Машиночитаемая доверенность для бизнеса: что это, кому она нужна и где ее взять

С 1 сентября 2023 г. удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Теперь они могут получить только сертификат физлица. А чтобы им подписывать документы от имени компании, сотруднику нужна машиночитаемая доверенность от руководителя (МЧД). 

Машиночитаемая доверенность — это новый инструмент в электронном документообороте. Пользователей до сих пор беспокоит: где ее взять, кто должен подписать и можно ли ее передоверять.

Эксперт Контур.Доверенности Иван Быков ответил на самые популярные вопросы и рассказал про полномочия, передоверия, а также многое другое.

Где и как оформить МЧД?

Чтобы оформить МЧД, нужно заполнить ее и подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя, которым в большинстве случаев выступает руководитель организации. 

Где создавать МЧД, зависит от сайта или системы, в которой организация собирается ее применять  — у каждой площадки могут быть свои правила.

Например, использовать одну и ту же доверенность для отчетности по налогам и алкогольной продукции не получится: на одного сотрудника придется оформлять разные МЧД.  

Минцифры понимает, что для руководителей это большая нагрузка. Поэтому регулятор разработал единый формат МЧД. Он позволяет собрать в одной доверенности разные полномочия сотрудника и использовать одну МЧД на разных порталах, которые поддерживают этот формат.  

Как указывать полномочия в МЧД?

Полномочия — это действия, которыми доверитель наделяет своего представителя. Их обязательно нужно указывать в МЧД, но как это сделать, многие не знают.

С точки зрения закона есть два варианта заполнения полномочий: текстом или кодом из единого классификатора полномочий (он опубликован на портале Госуслуги). Здесь важно понимать, что одна МЧД не может сочетать в себе и код полномочий, и текст. Нужно выбрать один вариант.  

Какой именно вариант выбрать, зависит от системы, в которой пользователь планирует применять МЧД. Например, полномочия в машиночитаемой доверенности для госорганов предпочитают заполнять кодом, а для контрагентов чаще всего — текстом.

Можно ли ИП работать с сертификатом физлица и нужна ли МЧД в этом случае?

Сейчас индивидуальный предприниматель может получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) только в удостоверяющем центре ФНС. Часто в Контур обращаются пользователи с вопросом, можно ли оформить на ИП сертификат КЭП физлица и работать с ним, и нужна ли в этом случае МЧД.  

С точки зрения ст.17.3 закона «Об электронной подписи» ответ однозначный — индивидуальный предприниматель должен использовать только сертификат на ИП от Удостоверяющего центра ФНС. Сертификат физлица не подходит для подписи документов от имени ИП.  

Но если от имени ИП подписывают документы сотрудники, то руководитель ИП должен будет оформить на них машиночитаемые доверенности.

Может ли руководитель передоверить заверение МЧД сотруднику?

Согласно Гражданскому кодексу, передоверие возможно. И возможно оно в разных вариантах.  

Чаще всего право выдавать и подписывать доверенности другим сотрудникам руководитель делегирует юристу компании. По закону он это может сделать с помощью нотариуса.  

Однако процесс передоверия стартовал только в сентябре, поэтому полный переход нотариусов на него потребует времени.

Как отозвать МЧД?

Бывает так, что сотрудник, на которого руководитель выдал МЧД, уволился, сменил должность или перешел в другое юрлицо. В таком случае доверенность лучше отозвать. Для этого нужно направить заявление в систему, где МЧД была выдана. Обычно процесс занимает от нескольких минут до суток.  

Где можно увидеть мои МЧД?

С точки зрения законодательства посмотреть все МЧД на одного человека можно на одном ресурсе. Но пока эта возможность не реализована до конца. Это станет возможно с 1 марта 2024 г., когда информационные системы, которые создают МЧД, обяжут передавать сведения в реестр доверенностей на Госуслугах. А значит, владелец сможет посмотреть все свои доверенности в личном кабинете портала.  

Читайте также на DK.RU: ЭДО — новая реальность для ритейла. Кто поможет в ней разобраться

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.