Уральские компании обзаводятся внутренними порталами

По мнению ведущих западных аналитических агентств, таких как Gartner, спрос на корпоративные порталы в ближайшем будущем станет одним из локомотивов развития всех информационных систем для бизнеса. Но у местных компаний опыт создания и эксплуатации таких решений очень мал, хотя спрос на них постоянно растет.

эксперты
Александр Алябьев
исполнительный директор центра информационных технологий Index.art
Иван Израйлев
коммерческий директор компании CIFT
Нина Казакова
заместитель генерального директора управляющей компании «АС-Бюро» по управлению персоналом
Андрей Ласуков
директор компании «Стилиссимо Ритейл»
Елена Медведева
маркетолог компании «КТП-Урал»
Денис Сергеев
директор компании «ТитанСофт»
Дмитрий Старков
руководитель направления СЭД компании «ФИНЭКС-Качество»

Почему растет спрос на корпоративные порталы
Зачем корпоративной культуре свой сайт
Почему корпоративные порталы должны превратиться в системы управления контентом

Количество информации в корпоративных сетях растет как снежный ком. Согласно исследованиям компании IDC, только объем электронной почты ежегодно удваивается, кроме того, накапливается архивная информация, появляются новые информационные системы данных, которые необходимо учитывать при принятии решений. Помимо этого, коммерческие организации развиваются и расширяются. И вопрос обеспечения сотрудников единой средой для работы и обмена информацией превращается в отдельную проблему автоматизации. Решить ее призваны корпоративные порталы. Под этим термином скрываются фактически два рынка — разработка внутренних сайтов (интернет-сайт) и корпоративных систем управления контентом. И тот и другой двигаются в одном направлении, но находятся на разных стадиях развития.

Внутренние сайты берут на себя самый простой функционал

Чаще всего под определением «корпоративный портал» у нас подразумевают внутренний сайт, т. е. веб-решение, ориентированное не на клиентов компании, ищущих информацию в Интернете, а на соб­ственных сотрудников. Рынок внутренних сайтов трудно назвать самостоятельным. Он тесно связан с рынком веб-разработки и считается его структурным элементом. Об этом говорит даже то, что чаще всего внутренний сайт заказывают после корпоративного интернет-представительства и обычно в той же самой фирме, хотя функ­ции он выполняет совсем другие. Как отмечает Александр Алябьев, исполнительный директор центра информационных технологий Index.art, доля внутренних сайтов не превышает 10-15% от общего числа веб-проектов, хотя стоимость первых в среднем выше: по разным оценкам, примерно на 20-50%. «Это объясняется несколькими факторами. Спрос на подобные продукты генерируют крупные компании, в которых трудится по 100 человек и больше, — они могут оплатить большие проекты. В них часто применяются элементы документооборота и интеграции с различными внутрикорпоративными информационными системами, что не совсем типично для обычного интернет-представительст­ва», — рассказывает г-н Алябьев.

Эксперты подчеркивают, что спрос на внутренние сайты растет немного быстрее, чем на обычные, даже несмотря на то, что стоят они дороже. По данным ТОП-листа «ДК», если средний чек обычного корпоративного сайта у разных компаний — от 45 до 200 тыс. руб., то разработку внутреннего сайта оценивают уже в 80-200 тыс. руб. Но назвать рынок зрелым пока нельзя. Денис Сергеев, директор компании «ТитанСофт»: «Если сравнивать корпоративные сайты с обычными, уровень развития и понимания роли внутренних сайтов отстает на три-четыре года. Интернет-сайты двигает простая потребность в представлении себя миру, а внутренние порталы этого стимула лишены».

Компании задумываются о внутреннем сайте по нескольким причинам. Например, появляется необходимость сформировать среду общения работников в территориально распределенных организациях. Нина Казакова, заместитель генерального директора управляющей компании «АС-Бюро» по управлению персоналом (оптовые и розничные продажи медикаментов): «Компания сильно разрослась — нам необходимо повысить информированность сотрудников, удаленных от центрального офиса, вовлечь их в жизнь компании. Поэтому такой сайт должен не только выполнять функции справки, но и стать внутренней электронной газетой с расширенным функционалом. Тем более что расходы на его создание сопоставимы с выпуском нескольких номеров».

Там, где потребность в общении не так высока, на первый план выходят вопросы организации доступа к корпоративным данным. Компания «КТП-Урал» (производство оборудования для энергетики) сделала заказ на внутренний сайт после того, как появилась производственная площадка в Березовском и туда переехали нескольких отделов. «Пока все находились в одном месте, проблем не было — хватало сетевых дисков. Но теперь документооборот существенно затруднился. Мы посчитали, что проще передать часть этих функций внутреннему сайту, который обеспечивает общий доступ к документам и создает единую среду работы с ними», — поясняет Елена Медведева, маркетолог «КТП-Урал». В «Стилиссимо Ритейл» полагают, что внутренний сайт важен не только как среда профессионального общения сотрудников, но и как элемент управленческой структуры. Андрей Ласуков, директор компании «Стилиссимо Ритейл»: «У нас в фирме работает около 300 человек в пяти городах, и я как руководитель не могу общаться с каждым, но через сайт любой сотрудник всегда может обратиться к руководству напрямую, а я — быстро получить обратную связь. Это важный управленческий момент. Мы используем сайт для обмена документами между офисом и магазинами». Сейчас в «Стилиссимо Ритейл» готовятся к разработке новой версии внутреннего портала, которая обойдется в полтора раза дороже первой и существенно добавит сайту интерактивности. Нередко внутренние сайты берут на себя и нестандартный функционал. В частности, в ГК «Минерикс» на внутреннем портале создан механизм сбора и управления идеями сотрудников: он встроен в систему менеджмента качества, а компания «АС-Бюро» намерена с его помощью сформировать у себя систему корпоративного обучения.

По словам Дениса Сергеева, на Западе внутренние корпоративные сайты используются как простое и удобное средство для управления изменениями в компании. Через них легко доносить информацию до рядовых сотрудников. «Внутренний сайт действительно станет выполнять эту задачу, когда компания будет готова к нововведениям: тогда и технологии легко под нее подстраиваются. У нас же обычно реализуется только базовый функционал (новости, форумы, доски объявлений), а все остальное простаивает», — уверен г-н Сергеев.

Корпоративные порталы превращаются в системы управления контентом

Внутренние сайты не способны решить весь комплекс задач по интеграции информационных ресурсов. Сейчас многие предприятия уже выстраивают целую информационную экосистему: программ и систем становится все больше, глубина их проникновения в бизнес постепенно растет. Все базируется на учетной системе (бухгалтерия и финансы, склад, логистика и т. д.), а к ней примыкают системы бизнес-анализа, создания обмена и хранения документов и т. п. Повышается необходимость в создании централизованного доступа различных подразделений компании к документам, особенно если деятельность требует многочисленных согласований и связана с совместной работой сотрудников, клиентов и партнеров. С этой целью и запускаются корпоративные порталы. Подобные программные продукты есть у IBM, Oracle, SAP, Microsoft. Портальные решения служат одним из самых удобных инструментов для таких задач. Дмитрий Старков, руководитель направления СЭД компании «ФИНЭКС-Качество»: «Корпоративный портал становится центральным элементом для построения ИТ-структуры в различных компаниях, где уже сложилась инфраструктура и имеется несколько унаследованных ИТ-систем, от которых нет смысла или желания отказываться, заменив их одним продуктом. Но таких внедрений еще немного. Качественное портальное решение — вещь недешевая и стоит десятки и сотни тысяч долларов. Руководство часто не понимает, какой будет от этого эффект и зачем тратить такие деньги. Бизнес до порталов еще немного не дозрел, но надеюсь, в ближайшие два года ситуация изменится».

Пока уральские компании присматриваются к корпоративным порталам, те, в свою очередь, эволюционировали по пути объединения всего информационного пространства предприятия, позволяя управлять не только структурированной информацией (например, финансовой), но и любыми другими корпоративными данными (от электронной почты до черновиков документов). Московские системные интеграторы уже готовы к подобным внедрениям, наши пока наращивают экспертизу. Иван ИзраЙлев, коммерческий директор компании CIFT: «Многие организации начинают осознавать, что эффективный бизнес — тот, который умеет управлять информацией. А чтобы быть конкурентоспособным — важно уметь работать с большими объемами информации. Об этом говорят все бизнес-гуру. Мы научились работать со структурированной информацией — все могут выписывать накладные и анализировать их, но это не станет конкурентным преимущест­вом. В конце концов, структурированная информация — это только 20% от ее общего объема. Конкурентное преимущество в том, как вы обходитесь с остальными 80% (любая корпоративная информация вне управленческой или финансовой системы — черновики, наброски, переписка, планы, информационные материалы и т. д. — Прим. ред.)».

Именно на эти 80% и направлен фокус систем корпоративного управления контентом (ЕСМ — Enterprise Content Management)1. «Спрос на ЕСМ будут двигать хаос в содержимом, рост числа нормативов (стандарты ISO, требования регуляторов), необходимость быстро и точно доводить данные до пользователя по любым каналам», — уверен г-н Израйлев. По прогнозам Forrester Research, уже в 2009 г. мировой рынок ECM, которого еще полтора года назад не было, вырастет в объеме до $20 млрд.

На Урале пока нет ни примеров комп­лексного внедрения подобных систем, ни компаний, способных такие задачи на себя взять. В уральских фирмах только-только появляются первые элементы. Например, CIFT разработал для себя систему управления новостями. Сотрудник, обладающий интересной информацией, пишет заявку, она поступает к маркетологу, тот определяет, куда она попадет — во внутреннюю рассылку, на сайт, в рекламу или в пресс-релиз. Информация обрабатывается в полуавтоматическом режиме и уходит в нужную рассылку.

Желание руководителей повысить эффективность сотрудников работает на продвижение идеи управления контентом. «Ведь если ваш работник может за день сделать в два раза больше, значит, и бизнес вырастает ровно вдвое. А ЕСМ дает для этого все инструменты», — уверен Иван Израйлев.

 

1 ЕСМ — это система создания, управления, архивирования и представления электронного контента. Под контентом понимают все виды данных — электронную переписку, черновики документов и любые другие документы, созданные во время работы компании.

 детали
Виды порталов

Мегапорталы

Обращены к сообществу Сети, а не отдельным группам пользователей. Основная функция таких порталов — быть специфически сетевым средством массовой информации.

Вертикальные порталы

Иногда их называют нишевыми порталами или ворталами (vortals). Они предназначены для специфических групп пользователей (например, медицинские порталы, порталы для женщин и т. п.).

B2B-порталы

Электронные торговые площадки, которые разрабатываются для ведения бизнеса в Сети.

Корпоративные порталы

Разрабатываются для нужд одной компании: и с целью решения внутрикорпоративных задач, и с целью коммуникации с внешним миром — покупателями, поставщиками, партнерами.

Источник: «ДК».

статистика
Что заставляет компании думать об управлении контентом?
80%данных не структурированы и никак не управляются.
50%внедрений крупных порталов неудачны.
36%— ежегодный прирост количества неуправляемой информации.
27%компаний не удовлетворены уже внедренными решениями.
7,5%документов теряется навсегда.

4недели в год тратит средний менеджер на поиск и ожидание информации.
Источник: Gartner.

детали
Что дает внутренний сайт
Быстрый доступ к деловой информации: интеграция доступа к внутренним и внеш­ним данным в одном интерфейсе.
Простые процедуры создания, рассмотрения и публикации документов.
Снижение затрат за счет экономии на командировочных расходах, корпоративных мероприятиях и копировании компакт-дисков, повышение показателей окупаемости инвестиций путем предоставления дополнительных услуг на базе существующей инфраструктуры.
Настройка таких интерактивных служб, как чаты, анкетирование и опросы.
Удобный инструмент для внутреннего пиара.
Возможность повысить эффективность взаимодействия с партнерами и клиентами, предоставив им ограниченный доступ на внутренний сайт.
Источник: «ДК».