Интеграторы заработают на документообороте

Большинство российских предприятий столкнулись с одной и той же проблемой: документы превратились в гору бумаг, через дирекцию проходит чудовищный массив данных, перерабатывать который без специализированных средств стало невозможно. Чтобы не утонуть в море информации, многие организации все чаще стали задумываться о переводе документов в электронный вид, а ИТ-компании готовятся делать на этом бизнес.

Что заставляет компании внедрять системы электронного документооборота (СЭД)

 Как реагируют на рост спроса ИТ-компании

 Что мешает расти рынку еще быстрее

 

 

Тимофей Григорьев

руководитель отдела программных решений компании «АСП»

Виктор Гудков

менеджер по продажам компании Documentum

Дмитрий Калаев

заместитель директора компании NAUMEN

Галина Князева

руководитель проекта электронного документооборота компании «ВЫСО»

Анатолий Коромыслов

директор департамента проектов и продаж компании «Интермаст»

Антон Меленцов

директор компании «Метамодель»

Алексей Оносов

технический директор компании «Юнисофт»

Сергей Тумашев

директор компании «Интермаст»

Ярослав Шадыря

менеджер по развитию информационных технологий компании «СладКо»

 

 

СЭД помогают управлять бизнесом

Управление бизнесом — это один из видов управления информацией, и от того, насколько она полна, достоверна и своевременна, зависит компетентность решений. На любом предприятии ежедневно копятся не только финансовые и бухгалтерские данные, но и договоры, приказы, служебные записки, отчеты и т. д. Часть этих информационных потоков можно контролировать с помощью ERP-системы. Однако, по мнению Тимофея Григорьева, руководителя отдела программных решений компании «АСП», даже если в организации имеется ERP-система, до 60% сведений все равно теряется. Они остаются в файлах на компьютерах сотрудников, записываются на бумажках или находятся только в голове специалиста. В случае болезни или ухода работника с предприятия вся усвоенная им информация неминуемо теряется. Многие предприятия внедряют электронные системы исключительно ради интеллектуального архива. Прочерчивается тенденция: СЭД оказываются востребованы все более малыми компаниями. Главное для которых — именно структурированное хранение информации, поскольку бизнес-процессы в таких фирмах достаточно просты.

Необходимо учитывать и то, что бумажный документооборот — дело весьма затратное. По подсчетам экспертов, создание каждого документа обходится в среднем от 10 до 100 руб., а то и дороже. В Соединенных Штатах ежегодные расходы на бумажные документы, включая стоимость бумаги, печать, доставку и т. д., достигают $1 трлн. «Для нас внедрение системы электронного документооборота как минимум существенный вклад в сохранение лесов», — замечает Валерий Костарев, пресс-секретарь генерального директора компании «Уралсвязьинформ». Компания NAUMEN приводит в пример простой расчет экономического эффекта от СЭД. Как известно, около 9% штрафов можно было бы избежать, если бы на предприятии не терялись документы. 6% рабочего времени уходит на поиск нужных документов, а 10% — теряется при подготовке документа для передачи из рук в руки. Для каждого предприятия можно приблизительно определить выгоду внедрения СЭД. Дмитрий Калаев, заместитель директора компании NAUMEN, предлагает в подобных случаях рассмотреть два варианта: оптимистичный и пессимистичный. Верным решением окажется нечто среднее. СЭД может экономить свыше половины рабочего времени сотрудников офиса, имеющих дело с документами — договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т. п. Время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочие часы за счет возможности удаленных операций с документами или через web-браузер, или по электронной почте.

Основной спрос на системы электронного документооборота генерируют средние и крупные промышленные предприятия. Активно автоматизировать документооборот начинают банки. Важными заказчиками СЭД, в отличие от ERP-систем, становится государственный и муниципальный сектор. «Мы пытались для себя нарисовать типичный образ заказчика СЭД — это промышленные предприятия и госсектор: им приходится работать с огромным количеством бумажных документов», — делится размышлениями Алексей Оносов, технический директор компании «Юнисофт».

Внедрять СЭД стимулируют и требования системы управления качеством. Сертификация по ISO предполагает обязательную четкую документальную фиксацию каждой стадии производства продукта — от его разработки до отгрузки заказчику. Обходиться без отлаженной СЭД становится все сложнее. Антон Меленцов: «Установить эти системы часто советуют аудиторы. Например, у одного из наших клиентов аудит проводили западные заказчики, и они настойчиво рекомендуют СЭД».

Необходимо учитывать, что автоматизированный документооборот — это инструмент повышения эффективности менеджеров. Подобные системы избавляют директора от решения текущих вопросов. СЭД освобождают время руководителя для стратегических планов либо для поиска выхода из нестандартных ситуаций, которых бывает не более 10-15% от общего количества документов, но на которые должно уходить по 60-90% рабочих часов, — утверждают специалисты компании «Интермаст». Текущие вопросы должны занимать минимум времени.

Но системы электронного документооборота — не только автоматизация движения документов. Сергей Тумашев, директор компании «Интермаст»: «Часто вопросы совершенствования и модернизации управления предприятиями упираются в отсутствие возможности контролировать выполнение решений, и тут системы электронного документооборота оказываются идеальным вариантом. Слово «документооборот» устарело, правильнее говорить о документационном обеспечении управления». В компании «ВЫСО», пару лет назад внедрившей систему NauDoc, эффективность работы руководителя проекта электронного документооборота Галины Князевой оценивают именно по возможности управлять исполнительской дисциплиной и по скорости прохождения документов. «Многие руководители не понимают, что если они дали поручение, то на них лежит ответственность за его исполнение, а контролировать это проще с помощью СЭД», — заявляет Анатолий Коромыслов, директор департамента проектов и продаж компании «Интермаст».

ИТ-компании готовятся
к масштабному освоению рынка СЭД

Согласно оценке международного консалтингового агентства Gartner, в мире 70 млн пользователей систем электронного документооборота. Сколько из них приходится на Россию — доподлинно неизвестно. Тем не менее есть показатели роста продаж подобных программ в нашей стране — 30-40% в год, а по самым оптимистичным данным — 90-130%. Если сейчас емкость рынка не превышает $160 млн, то к 2007 г . те же исследователи прогнозируют уже около $300 млн.

Еще 2-3 года назад внедрения СЭД были единичными. В прайсы системных интеграторов эти продукты попадали от случая к случаю — с целью обеспечить полный ассортимент программных комплексов. Специализированные компании на рынке отсутствовали. Большинство потенциальных клиентов внедряли финансовый и управленческий учет. «Существует классическая триада, в рамках которой развивается информационная инфраструктура предприятия: сначала внедряется ERP (склад, логистика, бух­учет и т. д.), потом — СЭД (неструктурированная информация), а после этого наступает очередь установки портального решения, которое объединяет данные из разных систем и обеспечивает простоту доступа к информации», — подчеркивает Тимофей Григорьев.

Похожим путем к внедрению СЭД пришел концерн «СладКо». Вначале установили ERP-систему Navision, но ее оказалось недостаточно, и на предприятии стали появляться дополнительные программные комплексы для обмена информацией между сотрудниками и топ-менеджерами. Через некоторое время с целью облегчить доступ к информации в «СладКо» запустили портал. Ярослав Шадыря, менеджер по развитию информационных технологий компании «СладКо»: «Мы не внедряли СЭД, поскольку не было описания бизнес-процессов. В ERP нам не хватало утверждения договоров и заявок. Для нас первостепенный именно процесс прохождения документов, а портал мы используем как хранилище информации».

Сейчас на Урале уже множество предприятий, которые разобрались с управленческим учетом и теперь ищут подходящую СЭД. «У нас идет постоянное увеличение продаж. Тендеров проводится все больше. Различные компании начинают осознавать, что СЭД — это не просто дань моде, а производственная необходимость. Выживать на рынке будут те, кто действует оперативнее и качественнее, в чем и помогает автоматизация электронного документооборота», — резюмирует Виктор Гудков, менеджер по продажам компании Documentum. Бизнес этой компании на Урале растет по 30-40% в год.

Интеграторы вовремя откликнулись на требование рынка. Группа компаний «АСП», активно продвигающая управленческий софт, прошлой осенью создала новый отдел — он будет заниматься СЭД и сейчас уже работает с первыми клиентами. Компания «Интермаст» расширила линейку предложений по СЭД, недавно занявшись новой системой PayDox. «Юнисофт» начинает предоставлять услуги по внедрению российской системы DocsVision. Постоянно наращивает обороты уральский разработчик СЭД — компания NAUMEN. Интерес интеграторов к автоматизации документооборота вполне понятен. «Значительная часть стоимости проекта, — утверждает Алексей Оносов, — это затраты на консалтинг интегратора, собственно на лицензии приходится около 20% расходов клиента». Как считает Сергей Тумашев, стоимость консалтинга не может быть менее 40% от суммы контракта.

Рынок СЭД находится в самом начале своего развития: он не консолидирован (только системы российских разработчиков можно считать десятками) и пока не очень заметна экспансия крупных западных игроков (на них приходится не более ¼ внедрений). Сами ИТ-фирмы отмечают: до конкуренции в этом секторе пока далеко. Солидные московские компании претендуют только на серьезных клиентов с крупными ИТ-бюджетами и не мешают местным интеграторам автоматизировать средний бизнес.

У рынка отличные перспективы. Основной спрос на СЭД еще впереди. Маркетинговое исследование, проведенное компанией «АСП» осенью прошлого года, показало, что продукты подобного класса успешно работают у 20% опрошенных организаций, остальные 80% находятся либо на стадии выбора решения, либо только внедряют его.

Рост рынка СЭД сдерживает низкая квалификация заказчиков

Однако бурному развитию СЭД мешают несколько факторов. Во-первых, сами предприятия не всегда готовы к электронному документообороту, поскольку его внедрение требует четкого понимания и прописывания бизнес-процессов. Расхожая фраза о том, что при автоматизации хаоса получается автоматизированный хаос, справедлива и для СЭД. Во-вторых, на эти системы не существует четкого прейскуранта. Стоимость рабочего места в разных программах может колебаться от $100 до $1 тыс. и выше. «Интерес к системам очень большой, но как только люди слышат, что рабочее место стоит около 10 тыс. руб., энтузиазм сразу пропадает», — говорит Алексей Оносов.

С трудом приживается культура работы в системе и на самих предприятиях. «У пользователей есть стереотип обращения с документами. Поначалу было очень сложно, — делится наблюдениями Галина Князева, — сотрудники привыкли иметь дело с бумажками, им казалось, что быстрее сбегать в соседний кабинет и все отнести лично». Но, пожалуй, самый серьезный аргумент противников внедрения СЭД — сложность расчета окупаемости системы. В основном это общая проблема всех информационных систем, поскольку нет прямой и четкой взаимосвязи между внедрением и повышением конкурентоспособности. Хотя для определения окупаемости СЭД существует ряд методик. Например, учитывая простоту обслуживания и низкую стоимость владения (устанавливается только на центральный сервер, не требуется настройки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей), создатели таких систем, как PayDox, утверждают: срок окупаемости может составлять всего 2-3 месяца. Следует помнить, что экономия на операциях с бумажными документами, которая, естественно, присутствует, — это не основное преимущество системы документооборота, главное — рост управляемости и прозрачности бизнеса.

Многие руководители боятся выбрать продукт, не подходящий их предприятию. Хотя существует возможность приобрести лицензии с ограниченным сроком действия или предварительно развернуть СЭД на одном участке. Однако при этом система не покажет все, на что способна: эффект от нее повышается с ростом масштаба проекта.

Успешность внедрения системы зависит как от профессионализма интегратора, так и от заинтересованности высшего руководства заказчика. В итоге СЭД устанавливается именно ради удобства их работы. Если процесс не курирует руководство, скорее всего проект придется свернуть. 

 

СЭД — это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ, причем это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п. Помимо базовых функций, в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (они настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

 

Виктор Гудков: «Выживать на рынке будут те, кто действует оперативнее и качественнее, — именно это и дает СЭД».

Дмитрий Калаев: «СЭД может экономить свыше половины рабочего времени сотрудников офиса».

Антон МеленцОв: «Западные партнеры настойчиво рекомендуют внедрять СЭД».

Сергей Тумашев: «Слово «документооборот» устарело, правильнее говорить о документационном обеспечении управления».