«Люди даже не понимают, к какому решению пришли». 4 вещи, способные погубить совещание

О рабочих совещаниях уже давно говорят как о бесполезном занятии, на которое тратится драгоценное рабочее время. Согласно исследованию Harvard Business Review, 65% старших менеджеров считают, что совещания мешают им работать, а 71% назвал собрания непродуктивными и неэффективными. Мэйми Канфер Стюарт, автор книги «Как проводить эффективные, интересные и приятные собрания», поясняет, из-за чего конкретно падает продуктивность совещаний, пишет Fast Company.

1. Вы не проговариваете принятые решения

Многие совещания заканчиваются словами «Похоже, мы нашли решение проблемы», но все ли поняли, к какому решению вы пришли?

Нет никакого единого «мы», не каждый решится взять на себя ответственность и сделать следующие необходимые шаги, — считает Стюарт. — Скорее всего, у каждого на собрании есть свое представление о том, что нужно делать дальше, и после собрания все разойдутся с разными решениями.

Тому, кто проводит совещание, стоит сказать следующее: «Похоже, нам нужно решить проблему следующим образом. Все поняли? Кто-нибудь может повторить и записать, к чему мы в итоге пришли?».

Сотрудники могут предлагать разные идеи, но в итоге кто-то должен проговорить и записать конкретные принятые решения, которые будут понятны всем присутствовавшим.

2. Вы приглашаете слишком много людей

Когда сотрудников приглашают на совещание, порой срабатывает «синдром упущенных возможностей», на собрание зовут всех подряд. Большое количество людей снижает продуктивность совещания. Куда лучше обсудить какие-то детали с некоторыми людьми перед встречей, а затем сообщить их собравшимся.

Если вас пригласили на собрание, где вам кажется, что вы не нужны, спросите пригласившего вас человека, чего тот от вас ждет. Объясните, что вы не пытаетесь уклониться от посещения совещаний, а хотите просто оптимизировать свое время.

3. Вы не записываете важные моменты

Порой в компаниях есть специальный человек. который должен записывать основные прозвучавшие моменты, но чаще об этом забывают. В идеале, заметки о совещании не должны выглядеть как протокол судебного заседания, но в них и не должно быть ничего лишнего.

Люди будут читать ваши записи, только если они сделаны кратко и по делу, — считает Стюарт. — Если вы не записываете выводы, то заставляете людей приходить на совещание только потому, что иначе они не узнают, что важного на нем произошло.

4. Вы не соблюдаете корпоративную культуру

Совещание — это хорошая возможность дать сотрудникам почувствовать корпоративную культуру, но чаще всего этого не происходит. Например, если обо всем не говорится открыто или не рассылаются итоги собрания. В основном такие собрания проходят неудачно, потому что их организуют неправильно.

Когда вы даете людям свободу на совещаниях, вы избавляетесь от бюрократии, — считает Стюарт. — Некоторые руководители разрешают своим сотрудникам спорить, а кто-то думает, что это неуместно. Но если каждое собрание проходит по разным правилам, люди начинают уставать.

Теги: управление персоналом, бизнес, карьера