Почему бизнесу нужно переходить на ЭДО? / Мнение эксперта

Ассоциация РОСЭУ (Российское объединение в сфере электронных услуг) отмечает увеличение электронного документооборота в 2023 г. на 22%, динамики подключений к системе ЭДО — на 26%. В 2024 г., по мнению экспертов, рост электронного документооборота продолжится.  

В интервью DK.RU руководитель офиса обслуживания клиентов ООО «Такском» в Екатеринбурге Ольга Шешукова рассказала о преимуществах и легких способах перехода на ЭДО для компаний.  

С 1 января 2023 г. уже состоялся обязательный переход на ЭДО для бюджетных организаций. Когда это требование будет распространено на частный бизнес?  

— Действительно, с начала 2023 г. все бюджетные организации перешли на электронный документооборот. Это обязательно не только для организаций бюджетной сферы, но и для муниципальных образований, федеральных и региональных органов исполнительной власти. Отправка документов в электронном виде намного дешевле, чем в бумажном. Кроме того, ЭДО ускоряет обработку документов, система делает это автоматически.    

Что касается коммерческих организаций и частного бизнеса, то сегодня многие предприниматели уже перешли на электронный документооборот. Для некоторых видов бизнеса применение ЭДО обязательно: например, для товарооборота маркированной продукции или для организаций, которые работают с государственными закупками по 44-ФЗ закону.  

Многие компании добровольно перешли или планируют перейти на ЭДО, потому что так легче контролировать процессы, документы подписываются быстрее. Также исключены ошибки, которые связаны с человеческим фактором.  

Вы уже начали говорить о плюсах ЭДО. Давайте назовем преимущества от внедрения электронного документооборота для компаний.  

— Плюсов много. Как мы уже сказали, в первую очередь это экономия финансов. Во-вторых, ускоряются процессы обработки и обмена документами.  

Электронный документооборот экономит также временные ресурсы компании: после создания документа нужно заверить его электронной подписью и отправить контрагенту. При этом ЭДО полностью гарантирует надежность и конфиденциальность передачи информации.  

Еще один плюс — сокращение бумажного архива. Больше не понадобятся стеллажи для папок с документами и отдельные помещения для архивов.    

Кроме того, ЭДО позволяет мгновенно передавать информацию в ЦРПТ о маркированных товарах.  

Напоминаю, что с начала сентября 2023 г. изменились правила работы с ЭП. Сотрудники компании работают в системе ЭДО с электронной подписью физлица с обязательным применением МЧД (машиночитаемой доверенности).

Электронная форма доверенности (МЧД) подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью) руководителя компании или ИП. Данная доверенность в электронном виде создается и загружается в формате XML. Если вы используете машиночитаемую доверенность, то нет необходимости в бумажной доверенности.  

Преимущества ЭДО очевидны. А какими документами нельзя обмениваться в рамках электронного документооборота?  

— Сделано исключение для некоторых кадровых документов. Это:  

Сколько стоит подключение ЭДО?    

— Все зависит от потребности клиента и вида его деятельности. Тарифные планы начинаются от 125 руб. в месяц. Это значительно дешевле бумажного документооборота.  

Вы также предоставляете услугу ЭДО для самозанятых. Расскажите подробнее о ней.  

— В «Такском» есть специальное решение для самозанятых. Большинство юрлиц готовы работать с самозанятыми и ИП исключительно по договору, и это правильно, потому что договор защищает самозанятого и гарантирует, что обязательства сторон будут выполнены. Мы рекомендует самозанятым всегда использовать договор при оказании услуг.  

Данный сервис ЭДО для самозанятых позволяет оперативно обмениваться документами с клиентами и заказчиками. Не требуется дополнительно оплачивать расходы на логистику, доставку и забор документов. Сегодня все можно сделать со смартфона.  

ЭДО дает свободу: неважно, где вы находитесь, нужны только смартфон и электронная подпись. В пакет «Такском» для самозанятых входит:

Пакетное предложение, которое мы разработали, подойдет фрилансеру, копирайтеру, стилисту или фотографу. Всем, кто планирует работать в современных и оперативных системах.  

Контакты «Такском» в г. Екатеринбург: