Мебельщики идут по лабиринтам тендеров

Компании проводят тендеры на закупку деловой мебели, как правило, при переезде, расширении бизнеса, штата, географии присутст­вия или при покупке новых офисных площадей. Эти фирмы часто меняют обстановку кардинально, потому объемы их заказов велики, и, по признанию мебельщиков, от таких клиентов во многом зависит рост рынка. Умение выигрывать конкурсы становится залогом дальнейшего развития компании. Тендеры пока не стали до конца прозрачными, но технологичность в оценке поставщика постепенно побеждает демпинг и коррупцию.

 

 

эксперты
Андрей Елькин
генеральный директор компании «Респект»
Артур Зиганшин
генеральный директор компании «Альтернатива»
Данила Инякин
генеральный директор ТД «Дуплекс»
Андрей Козлов
генеральный директор компании «Евро-Офис-2000»
Михаил Колокольников
заместитель генерального директора холдинга «Дельрус»
Валерий Кравцов
заместитель генерального директора холдинга «Гранд-Строй»
Елена Музапарова
директор компании «Офис-лидер»

 

Почему организации имитируют тендеры на поставку мебели
Чем отличаются коммерческие тендеры от бюджетных
Как организовать многоступенчатую оценку поставщиков
Как победить в тендере до его начала
Когда цена ничего не решает

 

 

 

Продавцы офисной мебели к тендерам относятся неоднозначно, зная все хитрости и подводные течения. Но сегодня конкурс — это единственный способ получить крупный заказ на поставку офисного оборудования. Участвовать в тендерах престижно, а в случае победы еще и выгодно. Другое дело, что тендер тендеру рознь. Кроме конкурсов, в которых заказчик обращает внимание на сумму отката, и действительно прозрачных тендеров есть еще несколько промежуточных вариантов. Мебельщики предпочитают участвовать в «соревнованиях», в которых коррупция и здравый смысл распределены в приемлемых пропорциях и есть место для честной конкуренции.

Откаты рушит система оценок и контроля

Тендеры, проводимые коммерческими структурами, сильно отличаются от тендеров, запущенных бюджетными фирмами. Если первые организации устраивают конкурсы для поставщиков добровольно, то вторые — по обязаловке, диктуемой Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». По закону государственные организации не вправе тратить на покупку офисной мебели сумму от 100 тыс. руб., не проводя тендера. Так задумано ради экономии бюджетных денег. В действительности этот замысел чаще всего дает противоположный результат.

По мнению игроков екатеринбургского рынка деловой мебели, только два из десяти бюджетных тендеров проводятся реально, прочие же представляют собой имитацию. Схема имитационного тендера выглядит примерно так: организация заранее выбирает поставщика, который станет победителем торгов, а другим участникам отказывает по любой, чаще всего формальной, причине. Достаточно незначительной неточности в документах, малейшего несоответствия размеров мебели заданным параметрам и т. д. — и вы проиграли. Но продукция «триумфатора» может сущест­венно уступать в качестве товару других игроков, которых ему удалось обойти.

«Наша компания тоже участвовала в тендере госпредприятия, было представлено несколько солидных екатеринбургских ритейлеров. Конечно, мы видели в них серьезных соперников, — рассказывает ДАНИЛА ИНЯКИН, генеральный директор ТД «Дуплекс». — Каково же было удивление, когда не только наша молодая фирма, но и зубры рынка офисного оборудования в этом тендере пролетели, а победил никому не известный индивидуальный предприниматель, который клепает мебель из ДСП где-то в подсобке». Коррумпированность тендера у участников не вызвала сомнений.

В таких случаях чиновнику не важно, какого качества мебель он приобретает. Не прошло и полугода после поставки, как стулья расшатались. Не проблема — в следующий раз выделят новые бюджетные средства, от которых можно будет еще отщипнуть. Величина отката может составлять до 20% от суммы поставки. Допустим, для покупки офисной мебели организация получает из бюджета 500 тыс. руб., победитель тендера проводит по документам всю сумму целиком, а потом возвращает конкретному лицу наличными, например, 100 тыс. руб. То есть, по сути, дает взятку за то, чтобы у него купили партию товара. В действительности размер «бонуса» варьируется не только от аппетитов одного откатчика, но и от длины коррумпированной цепочки. А она в таких структурах не ограничивается одним звеном: непосредственно принимать откат может обычный клерк, но ему приходится делиться с несколькими вышестоящими чиновниками — вплоть до руководителя организации. Как говорят, рыба гниет с головы. Там, где «голова» не поощряет взяток, их обычно не берут. Именно по этой причине в бизнес-структурах откатчики скорее исключение из правила, здесь их единицы. Ни один директор частной фирмы не заинтересован получать взятки за исход тендера — ему просто нужна хорошая мебель для офиса, с этой целью он и дает распоряжение о проведении конкурса среди ритейлеров.

В коммерческих тендерах брать откаты может разве что нечистый на руку сотрудник фирмы, например начальник отдела закупа. Здесь нет такой длинной коррупционной цепочки, какая существует в бюджетной сфере. «Если в коммерческой организации и появился откатчик, то поймать его за руку легко, — убежден г-н Инякин. — Был прецедент: один снабженец выдвинул нам настолько нелепые претензии, что стало ясно — хочет получить «бонус». Я сказал, что готов пообщаться по этому поводу с его боссом, после чего вопрос решился мгновенно и без откатов. Мы выиграли тот тендер. Причем генеральному директору фирмы звонить не стали — снабженцу оказалось достаточно предупреждения». Понятно, что откатчика с госпредприятия таким способом не пронять — его начальник в курсе ситуации и без звонков со стороны.

По словам мебельщиков, встречаются и продвинутые чиновники, которые в результате тендера стремятся не только положить в свой карман энную сумму, но и получить для конторы стильную функциональную мебель, совместив, что называется, приятное с полезным. Тендеры, проводимые такими откатчиками, представляют интерес не столько для ИП, сколько для фирм с нестабильным положением на рынке, но в принципе способных поставить клиенту качественный продукт. Раскрученной компании победа в тендере ценой отката ни к чему.

В идеале система бюджетных тендеров может быть аналогична той, которую стали применять промышленные гиганты. Например, Нижнетагильский металлургический комбинат начал с того, что нанял дорогого московского специалиста, который в течение года готовил предприятие к переводу на тендерную систему, в том числе анализировал ситуацию в мебельной отрасли, ее внутренние правила, позиции игроков, другие факторы. Ритейлеров оценивали по многобалльной шкале с учетом многочисленных технических параметров продукции, критериев качества. Если прежде система снабжения НТМК была коррумпирована, как и в других крупных организациях с социалистическим прошлым, то после внедрения тендерной системы по всем видам поставок коррупция здесь прекратилась. Многоуровневая шкала оценки потенциальных поставщиков выстроена таким образом, что откатчику обойти ее невозможно. В том числе и по причине прозрачности тендеров: все характеристики продукции, информацию о масштабах и истории своего бизнеса ритейлеры заявляют на сайте заказчика — эти сведения доступны руководителям всех уровней, в итоге адекватность выбора поставщика легко проконтролировать. Раньше снабженец мог делать выбор произвольно, поскольку данные о потенциальных постав­щиках нигде не фиксировали. Кстати, внедрение тендерной системы стало причиной добровольных увольнений прежних снабженцев комбината, которые открыто объясняли свой уход тем, что не собираются жить на одну зарплату. В результате грамотный подход в сочетании с достаточным финансированием проекта обеспечил оптимальную политику снабжения и, как следствие, экономически выгодное использование корпоративных средств.

Как побеждают до начала тендера

Бывает, что в ходе бюджетных тендеров откатов никто не принимает, но все же победитель заранее определен. Почему? «Например, потому, что организатор тендера и мебельщик сотрудничают уже много лет, успели стать друзьями, — поясняет АНДРЕЙ КОЗЛОВ, генеральный директор компании «Евро-Офис-2000». — Или руководитель привык покупать оборудование именно у этой фирмы: ему нравится, что здесь без лишней волокиты отремонтируют стол, нравится менеджер — милая девушка Маша, которая к каждому празднику дарит коробку конфет. Не все легко меняют свои привычки». Такой подход мебельщики уже не считают коррупцией. Это скорее навык коммуникации с ключевыми клиентами, прицел на долгосрочное сотрудничество и, если угодно, человеческий подход. Обо всех этих инструментах пишут в классических учебниках по продажам. Успех сделки здесь в большей степени зависит от личности продавца, чем от того продукта, который он предлагает. Подобная тактика иногда помогает обойти в тендере конкурентов, даже если их мебель более интересна по дизайну и выгодна по цене.

Есть случаи, когда предопределенность результата конкурса оправданна. Предположим, фирма прежде участвовала в бюджетном тендере и, честно выиграв в нем, поставила отличную мебель, которая благополучно служит уже несколько лет. Но со временем заказчик стал расширять штат, ему потребовалось существенно доукомп­лектовать интерьер офисов — по закону вновь надо проводить тендер. «А менять поставщика бессмысленно, поскольку мебель другой фирмы наверняка будет отличаться по оттенкам, фурнитуре, конструктивным элементам, что нарушит единство уже сформированного здесь стиля, — рассуждает АНДРЕЙ ЕЛЬКИН, генеральный директор компании «Респект». — Поэтому, как бы негативно я ни относился к имитации тендеров, в каждом правиле должны быть разумные исключения».

Такие ситуации не редкость, и порой компании организуют тендеры для того, чтобы убедиться в правильности своего изначального выбора. Провести открытый или закрытый конкурс, освежить информацию о предложениях на рынке и с легким сердцем принять решение. Например, строительный холдинг «Гранд-Строй» три года назад организовал тендер перед переездом в новое здание. Конкурс был открытым, проходил по классической схеме, и победила компания, предложившая лучшие условия по цене и качеству. «Через некоторое время нам пришлось приобрести еще несколько рабочих мест для линейного персонала, — вспоминает ВАЛЕРИЙ КРАВЦОВ, заместитель генерального директора компании. — На этот раз конкурс уже не проводили, но запросили прайсы и каталоги фирм, специализирующихся на деловой мебели среднего ценового сегмента. Побывали в выставочных салонах, присмотрелись к дизайну. И в результате пришли к выводу, что оптимальным для «Гранд-Строя» поставщиком остается фирма, выигравшая в свое время наш тендер». Холдинг продолжил сотрудничество именно с ней.

Тендер проводят, как чемпионат по футболу

Обычно если крупная частная компания проводит тендер, в его реальных результатах заинтересовано слишком много структурных звеньев фирмы, чтобы позволить протащить мебельщика к победе нечестным способом. ЕЛЕНА МУЗАПАРОВА, директор компании «Офис-лидер»: «С бизнесменами хорошо сотрудничать, поскольку они умеют считать деньги: потребуют скидку побольше и пакет сервисных услуг полнее, проведут тендер так, чтобы игроки подвинулись в своих запросах по цене, но все это делают максимально прозрачно». Коммерческим предприятиям невыгодно засекречивать информацию об участниках и ходе тендера: если один из игроков снизил цену, необходимо тут же сообщить об этом его конкуренту — вполне возможно, что он постарается еще больше уронить цену на свой товар. По принципу прозрачных торгов, к примеру, действовал холдинг «Дельрус» — поставщик медицинского оборудования, который организовал тендер в 2006 г., перед сдачей в эксплуатацию собственного офисного здания. «Конкурс проходил в несколько этапов, — рассказывает МИХАИЛ КОЛОКОЛЬНИКОВ, заместитель генерального директора компании. — Вначале мы собрали информацию обо всех екатеринбургских ритейлерах качественной деловой мебели и провели телефонный опрос, чтобы выяснить, кто из них готов в короткие сроки поставить несколько сотен комплектов рабочих мест. На первом этапе важно было выбрать фирмы, у которых есть своя производственная база, где впоследствии можно ремонтировать купленную мебель». На втором этапе, когда осталось несколько десятков претендентов, тендерная комиссия побывала на предприятии каждого из них, чтобы провести переговоры с руководителем, изучить каталоги и мебельные экспозиции. Затем выбрали примерную модель оборудования и предложили финалистам продемонстрировать образцы аналогичной продукции из их ассортимента. Завершающим этапом стали прямые торги с тремя потенциальными поставщиками. Только в финале тендера, уже после того, как претендентов определили в ходе многоступенчатого отбора (по критериям качества мебели, сроков поставки, наличия собственной базы и т. д.), стали смотреть на цену товара.

Компании при кардинальном переоснащении офисов параллельно проводят, по сути, два тендера — мебели для линейных сотрудников и для топ-менеджеров. В каждом из конкурсов определяют своих финалистов и победителей. Теоретически выиграть оба тендера может и одна фирма, но чаще выбирают двух лидеров: один поставляет оперативные комплекты, другой — кабинеты руководящего состава.

Информация о коммерческих тендерах всегда доступна. Их организаторы заинтересованы в том, чтобы о предстоящем конкурсе узнало как можно больше фирм. Поэтому объявление о нем можно увидеть не только на собственном сайте заказчика, но и на других, соответствующих теме, — в данном случае мебельных, дизайнерских. Сообщение о тендере организатор может рассылать и на электронные адреса ритейлеров.

Мебельщики бойкотируют фиктивные тендеры

Если раньше мебельщики не упускали случая засветиться на каждом конкурсе, обещавшем крупный заказ, то теперь стараются заранее оценить, стоит ли игра свеч. АРТУР ЗИГАНШИН, генеральный директор компании «Альтернатива»: «Наши специалисты ежедневно собирают и анализируют информацию о тендерах на поставку офисного оборудования. Это необходимо, чтобы не ошибиться с выбором делового партнера, поскольку мы готовы участвовать не в любом тендере, а только в том, где от поставщика требуется мебель достойного качества». Конечно, выбор игроков определяют и репутация заказчика, и масштабы его бизнеса. Предпочтительнее участвовать в тендере той фирмы, у которой есть перспективы развития, расширения, чтобы стать ее постоянным поставщиком.

Участие в тендере предполагает подготовку солидного пакета копий уставных, учредительных и других документов, заверенных нотариусом в период проведения конкурса. Требования к составу документации у организаторов различаются. Кто-то может запросить пакет самой подробной документации, кто-то выдвигает более лояльные требования. Г-н Козлов: «Обычно мы собираем целые талмуды, сшиваем папки. Это недорого, но приходится надолго отвлекать персонал. Прежде чем бросить силы на подготовку документации, стараемся как можно больше узнать о предстоящем тендере. Если выясняем наверняка, что победить в нем должна другая фирма, бодаться не станем — лучше потратить это время на более продуктивную работу».

Несмотря на то что многие тендеры до сих пор проходят по закрытой схеме, их фиктивный характер определить до смешного легко. Бывает, что конкурс едва объявили, а новую мебель уже поставил будущий победитель. Такую информацию руководители компаний получают от своих менеджеров по продажам. Те активно общаются с продавцами из конкурирующих организаций, собирают слухи, выходят на линейный персонал компаний-заказчиков. Всегда найдется инсайдер (друг, знакомый, родственник, бывший сослуживец), способный достоверно узнать, насколько реален тендер.

На основе собранных сведений топ-менеджеры мебельных компаний нередко составляют черные списки организаторов тендеров. Определяют вероятность того, что конкурс там окажется фикцией, бессмысленной тратой времени и сил. Можно запретить своим сотрудникам заявляться на такие тендеры. Но в подобных списках есть и исключения. Это организации, с которыми в принципе можно договориться, пусть даже через демпинг, откаты или дружеские отношения с лицами, ответст­венными за закуп. Но все это временные меры. Поставщики понимают, что проведение честного тендера требует от заказчика много организационных и финансовых вложений. И если сделать схему конкурсов прозрачной и системной, усилить функцию контроля, в выигрыше окажется в первую очередь компания-организатор.