«Хотите все успевать? Тогда садитесь за дела в воскресенье». Простые правила планирования

От прокрастинации и нерешительности спасает надежный метод еженедельного планирования, уверен карьерный консультант Рафаэль Сарандесес. Он описал в блоге на Medium.com свою систему, которая позволяет сделать больше, прилагая меньше усилий. Итак, что он предлагает:

1. Планируйте неделю по воскресеньям

В воскресенье стоит выделить некоторое время для работы над календарем и решить, когда вы займетесь углубленной работой над вашими самыми важными целями. Недельные рамки дают наилучший результат: это дает перспективу и ощущение прогресса, но в то же время удерживает вас в «активном режиме».

Заблаговременно выделяя время на выполнение значимых проектов каждую неделю, вы заметите положительный побочный эффект: после того, как вы впишете в простой календарь на неделю все, что требуется для продвижения к вашим целям, вы поймете, что у вас остается еще много времени для других вещей.

Это занятие окрыляет, в одну неделю удается уместить очень много, при этом в душе сохраняется ощущение спокойствия и порядка.

2. Осознайте задачи и рабочий процесс

Реальная жизнь заставляет нас жонглировать планами, которые касаются встреч, звонков, офисной политики, личных поручений, административной работы и т. п. При этом важно помнить и о неприоритетных задачах. Заполняя календарь, подумайте об этих четырех видах деятельности:

• Обеспечили ли вы достаточно возможностей для «сфокусированной работы» (работы, требующей больших усилий и обладающей высокой отдачей) на эту неделю?
• Максимальна ли ваша способность достигать «легких побед» (небольшие усилия, высокая отдача) на этой неделе, если использовать время с умом? Например, составление бизнес-предложения или звонок потенциальному клиенту крайне важны для бизнеса (высокая отдача), хотя они занимают мало времени или усилий в относительном выражении.
• Эффективно ли вы работаете с «заполнением пробелов» (небольшие усилия, низкая отдача) в течение дня? Вы можете проверять электронную почту или заниматься административной работой в перерывах между встречами, по пути с работы и на работу или когда у вас есть 15-30 свободных минут, за которые невозможно справиться с более значимыми задачами.
• Наконец, «убийцы производительности» (низкая отдача, серьезные усилия). Эти задачи истощают вашу энергию и имеют минимальную отдачу. Они часто появляются как неотложные запросы от других людей. Можно ли делегировать их кому-то, кто лучше сможет с ними справиться или кому больше нравится заниматься подобными делами?

3. Оберегайте время для вещей, которые продвигают вас к вашим целям

Чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать до конца недели во что бы то ни стало, я экспериментировал с подходами «Неделя-5» (Н5) и «День-3» (Д3). Это ужасно просто и помогает сосредоточиться на том, что важно, чтобы добиваться максимальных результатов каждую неделю.

Еженедельные «Н5» дела: 5 вещей, которые мне нужно сделать до конца недели — несмотря ни на что, их можно назвать также «большой пятеркой».

Ежедневные «Д3» задачи: каждый вечер я определяю 3 вещи, которые нужно сделать к концу следующего дня, они же «маленькая тройка».

К Д3-задачам может относиться что-то, что нужно сделать, чтобы продвинуться вперед в выполнении Н5-задач. Идея состоит в том, чтобы объединить еженедельный выбор приоритетов с ежедневным обязательством выполнять как минимум 3 соответствующие задачи.

4. Используйте свой календарь в качестве основного инструмента производительности

После того, как вы классифицировали свои задачи и рабочий процесс, четко определили свои Н5 и Д3, заполните пустой шаблон календаря на следующую неделю.

Выделите как минимум 90 минут для каждого пункта из Н5. В этой статье мы фокусируемся на ваших профессиональных целях, но список Н5 может включать в себя другие важные задачи — не только рабочие.

Каждый вечер планируйте свой следующий день и выделяйте как минимум 30 минут для каждой из Д3-задач. Список Д3 на понедельник можно составлять во время воскресного планирования.

Обратите внимание на «мертвое» время или время для отдыха между более крупными делами (или даже во время поездок) и планируйте использовать это время для «заполнения пробелов»: просмотрите документы, ответьте на электронную почту, набросайте заметку, поболтайте с коллегой и т.д.

Действуйте гибко: если что-то происходит и возникает необходимость перераспределить время, сделайте это. Это нормально, если вы не удаляете блок, а переносите его на альтернативное время.

Если у вас «закончились слоты», пора начать говорить «нет». Да, легче перегрузить график, чем сказать «нет» людям, которые просят вашего времени. Но если вы соглашаетесь на каждую просьбу, то ваше время принадлежит уже не вам, а им.

Если вам кажется, что вы застряли в неэффективном состоянии, записывайте, как из него выйти. Четкое описание задач, которые вы выполняете ежедневно, помогает определить основные силы, которые действуют против вас.

5. Награждайте себя, совершенствуйте процесс, чтобы закрепить привычки, и отвлекайтесь вовремя, чтобы избежать выгорания

Некоторые задачи, необходимые для достижения значимых целей, бывают довольно неприятными. Это не изменится. Планирование и системы никогда не заменят тяжелую работу и жертвы, какими бы умными эти системы ни были. Иногда работа может быть в тягость и утомлять.

Но мы можем заставить наши психологические предубеждения — например, желание получать немедленное вознаграждение за долгосрочные обязательства, — работать на нас. Вырабатывайте стратегии, которые будут поддерживать мотивацию, когда вы хотите делать не «то, что нужно», а «то, что хотите».

Побалуйте себя

Осязаемая награда — это мощный источник мотивации, и все средства хороши, когда речь идет о том, чтобы держать себя в тонусе.

Получайте удовольствие, отслеживая прогресс

Многие приложения отслеживают повторяющиеся действия или привычки. Они поддерживают нашу ответственность, когда мы начинаем трансформировать поведение, показывая нам прогресс и динамику.

Запланируйте отдых

Мы не машины, и переутомление приводит к неэффективности. В профессиональном спорте отдых не просто так же важен, как и тренировки: он — часть тренировочной программы.

Теги: управление временем, личностный рост, карьера