«Мы всегда выбираем срочные, а не важные дела». Почему система тайм-менеджмента — ловушка

Люди часто занимаются самообманом, говоря себе, что, если сделать какое-то дело поскорее, освободится час или несколько для решения других вопросов. Но в такой ситуации поток дел просто увлекает нас, пишет Quartz at Work. Может казаться, что дела из списка можно вычеркивать быстро, еще быстрее… но в итоге действительно важные задачи ежедневно только откладываются.

Мэн Чжу, профессор маркетинга в бизнес-школе Университета Джонса Хопкинса, решила понять, как люди управляют временем на работе и как принимают решения о распределении свободных часов уже вне офиса. На это ее подтолкнула новость о том, что у нескольких знакомых обнаружили рак на последней стадии.

Нам вечно не хватает времени на визит к врачу, но разве может быть что-то более важное, чем наша жизнь? Мы постоянно экономим время на общении с близкими, но ведь именно это делает человека счастливее, — поясняет Чжу.

Профессора и ее коллеги протестировали процесс принятия решений в серии исследований, попросив студентов университетов и онлайн-фрилансеров выбрать между двумя заданиями, которые были идентичны, за исключением того, что у одного был короткий дедлайн (10 минут), а у другого — длинный (24 часа). За выполнение задачи с более длинным дедлайном платили больше, конфетами или реальными деньгами, в зависимости от эксперимента. При этом короткий дедлайн был надуманным, поскольку из описания задачи следовало, что ее выполнение займет всего три минуты, а дано будет 10: срочности не было, была лишь ее иллюзия.

В итоге удалось выяснить, что присущее людям убеждение в том, что важна срочность, упорно подталкивает мозг к тому, чтобы выделять время на выполнение задачи, которая кажется неотложной, а не той, которая гораздо более весома, но выглядит не такой срочной. То есть мозг волнует прежде всего срочность, так что мы, сами того не понимая, очень часто предпочитаем «объективно худшие варианты объективно лучшим». В ходе эксперимента большинство выбирали работу, которая предполагала меньшую оплату и была связана с коротким дедлайном.

Решать дела не по правилам — норма

Проведенные ранее исследования подтверждают: смотря на список дел, человек предпочитает браться за простые задачи, решить которые можно быстро, так как от выполнения сложных и долговременных задач получаешь заметно меньше удовольствия.

Более сложный, менее ограниченный по времени проект — например, работа над отношениями с близким человеком или обучение игре на инструменте, — часто кажется слишком отдаленным или абстрактным.

Чжу и ее коллеги, описывая результаты эксперимента, упоминают и теорию продукта, согласно которой мы считаем какие-то вещи редкими и поэтому более желанными. Например, если «осталось всего четыре пары» обуви, которую мы просматриваем онлайн, то мы считаем, что они востребованы по серьезной причине — возможно, у них более высокое качество или они стоят дешевле.

Что с этим делать?

New York Times, рассказывая о работе Чжу, предложила «Матрицу срочности и важности», которая должна помочь бороться  с «силой срочности». Это то самое распределение задач по секторам: срочное и важное; срочное, но не важное; не срочное, но важное; и не срочное, не важное. 

Как уверяют гуру производительности, эта матрица помогает использовать время максимально разумно. Однако Чжу уверена, что в борьбе с предубеждением срочности этот способ совсем не помогает.

Матрица не может защитить вас от электронной почты и текстовых сообщений, если вы отвечаете на них до того, как отсортировали дела по приоритету. Она не помешает вам заметить готовящиеся распродажи по пути домой. Еще до того, как вы вспомните, что нужно записать «ответить на мамино сообщение» в своей матрице Эйзенхауэра, вы ей уже ответите, — поясняет Чжу.

Однако, говорит исследователь, есть способ хотя бы немного решить проблему: например, разбивать крупные проекты на более мелкие задачи с короткими дедлайнами, чтобы поддерживать мотивацию. Своевременное напоминание о более высоких выгодах от несрочной задачи также убеждает людей действовать рационально и выбирать этот вариант.

Теги: управление временем, лайфхаки, исследование, личностный рост