Как подписать документы удаленно без остановки рабочих процессов?

Ответ: вовремя подписать с клиентом документы, регламентирующие претензионные работы.

Но что делать, если заказчик не может приехать к вам в офис/на производство/в сервис в нужный момент и ожидание оформления бумаг грозит простоем? Директор сервиса Безбумажный офис F.Doc* Михаил Легченко рассказал, как подписание документов в электронном виде с клиентами-физическими лицами может помочь компании избежать подобных неприятных ситуаций.

Михаил, как работает сервис Безбумажный офис F.Doc?

— Наш сервис дает возможность компаниям быстро и просто подписывать электронные документы с клиентами-физлицами. Простой линейный клиентский сценарий. Клиенту компании нужен только смартфон с доступом в интернет, при этом скачивать приложения или устанавливать дополнительные программы на свой гаджет не требуется. Соответственно, ему необязательно ехать к вам в офис — он может быть на работе, у себя дома, в другом городе.

Условно — три шага. Вы загружаете необходимый для подписания документ в наш сервис. F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы. Клиент получает сообщение, переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне. И все.

Вы можете подписать с клиентом в электронном виде согласование дополнительных работ или другой аналогичный документ, не останавливая рабочие и производственные процессы, не тратя время на ожидание. Такой удаленный формат подписания электронных документов актуален для многих сфер бизнеса: изготовление мебели на заказ, автобизнес, частное образование, юридические услуги и др.

Получается, тот же автосервис может согласовать в электронном виде скорректированный заказ-наряд без ожидания визита клиента?

— Да, именно так. До сих пор некоторые СТО закрывают вопрос согласования через звонок клиенту. Но в таком случае все звонки необходимо как минимум хранить. Клиенту же может быть неудобно обсуждать ремонт автомобиля по телефону в момент звонка: он может быть на совещании, в дороге и еще где-то, где говорить неудобно. Как следствие — СТО несет убытки, так как машина уже разобрана и нужно выполнять работы. Получается, бизнес стоит перед выбором: или на свой страх и риск провести дополнительные работы, которые клиент может не оплатить, или взять следующую машину, или ждать, когда клиент выйдет на связь.

Аналогичные ситуации возникают и в других сферах бизнеса.

Какие документы в электронном виде можно подписывать с помощью F.Doc?

— Договоры, акты, заявления, справки — большинство распространенных документов. Через наш сервис также можно подписывать ряд так называемых отраслевых документов. Для автобизнеса — это, например, заказ-наряды, акты выполненных работ, согласование ремонта и запасных частей. В недвижимости — это договор страхования, предварительный договор купли-продажи, договор аренды.

Документы, подписанные через F.Doc, будут равнозначны бумажным?

— F.Doc использует для подписания простую электронную подпись (сокращенно — ПЭП). Она имеет юридическую силу и соответствует требованиям № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы вы смогли обмениваться с клиентом электронными документами, вам необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте и получить его согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения — обязательное условие для признания документов, подписанных в электронном виде, равнозначными документам на бумажном носителе. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.

Чем ваш сервис полезен бизнесу?

— С помощью нашего сервиса компании могут оптимизировать процесс подписания документов с клиентами — физическими лицами. F.Doc помогает компаниям снизить временные и финансовые затраты на печать, логистику и хранение документов, минимизировать риски их потери. Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

Если говорить об изготовлении мебели или иных изделий на заказ, особенно когда требуются замеры и установка, то F.Doc способствует расширению воронки продаж и сокращению цикла сделки за счет того, что клиенту не требуется лишний раз ехать в офис или на производство для оформления или переоформления документов.

Не так давно мы реализовали функционал многостороннего подписания электронных документов. Теперь компании имеют возможность при оформлении документов с клиентом добавить до 10 подписантов и выбрать очередность подписания. Такую опцию уже оценили риелторы и агентства недвижимости, которые сопровождают процессы купли-продажи недвижимости. Потому что, например, предварительный договор купли-продажи должен быть подписан всеми собственниками-продавцами и покупателями.

Как компания может подключиться к вашему сервису?

— Оставьте заявку на сайте. С вами свяжется менеджер и ответит на все интересующие вас вопросы.

*эф.док

Реклама. Рекламодатель, правообладатель ЗАО «ЦЦС», адрес: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602 услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования Программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru 6+