Эра МЧД: зачем уральским компаниям переходить на электронные доверенности

В связи с изменениями в законодательстве и новыми требованиями к бизнесу все больше компаний переходит на работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). В ближайшее время на работу с МЧД перейдут все сотрудники, которые действуют от лица организации в информационных системах с сертификатом физического лица.

С 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов на сотрудников компаний с реквизитами юридических лиц. В настоящее время сотрудники могут получить только сертификат физлица. А для того чтобы подписывать документы от лица организации, им нужна машиночитаемая доверенность, подписанная КЭП руководителя организации.

Руководитель офиса обслуживания клиентов компании «Такском» в Екатеринбурге Ольга Шешукова рассказала DK.RU, как оформить и использовать МЧД.

Как изменения с 1 сентября 2023 г. повлияли на работу компаний?

— Прежде всего в компаниях меняется процесс работы с КЭП в информационных системах. Как вы знаете, ранее как руководитель, так и сотрудники организации, могли обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр и получить КЭП, содержащий реквизиты организации.

Сейчас электронные подписи руководителям выдает Удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы на защищенном носителе, и данная подпись является неэкспортируемой, а сотрудники могут получить КЭП только на физическое лицо (без реквизитов организации) в аккредитованных УЦ, поэтому для работы с документами в информационных системах каждому сотруднику необходимо подтверждать свои полномочия машиночитаемой доверенностью. Такие изменения сделали процесс работы с документами более безопасным и прозрачным.

До момента окончания срока действия ключа, выданного на сотрудника организации до 31.08.2023 г., компании работают в привычном режиме. Как только срок действия закончится, сотрудникам необходимо будет получить электронные подписи как физическим лицам. А руководителю компании необходимо будет оформить на них МЧД.

Компании уже используют МЧД для взаимодействия с налоговой?

— Да, до 29.02.2024 г. при взаимодействии с ФНС компании могут использовать как МЧД, так и бумажные доверенности. Однако с 1 марта 2024 г. налогоплательщики, которые обязаны предоставлять отчетность в ФНС в электронном виде, должны будут оформлять доверенности только в электронном виде. Меняется и формат доверенности 5.02, который позволяет осуществлять передоверие и предоставлять полномочия сразу нескольким представителям.

Бумажные доверенности, предоставленные в ФНС до 29 февраля 2024 г., сохраняют свою юридическую силу до окончания срока их действия или отзыва. Электронные доверенности формата 5.01 будут действовать до 28 февраля 2025 г.

Как можно оформить машиночитаемую доверенность?

— Доверенность оформляется в специализированном сервисе — например, таком, как «Такском — Управление Доверенностями». Здесь можно выбрать подходящий тарифный план в зависимости от количества доверенностей. Буквально за три минуты вы можете подготовить МЧД и подписать ее электронной подписью.

Подписанная доверенность автоматически регистрируется в реестре МЧД, который базируется на блокчейн-платформе Федеральной налоговой службы. Доверенности присваивается уникальный номер — МЧД ID.

Есть ли какие-то ограничения по срокам и полномочиям, которые могут быть вписаны в доверенность?

— Руководитель компании на стадии формирования доверенности сам решает, какие полномочия дать сотруднику для выполнения определенной работы. Полномочия можно выбрать как из федерального классификатора, который составлен Минцифры РФ, так и указать индивидуальные полномочия.

Что касается сроков, здесь ограничений нет. Организация самостоятельно устанавливает срок действия доверенности.

Какие преимущества есть у вашего сервиса «Такском — Управление Доверенностями»?

— Уникальность сервиса заключается в удобстве работы. В сервисе можно не только оформлять машиночитаемые доверенности, но и администрировать их. Сервис обеспечивает удобное подписание МЧД как непосредственно в сервисе, так и по ссылке, предусматривает массовое подписание, продление и отзыв МЧД, создание единой МЧД на нескольких сотрудников. У сервиса доступный и удобный интерфейс, высокая скорость работы.

Все это делает «Такском — Управление Доверенностями» удобным и эффективным инструментом для работы.

ООО «Такском» в городе Екатеринбург:
ул. Хомякова, д.2, офис 110
ул. Крауля, д. 9а, офис 404
Телефон: 8 (343) 278 47 00

Реклама ООО "ТАКСКОМ"