ЭДО — новая реальность для ритейла. Кто поможет в ней разобраться

Представители ритейла стали одним из передовых сегментов в ЭДО. Отрасль переходит на электронный документооборот под влиянием двух факторов. Во-первых, крупные федеральные торговые сети видят в ЭДО преимущества: прозрачность процессов, возможность соответствовать требованиям российского законодательства и, конечно же, способ сэкономить на бумаге, обслуживании оргтехники, курьерских службах. 

Во-вторых, государство со своей стороны стимулирует представителей ритейла активнее пользоваться ЭДО, ведь электронный документооборот — уже часть цепочки по прослеживаемости и маркировке товаров.

Кроме того, именно государство внедряет отраслевые обязательства, которые предполагают 100% переход на ЭДО. Так, например, с июня 2024 г. ЭДО станет обязательным для всех участников оборота алкогольной продукции. 

 — Отмечу, что императив в области алкогольной продукции распространяется не только на УПД (универсальные передаточные документы), но и на транспортные документы. То есть отслеживаться будет не только реализация алкоголя, но и его перемещение даже внутри одного юридического лица. К слову, благодаря этому нововведению мы увидим, как небольшие компании — локальные производители продукции, транспортные компании, дистрибьюторы алкогольной продукции (бары и кафе) — тоже будут активно переходить на ЭДО, — говорит Роман Акимов, менеджер проектов направления ЭДО в Контуре.

Уже сейчас, по данным Контура, ежегодный прирост количества передаваемых через ЭДО сообщений в сегменте FMCG составляет 20%. А доля малого и среднего бизнеса в клиентской базе Контура составила 84% в 2022 г.

Небольшие поставщики и производители все активнее становятся участниками электронного документооборота. Растет не только само количество пользователей, которые подключаются к продуктам Контура, но и число создаваемых друг с другом пар. По сути, ЭДО становится новой социальной сетью, — продолжает Роман Акимов.

Для того чтобы переход поставщиков и производителей на электронный документооборот происходил как можно более безболезненно, Контур организует бесплатную онлайн-конференцию «Формула ритейла: от производства до поставки на полку». Мероприятие состоится 13 сентября в 10.00 по московскому времени. 

О новых требованиях законодательства расскажут представители Россельхознадзора, Честного ЗНАКа, ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Игроки рынка ритейла и эксперты Контура поделятся опытом оптимизации процессов при работе с заказами от торговых сетей, в кадровом и транспортном ЭДО. 

Гостям будет предоставлена возможность задать вопросы спикерам, а также получить возможность выиграть призы за активное участие.

Зарегистрироваться на конференцию, посмотреть полную программу мероприятия и список спикеров можно по ссылке.

Разгоняя бизнес-процессы

ЭДО — это не только уход от бумаги, а, некоторым образом, один из шагов к цифровизации процессов. Большой объем данных, аккумулированных внутри компании при помощи электронного документооборота, можно использовать для построения отчетов, отслеживания сценариев.

Возможно, «большие данные» будут помогать договариваться с контрагентами о стоимости. ЭДО очерчивает тренды в ценообразовании товаров, поставок и т.д., — добавляет Роман Акимов.

Для поставщиков и руководителей небольших производственных компаний переход на ЭДО — это возможность увеличивать скорость бизнес-процессов и тем самым разгонять свою компанию, делая ее более конкурентоспособной.

Само по себе быстрое подписание документа не так ценно, как то, что руководитель получает возможность произвести быстрее оплату, быстрее получить деньги, быстрее запустить следующий этап. ЭДО — это целая инфраструктура, которая «разгоняет» все бизнес-процессы, — отмечает спикер.

В конечном счете любая автоматизация, если она сделана грамотно, упрощает процессы: сокращает финансовые, временные и трудозатраты, делает бизнес более мобильным — а это дает возможности для развития. Представьте, как меняется жизнь директора компании, если для подписания документа ему не нужно мчаться с печатью в офис, а достаточно поставить подпись с ноутбука или мобильного телефона. Или насколько сокращается время приемки товара, когда любое расхождение в заказе и поставке можно зафиксировать в несколько кликов. Или жизнь кадровика и сотрудников, которые могут подписать заявление на отпуск или приказ из дома.

Об эффективности перехода на ЭДО DK.RU рассказал владелец кондитерской фабрики из Кургана: после внедрения в жизнь предприятия модуля Контур.EDI, ему удалось сократить время обработки заказов, заметно ускорить подписание первичных документов и сэкономить трудовые ресурсы.

Заявки от торговых сетей, которые приходят по электронной почте, необходимо перенести в 1С или другую учетную программу. Да, программисты смогли решить проблему автоматического переноса из «экселевских» файлов в учетные системы. Но при установке Контур.EDI обработка от поступивших заказов до выписки документов занимает гораздо меньше времени. Кроме того, упростился процесс выписки первичной документации. Со временем на один заказ стало уходить меньше бумаги и времени на подписание. Еще один важный момент: раньше торговые точки подтверждали получение товара только на бумажных носителях, а с ними порой возникали проблемы: документы забывали подписать, они терялись и пр. Сейчас таких проблем нет. Да, сервис стоит денег. Но при наращивании объемов продаж, количества заказов и обрабатываемых сообщений стоимость тарифа может быть меньше из расчета за одно сообщение, — рассказал руководитель кондитерской фабрики.

О деньгах стоит поговорить отдельно. Действительно, подключение к электронному документообороту стоит компании определенных финансовых вливаний, но это, как правило, единоразовые вложения и их объем зависит от размера компании и объема документов, необходимых к передаче, подписанию и заполнению.

Если компания хочет просто соответствовать требованиям законодательства или требованиям одного конкретного поставщика, то это весьма простая задача. Она не требует сложных внедрений и глубокой интеграции с учетными системами пользователей. В подобных случаях оплата производится только за трафик документов, — отмечает Роман Акимов. 

Ярче всего плюсы от использования ЭДО ощущаются при внедрении экосистемных продуктов, т.е. решений, предоставленных одним разработчиком, подводит итог спикер.

Так, Контур, при разработке программ и модулей делает акцент на удобстве их использования и безошибочном взаимодействии как с государственными электронными системами, так и с другими внутренними продуктами компании, — резюмирует Роман Акимов.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.