Провал первого лица. Откуда на самом деле берется дефицит времени у руководителей

Анна Рассомахина, сооснователь проекта Renommee:

— Недавно один наш крупный партнер опоздал на 40 минут на важнейшие переговоры: ребенку лекарство нужно было купить, позвонила жена, и он, конечно, все бросил и поехал помогать близким. Простейшая задачка про делегирование была сорвана, потому что сработали эмоции. И в этом настоящая беда наших руководителей — они все хотят делать сами. Про страшный бич руководителей — слабый навык делегирования — написаны уже тонны разных статей по менеджменту. Но почему-то во всем этом огромном потоке рассуждений, примеров и злых шуток почти не встречается упоминание очень важной проблемы: кризиса делегирования рутинных, «жизненных» задач. 

О чем я говорю? Да о самых простых вещах: от поиска различной информации до решения бытовых проблем. В лучшем случае все это сваливают на корпоративных офис-менеджеров, которые параллельно еще решают массу задач компании, часто меняются и, будем честными, не особенно компетентны. А в худшем — особенно если бизнес еще только растет и у первого лица нет привычки к делегированию — человек решает эти задачи сам. 

И это настоящая катастрофа! Почему? Потому что человек с очень дорогими компетенциями оказывается заложником самых банальных задач. И ошибочно ему кажется, что эти задачи может решить только он, только у него хватит навыков, информированности, коммуникабельности.

В конце концов, якобы важно, чтобы именно он все сделал лично. Это давно уже не так! Например, в Москве эту проблему решают, развивая прекрасный институт личных ассистентов, но в том же Екатеринбурге или других крупных региональных центрах подобное осознание еще не пришло в головы предпринимателям. А зря! 

Почему региональные руководители так настойчиво игнорируют практику личных помощников? У нас почему-то принято считать, что личный помощник или ассистент — это какая-то история из голливудских фильмов или байки из жизни олигархов. А на самом деле нет — каждый, я подчеркиваю, каждый руководитель компании уровня среднего бизнеса может и должен работать с личным ассистентом.

Я часто работаю с собственниками и вижу эту проблему буквально изнутри. Вот простой пример — предположим, директору компании нужно собрать в одном месте на важное совещание несколько человек. Когда они работают в рамках компании, вы говорите: уважаемый Иван Иванович, явитесь, пожалуйста, в мой кабинет. Тут хоть письмо отправь, хотя секретаря попроси — результат один: адресат, конечно, явится. Но когда мы начинаем организовывать встречу инвесторов, партнеров, подрядчиков и любых других людей, которым нельзя приказать, мы сталкиваемся с чем? Кто-то не может, кто-то не хочет, у кого-то отпуск, у кого-то жена. Директор все это понимает и начинает превращать сбор совещания в сложные переговоры, личные звонки всем этим людям.

А ведь можно куда проще! Вы не поверите, но «техника» дошла даже до этого. Опытный личный ассистент звонит каждому, аккуратно прощупывает почву, у каждого узнает, когда у него есть время, когда ему удобно, с каждым строит индивидуальную работу, из этого складывает график и находит точку, когда всем удобно. Поверьте, оперирование временем других людей и умение системно решить задачу — это тоже могут делать за вас.

Очень классное качество ассистента — это уметь хранить информацию, любую, которая когда-то поступала ему в голову, в электронную почту, стол, да куда угодно.

Я видела это в реальных отношениях директор-ассистент. Шеф приходит и говорит: «Мы лет пять назад встречались с мужиком, он предлагал нам вот это, я вообще его не помню, не помню, как его зовут, но я примерно помню, какую он предложил нам услугу, и он мне нужен сегодня». У хорошего персонального ассистента есть ответы на все вопросы. Неважно, как (почта, записная книжка — это не проблема директора), важно, что любое взаимодействие, которое когда-то шеф с кем-то произвел, откладывается на подкорке, и всегда можно обратиться к памяти, к записям и реально найти человека, который по каким-то причинам был не нужен много лет. 

Личная сфера тоже крайне важна. Очень часто, особенно если ассистент проработал хотя бы пару лет, он занимается делами семьи своего руководителя. Это абсолютно нормально. Заболел ребенок — надо вызвать врача, ребенок с бабушкой — бабушка звонит не родителям, она звонит ассистенту. Ассистент позвонила терапевту, организовала доставку лекарств на дом, отправила водителя, и все счастливы.

Если личные вопросы за вас решает ассистент, это не значит, что вы не любите свою семью. Ведь если кофе на завтрак для семьи за вас варит кофемашина, а вы только кнопки на ней нажимаете, это не значит, что вы не любите тех, для кого этот кофе варится.

Просто есть человек, который поможет вашей семье быстрее вас. Хватит уже бегать от этой практики или подменять ее половинчатыми решениями вроде обращения к офис-менеджеру. Личный ассистент отличается от офис-менеджера так же, как смартфон отличается от кнопочного телефона. Звонить могут оба, но первый — это умная машина, а второй, мягко говорят, давно не тянет. И вот что я вам скажу: вы можете позволить себе смартфон.

Я как-то была в Мексике и удивилась одному факту, который для России пока дикость. В этой стране такое расслоение по доходам, что любой человек, который относится к категории среднего класса, легко может позволить себе нанять различных помощников. И там это нормально. Это никого не унижает, не вызывает протестов.

Просто одни в жизни добились большего, чем другие, теперь их время и усилия стоят дороже, и им нужны водители, горничные, сиделки, няни, а кому-то — личные ассистенты. И в России тоже не надо быть богачом, чтобы все это себе позволить, это нормально даже для верхней границы среднего класса. 

Я понимаю скептиков. Где найти столько толковых ассистентов для тысяч занятых людей? И дело не только в навыках, дело в самой готовности помогать другим.

У нас, конечно, все непросто с людьми, которые готовы работать в сервисе. За годы советской власти само понятие сервиса как нормальной работы сильно поистрепалось. Эта работа считается чем-то унизительным. Советская социальная игра в «товарищество» не предполагала, что один человек может найти себя в службе другому, а этот другой — нормально принимать чью-то службу.

Но ведь мы-то с вами понимаем, что никакого «товарищества» между всеми людьми не существует. Мы живем в мире неравенства, и те, кто в этом мире добился большего благосостояния, имеют право на большее. А если ваш офис-менеджер не тянет (а так, скорее всего, и есть), не надо бездумно менять шило на мыло, нанимая другого. Проведите апгрейд, научите человека быть личным помощником. Сейчас и такое тоже можно сделать, есть курсы. Главное — перестаньте тащить то, что вы тащить не должны, привыкайте — вам положено. 

Когда-то в нашем обществе элитой была аристократия, эти люди с детства приучались к тому, что часть жизненных задач за них решают другие. Теперь у нас новая элита, но жизненные задачи остались. И решать их нужно, по сути, так же, зачем выдумывать велосипед. Надели корону, учитесь уже носить ее правильно!