Командировки передают на аутсорсинг

Обороты компаний, специализирующихся на бизнес-туризме, ежегодно удваиваются. Сперва деловые поездки на аутсорсинг отдавали филиалы международных корпораций. Сейчас на эту схему начинают переходить все больше местных компаний. Руководители предприятий говорят, что аутсорсинг позволяет оптимизировать затраты рабочего времени сотрудников и экономить деньги.

эксперты
Татьяна Заварницина
начальник отдела информационных технологий Союза предприятий стройиндустрии Свердловской области
Юлия Коган
директор по маркетингу филиала ОАО «МТС» в Свердловской области
Наталья Нестерова
директор IBC Corporate Travel
Наталья Обожина
директор Клуба Путешествий «Крылья»
Милена Попкова
директор екатеринбургского филиала «Райзебюро ВЕЛЬТ»
Елена Хитрина
менеджер по персоналу екатеринбургского филиала ООО «АББ Электроинжиниринг»
Евгений Чупахин
генеральный директор IBC Service Network

Как сэкономить до 40% на гостинице
Кому выгодно передавать командировки на аутсорсинг
Как избавиться от авансовых отчетов по поездкам

В большинстве екатеринбургских компаний командировки организует сотрудник службы персонала либо секретарь. Подготовку к поездке он начинает за две недели, а иногда и за месяц. На сайтах www.polets.ru или www.rzd.ru выбирает нужный авиарейс либо поезд, затем заказывает билеты. Места в гостиницах тоже старается забронировать минимум за две недели, при этом некоторые отели берут за бронь дополнительно 10-20% сверх стоимости номера. Но есть и альтернативная система подготовки к командировкам — аутсорсинг.

«Это направление для России новое, — рассказывает ЕВГЕНИЙ ЧУПАХИН, генеральный директор IBC Service Network. — Да и для Запада тоже. Там примерно в 80-х гг. бизнес-поездки выделились в самостоятельное направление туризма. С ростом компаний увеличилась потребность в деловых поездках. Командированным, в отличие от отдыхающих, не важен вид из окна: все, что им нужно, — билет и гостиница, причем быстро». Чуть позже представительства крупных зарубежных корпораций начали появляться в России. У каждой западной компании уже была разработана своя командировочная политика, которая определяла бюджеты поездок в зависимости от ранга сотрудника: уровень гостиницы и класс перелета. Именно приход иностранных игроков, по мнению г-на Чупахина, спровоцировал появление организаций, предлагающих услуги в этом направлении. В Екатеринбурге такие фирмы появились около четырех лет назад, основной объем заказов сейчас приходится на тройку лидеров: IBC Corporate Travel, Клуб Путешествий «Крылья» и «Райзебюро ВЕЛЬТ». Среди клиентов много международных компаний — Coca-Cola, Johnson & Johnson и др., но есть и местные предприятия — концерн «Калина», фабрика «Пальметта» и т. д. Заказчики обращаются за услугами как для организации командировок отдельных сотрудников по России, так и для подготовки выездных зарубежных семинаров, рассчитанных на несколько десятков участников.

Три направления делового туризма

Поскольку деловой туризм достаточно новое для России явление, многие термины еще не имеют русскоязычных аналогов. Да и само понятие часто сужают, подразумевая под ним лишь командировки. В международной практике бизнес-туризм классифицируют по трем направлениям: destination management1, MICE2 и сorporate travel3.

Destination management включает услуги по организации приема гостей на своей территории. Это бронирование номеров, размещение в гостиницах, трансфер, экс­курсии и ознакомительные поездки по региону. ЕЛЕНА ХИТРИНА, менеджер по персоналу екатеринбургского филиала ООО «АББ Электроинжиниринг», рассказывает, что их компания считает наиболее эффективным передавать на аутсорсинг именно прием иностранных гостей. «Наши обращения по организации деловых поездок носят регулярный характер, хотя они нечасты. Не говоря о стандартных услугах, таких как бронирование номеров в отелях, предоставление трансфера, очень удобно заказывать для наших гостей оформ­ление визовой поддержки для въезда в Россию — нам не нужно самостоятельно обращаться в ОВИР или МИД, тратить на это время своих сотрудников, — убеждена г-жа Хитрина. — Очень привлекателен тот факт, что оплату за услуги иностранные компании могут производить и безналичным путем».

Направление MICE — организация поощрительных поездок для сотрудников или клиентов (инсентив-туры), подготовка конференций, выставок, встреч. Обычно это групповые поездки с численностью участников от 8 до 200 человек. НАТАЛЬЯ ОБОЖИНА, директор Клуба Путешествий «Крылья», признается, что больше всего любит планировать именно такие поезд­ки: «Это не только билеты и гостиница, это все в комплексе: когда, допустим, все дни заняты семинарами или конференцией, забронированы конгресс-холлы, проходят гала-ужины, требуется экскурсионное сопровождение». Бюджет таких поездок — от 1 до 20 млн руб. в зависимости от числа участников, выбранной страны и уровня отеля. Часто на организацию групповых бизнес-туров проводят тендеры. По словам г-жи Обожиной, иногда приходится прорабатывать 12-15 вариантов поездки. Один из постоянных заказчиков подобных поездок — концерн «Калина»: в 2006 г. предприятие устраивало семинар для 200 дилеров в Индии. Бывает, что клиентами становятся официальные инстанции, например, делегация Эдуарда Росселя ездила в Японию, а делегация Петра Латышева — в Китай. ТАТЬЯНА ЗАВАРНИЦИНА, начальник отдела информационных технологий Союза предприятий стройиндустрии Свердловской области, отмечает, что потребность в групповых поездках у их организации возникает дважды в год — весной и осенью. Обычно союз задает тему (скажем, посещение международной строительной выставки) и формирует список участников. Организацию поездки полностью отдают на аутсорсинг. «В 2005 г. мы ездили в Японию. Группа состояла из первых лиц строительных предприятий разного профиля, всего 70 человек. Наша цель была посетить строящееся метро (японское метро считается лучшим в мире), посмотреть на возведение жилых домов, объектов соцкультбыта», — вспоминает г-жа Заварницина. Но решение бизнес-задач не единственное требование к групповым поездкам. Татьяна Заварницина: «Для нас важно, чтобы не было никаких накладок, чтобы у гостиницы был хороший уровень, чтобы не приходилось ожидать автобуса, чтобы у нас был отлично спланированный досуг. Люди выезжают не только поработать, но и немножко отдохнуть». По ее словам, маржа фирм на организацию подобных туров равна 10% от стоимости поездки.

Третье направление, на которое приходится самое большее число заказов, — сorporate travel. Компании заключают договор с фирмой, специализирующейся на этом виде делового туризма, заполняют заявку на каждую поездку. А сотрудники фирмы заказывают и доставляют билеты в офис клиента, бронируют номера в гостиницах. По такой схеме работает местный филиал МТС. «Наш ежемесячный бюджет командировок около $20 тыс., это примерно 30-40 поездок, — рассказывает ЮЛИЯ КОГАН, директор по маркетингу филиала ОАО «МТС» в Свердловской области. — Организацией командировок у нас занимаются администраторы: они согласовывают с собирающимся в командировку сотрудником удобные для него рейсы и гостиницы, а заявку на заказ билетов и бронирование номера отправляют в специализированные компании». По наблюдениям г-жи Коган, аутсорсинг позволяет оперативнее получить услугу. «Часто выходит, что билеты нужно приобрести буквально за несколько часов до отъезда сотрудника в командировку, и этот вопрос решается моментально», — отмечает она.

Аутсорсинг позволяет сэкономить на билетах и гостинице

«Когда клиент передает организацию командировок профессиональной компании, он может сократить расходы до 20%», — убеждена МИЛЕНА ПОПКОВА, директор екатеринбургского филиала «Райзебюро ВЕЛЬТ». Размер экономии зависит от вида сотрудничества между заказчиком и фирмой, предоставляющей услугу, от системы договоров с отелями и перевозчиками. Екатеринбургские компании сorporate travel предлагают клиентам две схемы работы.

Первая форма договора предусматривает обслуживание по ценам, не превышающим официальные тарифы перевозчика или отеля. «Мы выполняем всю работу по подбору и бронированию гостиницы, а клиент платит так же, как если бы он сам обратился в отель», — подчеркивает НАТАЛЬЯ НЕСТЕРОВА, директор IBC Corporate Travel. Ввести такую форму взаимодействия позволяют прямые договоры с гостиницами. В каждом документе прописан размер вознаграждения, которое получает компания от отеля за бронирование номеров. В IBC Corporate Travel утверждают, что размер комиссии в зависимости от объема заполненных номеров варьируется от 5 до 50%. Компания получает прибыль именно за счет этих комиссий. Если размер комиссии достаточно велик, то фирма может сделать клиенту скидку, за счет чего стоимость номера становится ниже официальных тарифов отеля. «Наша компания делает предоплату за год за конкретное число номеров в некоторых гостиницах, например в московских «Космос», «Измайлово», «Президент-отель». Это называется «выкупленная квота», — поясняет Милена Попкова. — Гостиница готова делать на такие заказы скидки до 40%». Елена Хитрина добавляет, что иногда номера можно получить значительно дешевле по спецпредложениям, в частности, в сезоны низкой деловой активности. В то же время клиенты замечают, что даже при обращении в компании corporate travel встречаются трудности с бронированием номеров. Юлия Коган: «Часто отсутствуют места либо просто нет подходящих гостиниц в желаемом районе города». Система работы с перевозчиками та же, что и с отелями, только здесь максимальный процент скидки меньше. Например, Клуб Путешествий «Крылья» занимается железнодорожными и авиабилетами, но при продажах предпочтение отдает «Уральским авиалиниям» — своему учредителю. Максимальная скидка, которую предоставляет авиакомпания корпоративным заказчикам, — 10% от тарифа. «Наши клиенты могут пользоваться данной скидкой. Для этого, правда, нужно сделать предоплату по нашему договору. Обычно клиент кладет на депозит 75-100 тыс. руб., когда сумма заканчивается, депозит обновляют», — отмечает Наталья Обожина. По ее словам, весь туристический бизнес построен на комиссионных, которыми может играть компания, в одних случаях предоставляя большую скидку клиенту, в других — оставляя себе.

Эксперты отмечают еще несколько моментов, на которых клиент может сущест­венно сэкономить. Если для иностранного гостя заранее бронируют гостиницу и оплачивают проживание, то визовую поддержку, как правило, оказывают бесплатно. При организации деловых мероприятий — конференций, семинаров — клиенты имеют возможность получить скидку за аренду конференц-зала до 30%. Размер скидки зависит от уровня зала.

Если первый тип договора предполагает работу по ценам на уровне официальных тарифов, то вторая форма предусматривает фиксированную плату за услуги (к примеру, сбор за бронирование гостиницы или авиабилета). «В этом случае компания обязательно отдает клиенту свои скидки, — объясняет Наталья Нестерова и приводит конкретные примеры: — Пассажир летит бизнес-классом по маршруту Владивосток — Москва и обратно. Стоимость билетов на рейс авиакомпании «Аэрофлот» равна 110 тыс. руб. Размер комиссии агента, который продаст билет этой авиакомпании, в среднем 5%, что в денежном выражении составляет 5,5 тыс. руб. Наш сбор за выписку билета — 400 руб. Таким образом, клиент оплачивает сбор 400 руб., а получает скидку более 5 тыс. руб. на билет». Однако, по словам заказчиков, сэкономить такую сумму не всегда удается: Владивосток — Москва — одно из самых дальних российских направлений, а значит, и перелет дорогой. Обычно билеты стоят дешевле, следовательно, и сумма скидки меньше.

Аутсорсинг оптимизирует рабочее время менеджеров

Кроме прямой экономической выгоды за счет скидок на билеты или номера, клиенты получают от аутсорсинга косвенные преимущества. Такая схема позволяет значительно разгрузить рабочий день сотрудников разного уровня. Офис-менеджер не занят поиском, бронированием гостиниц и билетов, больше времени уделяет своим прямым обязанностям. Компания экономит на Интернете и на междугородных телефонных переговорах.

Командированный сотрудник фирмы не тратит время на составление авансовых отчетов. Ему не надо возить с собой наличные, везде брать чеки, выписки, билеты — все оплаты происходят по безналичному расчету.

Сотрудничество с фирмами по организации деловых поездок значительно облегчает работу бухгалтерии. Не приходится обрабатывать авансовые отчеты, не нужно оплачивать счета от нескольких гостиниц или перевозчиков. Обычно в компанию приходит единый счет, куда уже все включено. Поскольку для постоянных клиентов открыты кредитные линии, они могут заплатить за услугу после того, как она оказана, т. е. один-два раза в месяц, а не за каждую поездку в отдель­ности. Как уверяют пользователи, если у компании corporate travel сложились с заказчиком надежные партнерские отношения, оператор может, не дожидаясь поступления денег на счет, начать работать над заявкой.

Местные компании перестраиваются медленнее

Четких критериев, до каких пор предприятию стоит нагружать подготовкой деловых поездок штатных сотрудников, а при каком ежемесячном бюджете командировок следует передать обслуживание на сторону, пока нет. Клиенты замечают, что полностью избавиться от вопросов по командировкам не удается: в компании всегда есть человек — связующее звено с командированным сотрудником.

Милена Попкова считает, что выгода не зависит от штата предприятия и объема командировок: «Это может быть фирма из десяти человек или огромный завод. В любом случае, когда организация готовит деловую поездку через туроператора, она получает минимизацию финансовых расходов». Наталья Обожина говорит, что задуматься стоит предприятиям, у которых сотрудники летают в командировки пять-шесть раз в месяц. «Пусть это будет Москва, Петербург, зарубежье — неважно. При таком количестве полетов можно уже на билетах сэкономить, а если меньше — наверное, можно обойтись своими силами, занять секретаря работой». Евгений Чупахин замечает, что клиенты IBC Corporate Travel тратят на командировки ежемесячно от 100 тыс. руб. «В некоторых компаниях бюджет поездок на месяц достигает полмиллиона, миллиона и больше. Но объем расходов на командировки не единственный отличительный признак. Обычно услугами corporate travel пользуются компании, филиалы которых расположены во многих точках России и мира. Либо это может быть крупная организация, расположенная локально, чьи сотрудники вынуждены часто ездить в командировки. Пример такой компании — завод имени Калинина. У него очень солидный объем поездок», — утверждает он.

Как полагает Милена Попкова, мест­ные компании пока не совсем готовы делегировать функции по подготовке к командировкам: «Крупные предприятия уже перестраиваются, а те, что поменьше, еще работают по привычке — делают все сами». Однако тенденция передачи командировок на аутсорсинг усиливается: годовые обороты компаний удваиваются (см. «Статистику» на стр. 48). «Количество обращений увеличивается как интенсивно, так и экстенсивно. Фирмы, которые уже обслуживаются в IBC Corporate Travel, растут, и мы так или иначе получаем приток людей. Плюс в регион приходят новые фирмы либо меняется подход к организации бизнес-поездок, и к нам обращаются крупные компании и заводы — они отдают командировки на аутсорсинг, осознавая, что это им принесет прибыль. Но в основном пока это предприятия, которым назначили московского управляющего», — заключает Евгений Чупахин.

 

1 Destination management — услуги по организации приема гостей.
2 MICE — англоязычная аббревиатура, состоит из заглавных букв ключевых английских слов, характеризующих основные составляющие этого направления: M — Meetings (встречи), I — Incentives (поощрительные поездки), С — Conferences (конференции), E — Exhibitions (выставки).
3 Corporate travel — командировки.

детали
На чем экономит клиент
Статьи расходов, на которых экономит компания, отдавая командировки на аутсорсинг

Статья	Экономия
Проживание в гостинице	До 40%
Билеты	До 10%
Интернет, телефон (междугородные/международные переговоры)	1,5-7 тыс. руб.
Зарплата «дополнительного менеджера по командировкам»	10 тыс. руб.

Источник: данные компаний.

цифры
Деловой туризм в цифрах

80% российских компаний, ­передавших деловые поездки на аутсорсинг, заказывают стандартный набор функций (получение виз, бронирование билетов, гостиниц). 20% клиентов пользуются другими услугами бизнес-туризма (организация и проведение корпоративных мероприятий). 25- 30% ежегодный прирост ­рынка корпоративного туризма в России.  
Источник: маркетинговое агентство Step by Step.