесс взаимодействия ритейлера и поставщика в части заказа. Раньше торговые точки формировали заказ поставщику по электронной почте (а еще раньше — по факсу). Поставщик этот заказ принимал и забивал руками в свою учетную систему все необходимые категории товаров. Тут и случались недопонимания и ошибки. Заказчик, к примеру, мог не указать жирность необходимого ему молока, и ему отгружали другой товар, который в данном магазине не пользуется спросом.

В Контур.EDI совершить такую ошибку просто невозможно: сервис синхронизирует понятийный аппарат двух сторон, даже если в торговой точке конкретная позиция имеет одно название, а у поставщика — другое. 

Второе важное преимущество Контур.EDI — скорость обработки. Все заказы попадают в одно и то же окно: либо веб-интерфейс, либо в учётную систему. Пропадает необходимость контролировать одновременно и заказы, сделанные по телефону, и какие-то свои записи, надиктованные торговым представителем. Количество людей, которые задействованы в работе с заказами, значительно сокращается. Более того, Контур.EDI позволяет контролировать каждый этап поставки, — продолжает Ксения Белякова.

Еще один полезный для ритейла продукт Контура — сверка взаиморасчетов, которая позволяет автоматически сопоставлять данные и получать готовые акты сверки и протоколы расхождений за несколько минут. Раньше многие компании делали эту работу вручную и допускали ошибки при сверке. Сервис Взаиморасчёты минимизирует ошибки и запускает сопоставление данных по необходимым параметрам: дата, номер, сумма и т.д.

Еще несколько сервисов IT-разработчика предназначены для исполнения гостребований. Речь идет о продуктах  Контур.Маркировка и Контур.Меркурий. Первый позволяет автоматизировать работу на всей цепочке бизнес-процессов с товарными единицами, подлежащими обязательной маркировке. Второй — ускоряет обработку ветеринарных сопроводительных документов и сокращает количество ошибок.

В случае с маркировкой и «Меркурием» наша компания выступает в роли интегратора и помогает облегчить взаимодействие бизнеса и государства. Можно ли работать в этих системах без нас? Можно. Удобнее ли делать это с Контуром? Однозначно, потому что все сервисы находятся в одном окне, а, значит, при возникновении каких-то проблем, можно позвонить в нашу круглосуточную техподдержку, — отмечает Ксения Белякова.

Устами бизнеса

Представители торговых площадок и сами говорят об очевидных профитах после внедрения автоматизации. Так, к примеру, компания «Полька», которая занимается реализацией готовой продукции различных пищевых компаний: вторых блюд, выпечки, супов, сэндвичей, решила выходить со своей продукцией на торговые сети.

Естественно, реализация готовой продукции сопряжена с оформлением некоторого количества документов, а торговые сети, как правило, устанавливают условие поставщикам — обмениваться документами в электронном формате. Чтобы внедрить электронный документооборот, компания обратилась к Контуру. В результате подключили модуль для 1С Контур.EDI.

Мы волновались за процесс внедрения, так как в штате нет своего IT-специалиста, но все прошло быстро и легко. Модуль в 1С:Бухгалтерия 8.3 интегрировали при помощи специалистов Контура. Настройки оказались гибкими и не потребовали дополнительных вмешательств в систему. В день компания отправляет около 100 документов через EDI. При сравнительно небольшом объеме документооборота мы видим преимущества. Главным образом, это скорость обработки заказов и удобство корректировок. Так как мы поставляем мелкоштучную продукцию, при приемке товара часто случаются вычерки. Благодаря ЭДО можно быстро корректировать документы онлайн, вместо того, чтобы переделывать и заново отправлять в сеть исправленные счета-фактуры на бумаге. Это экономит время сотрудников. Также за счет того, что данные из 1С автоматически переносятся в EDI-сообщения, исключены ошибки и штрафы от заказчиков, — рассказывает представитель компании «Полька».

Мы понимаем, что ЭДО и автоматизация процессов — это тренды современного мира, и чтобы не отставать от рынка и развивать бизнес, нужно им следовать. Внедрение электронного документооборота в реальности оказалось проще и быстрее, чем мы представляли изначально. Нам не потребовалось привлекать дополнительные ресурсы, специалисты Контур.EDI сами все настроили и показали, как работать в модуле. Сейчас бухгалтер за несколько кликов обрабатывает заказы от торговых сетей, делает корректировки, формирует и отправляет закрывающие документы — все просто и понятно, — резюмирует спикер.