«Список задач — это место, где важные дела умирают». Забудьте о них навсегда, и вот почему

Почти две трети специалистов составляют списки текущих дел, на день, неделю, месяц. Однако 41% задач из списка так и остаются невыполненными, показало исследование iDoneThis, которая разрабатывает софт для отслеживания проектной работы. Кроме того, больше половины людей заносят задачи в список в тот же день, когда они должны быть обязательно выполнены, пишет FastCompany.

Кевин Круз, автор книги о тайм-менеджменте, говорит, что списки дел популярны, но они могут подложить мину под ваши успехи.

Вы же не думаете, что Ричард Брэнсон и Билл Гейтс составляют длинные списки задач и расставляют там приоритеты — A1, A2, B1, B2 и т.д.? — гоорит он. — Список дел — это место, где важные дела умирают.

В поисках лучших образцов производительности, Круз поговорит больше, чем с двумя сотнями миллиардеров, олимпийских чемпионов, студентов-отличников и предпринимателей. Ни один из них не составляет список дел.

Дело в том, что у таких списков сразу три проблемы:

1. Они не учитывают время. Когда у человека есть длинный список задач, он склонен браться за те, которые можно сделать быстро, за несколько минут, а более трудоемкие дела так и не выполняются.

2. Они не помогают отделять срочные задачи от важных. В списках дел нет временных ограничений, и поэтому важные вещи часто пропускаются: мы боремся с самыми срочными проблемами в ущерб самым серьезным.

3. Они добавляют стресса. Мы помним, что у нас есть незаконченные дела, что приводит к неконтролируемым, навязчивым мыслям. Чем больше в списке несделанных дел, тем выше риск бессонницы.

Чем заменить списки

Круз обнаружил, что высокоэффективные люди в большинстве своем живут и работают, опираясь на календарь. Он приводит три практики, которые превратят обычный календарь в эффективный график.

1. Прописывайте время для самых важных вещей. Календарь не должен наполняться случайным образом, в нем не должны быть все задачи, которые встречаются на пути.

Проясните свои приоритеты в жизни и в карьере и выделяйте на эти дела отрезки времени, которые станут для вас священными, — советует Круз.

Например, можно запланировать тратить два утренних часа на работу над стратегическим планом или проектом, который позволит заметно продвинуться. На это время нужно забывать про почту и телефон, добиваясь максимальной продуктивности.

Также в календаре нужно прописать время на тренировки, общение с семьей и другие занятия, которые делают вашу жизнь интересной и наполненной. Кроме того, Круз советует специально выделять время и на менее важные дела, просто на то, чем вам нравится заниматься, важно при этом прописать четкое количество часов и даже минут, которое будет на эти занятия уходить.

Ранее DK.RU писал о том, как справиться с огромным числом дел, выбрав максимальную простоту во всем.

2. Планируйте исходя из 15-минутных блоков. В большинстве календарей на задачи отводится 30 минут, но Круз считает лучшим вариантов 15-минутные отрезки, так удастся гораздо точнее определить, сколько времени нужно на то или иное дело.

Ультрапродуктивные люди тратят ровно столько времени, сколько необходимо, — говорит он. — CEO Yahoo Марисса Майер может запланировать совещание всего на 5 минут. Когда вы мыслите 15-минутными блоками, за день можно успеть сделать больше дел — это получается просто автоматически.

3. Планируйте все. Не нужно каждые несколько минут проверять почту, запланируйте делать это трижды в день, этого вполне достаточно. Не заносите пункт «позвонить сестре» в список дел — занесите его в календарь, а еще лучше просто выделить блок времени для звонков всем близким людям. Дело, запланированное на конкретное время, исполняется с большей вероятностью.

Когда вы вынуждены выбирать конкретный день и время, вы начинаете доводить самые важные дела до конца на более систематической основе, а ваш уровень стресса снижается, — говорит Круз.

Эксперт признает, что часто бывает непросто определить, сколько времени понадобится на ту или иную задачу, но со временем придерживаться графика станет все проще. Также Круз рекомендует добавлять в планы «буферное» время, например, отводить на обеденный перерыв больше минут, чем он обычно занимает, или оставлять время в конце дня. Это поможет справляться с форс-мажорами, например, ребенок заболел и его нужно срочно забрать из детского сада. Если ничего непредвиденного не происходит, это время можно потратить на обдумывание стратегии и подведение итогов.