Успешные компании довели документооборот до автоматизма

Легко можно представить среднюю компанию, которой не требуются сложные системы управления бизнесом. Далеко не всем нужны дорогостоящие программные комплексы для тонкой настройки бизнес-процессов, оптимизации производства или деятельности склада. Но все предприятия с численностью более 50 человек так или иначе работают с документами: приказами, договорами, служебными записками. И вот тут системы электронного документооборота (СЭД) могут оказать неоценимую помощь.

эксперты
Николай Достовалов
заместитель генерального директора Каменск-Уральского завода обработки цветных металлов (КУЗОЦМ)
Владимир Зверев
начальник отдела АСУ КУЗОЦМ
Игорь Краснов
руководитель проекта компании «ФИНЭКС Качество»
Алексей Лейбман
руководитель департамента программных решений компании «Деком Компьютерные системы»
Алена Супряга
руководитель отдела маркетинга компании «ОЛМИ»
Сергей Шестопалов
руководитель департамента информационных технологий компании «Авто Плюс» (дилер Toyota и Lexus)

Помогла ли система электронного документооборота автодилеру создать внутренний портал?
Как завод с помощью СЭД встал на путь автоматизации бизнеса?
Каким образом поставщик автокомпонентов перешел на проектное управление? СЭД как инструмент создания портала

Компания «Авто Плюс» («Тойота Центр Екатеринбург Запад», «Центр Авто Плюс Север», «Лексус Екатеринбург») в числе первых среди автодилеров озадачилась автоматизацией своего бизнеса. В 2004 г. она завершила в Екатеринбурге внедрение программного комплекса Incadea (зарекомендовавшая себя система управления компанией в сегменте продажи автомобилей). «После завершения процесса внедрения ERP-системы мы поняли, что она закрывает далеко не все процессы внутри нашей компании, — рассказывает Сергей Шестопалов, руководитель департамента информационных технологий компании «Авто Плюс». — Система взяла на себя основные бизнес-процессы, экономические расчеты, но осталось немало документации, которая так и продолжала жить в бумажном виде». Возникали постоянные трудности с обменом информацией между сотрудниками (тем более что компания быстро росла). Согласования документов, договоров становились головной болью. «В итоге руководитель заявил, что ему надоели посетители, которые постоянно ломятся в его кабинет. Он попросил найти систему, которая поможет регламентировать и упорядочить этот процесс», — вспоминает г-н Шестопалов. В 2005 г. ИТ-отдел начал искать и затем тестировать различные системы электронного документооборота, которые в тот момент присутствовали на рынке.

В первую очередь отмели все коробочные решения — растущей компании была необходима гибкость, которую они не могли обеспечить. Вслед за ними исключили тяжелые решения, ориентированные на большие заводы и госучреждения, — компания не была готова переплачивать. В итоге выбор пал на систему NauDoc от екатеринбургской компании NAUMEN. Привлекла близость разработчика и веб-ориентированная платформа.

После ряда согласований с разработчиками в компании проанализировали документооборот. На основе экспертных оценок специалисты предложили автоматизировать пять главных типов документов. «Мы не согласились с выводами NAUMEN — предложенные документы оказались не самыми важными для бизнеса, — утверждает Сергей Шестопалов. — Для пилотного проекта я отобрал другие пять типов документов, автоматизация которых позволила бы выявить все возможности системы». Сейчас из них работают только два, но система начала жить и развиваться. В настройках системы сотрудники разбирались вначале с помощью ИТ-отдела, а затем самостоятельно. Свою роль сыграла и доступность платформы. Сейчас к NauDoc подключен каждый компьютер в компании, а руководители проводят в системе до 50% своего рабочего времени.

Одним из первых последствий внедрения системы электронного документооборота стало появление и развитие внутреннего сайта компании. «Система и так ориентирована на веб, поэтому настроить внутренний сайт оказалось просто, — добавляет г-н Шестопалов. — Сейчас на сайте публикуются все основные новости и документы компании, доступ к нему есть даже у автомехаников — для них выложены инструкции и техническая информация».

Появление СЭД положительным образом сказалось на подразделениях компании, которые полностью завязаны на работе с документами (например, юридический отдел). Раньше подразделение было завалено документами, отследить время согласования того или иного договора было практически невозможно, не устраивали сроки обработки документов. Учет вели только на бумаге. После появления NauDoc компания решила, что все документы, направляемые в юрдепартамент, идут только через него. В результате работа отдела стала исчислимой. Появилась возможность отслеживать нагрузку каждого сотрудника и анализировать причины задержки документов. Возросла скорость и точность работы. По тому же принципу в «Авто Плюс» сейчас работают и другие отделы. «Когда мы внедряли систему, толком не понимали, что именно нам надо, но гибкость платформы позволила разобраться во многих вещах самостоятельно. Многие сотрудники сами настраивают для себя свою рабочую область и используют ее в своих целях, иногда очень удивительным и неожиданным образом. Система постоянно развивается, причем без участия разработчика и внешних консультантов», — говорит Сергей Шестопалов. Значительная часть делового общения сотрудников перешла именно в систему документооборота. Они почувст­вовали ее преимущества перед обычной электронной почтой — всегда видно, на каком этапе находится каждый документ, кто с ним ознакомлен. Плюс к этому абсолютно все дей­ствия в системе архивируются и хранятся. «Главное было начать с малого и сделать систему удобной для людей, тогда они и сами помогут ее развить», — резюмирует г-н Шестопалов.

Документооборот внедряют после наведения порядка

Компания «ОЛМИ» — один из крупнейших на Урале поставщиков автокомпонентов для отечественных автомобилей как оптом, так и в розницу. Компания уже давно и серьезно автоматизирует свой бизнес. Работает собственная система управления, которая содержит большую часть бизнес-процессов. В прошлом году руководство решило перевести бизнес на новый уровень — началось внедрение системы менеджмента качества. «Мы понимали, что автоматизировать хаос незачем — пока люди не привыкнут наводить порядок традиционными методами, в автоматизации нет смысла, — поясняет логику предприятия Алена Супряга, руководитель отдела маркетинга компании «ОЛМИ». — Поэтому выбирать систему начали только после того, как разобрались с бумажным документооборотом». Специально на проект пригласили руководителя, на плечи которого легли поиск и внедрение системы. Главными факторами выбора были гибкость и наличие ряда отраслевых внедрений. Система DIRECTUM (которую установили в сопровождении компании «ФИН­ЭКС Качество») привлекала доступным интерфейсом и наличием конкурентных лицензий1, позволивших минимизировать затраты на ПО. «Вначале мы запустили небольшой пилотный проект — посмотрели, как настраиваются процессы, проиграли несколько сценариев взаимодействия, убедились в том, что нужные кнопки расположены удобно, и уже потом приступили к полноценному внедрению», — рассказывает г-жа Супряга. По словам Игоря Краснова, руководителя проекта со стороны «ФИНЭКС Качество», внедрение в «ОЛМИ» — одно из показательных по скорости и простоте. Компания оказалась практически идеально готова к автоматизации документооборота и быстро перешла на новые стандарты работы.

Сейчас система взаимодействует со вспомогательными процессами в компании — в ней ведется согласование по бюджетированию, принятие и постановка задач, юридическая работа. Благодаря DIRECTUM появилось общее информационное поле — база знаний, в которой содержится вся необходимая информация в упорядоченном виде.

Бонусом системы документооборота для «ОЛМИ» стала интеграция DIRECTUM с системой управления проектами. «Раньше MS Project у нас использовал только отдел маркетинга. А сейчас он стоит практически у всех руководителей — планы и задачи из одной системы легко отследить в другой. Топ-менеджеры получили дополнительный инструмент для работы», — делится находкой Алена Супряга. Говорить об экономическом эффекте системы в «ОЛМИ» пока рано — это тема отдельного исследования, но общее повышение скорости принятия решений и исполнительской дисциплины отмечают по всему предприятию.

СЭД как шаг к автоматизации всего завода

Несколько лет назад Каменск-Уральский завод по обработке цветных металлов столкнулся с тем, что объем и сложность документооборота на предприятии стали зашкаливать. Отслеживать прохождение приказов и их исполнение было трудоемко, а временами почти невозможно. «На первом этапе автоматизации документооборота нам надо было привести делопроизводство к некому единому стандарту, чтобы наладить нормальный обмен данными. В цехах был «свой» порядок — в заводоуправлении один, по заводу в целом другой. Это было нетерпимо», — рассказывает Николай Достовалов, заместитель генерального директора КУЗОЦМ. «В вопросах автоматизации мы тогда походили на слепых котят и двигались на ощупь», — добавляет он.

В итоге завод обратился в компанию «Деком Компьютерные системы» по поводу внедрения СЭД DIRECTUM. По словам Владимира Зверева, начальника отдела АСУ КУЗОЦМ, в 2003 г. российский рынок систем электронного документооборота не изобиловал программными продуктами и тем более готовыми решениями, а ключевых разработчиков можно было пересчитать по пальцам. DIRECTUM выбрали за функциональность и гибкость. Как полагает Алексей Лейбман, руководитель департамента программных решений компании «Деком Компьютерные системы», КУЗОЦМ стал идеальным партнером для внедрения. Заинтересованность руководства и готовность лоббировать интересы проекта сочетались со сложными проблемами документооборота, подходящими для автоматизации, а масштаб внедрения позволял окупить затраты чуть ли не на экономии бумаги.

Сразу же переделывать весь документооборот на предприятии ни руководство, ни внедренцы не рискнули. Необходимо было сочетать вопросы оптимизации и сохранения заводских традиций. Для пилотного проекта приобрели 20 лицензий, по которым в системе могло работать 50 сотрудников. Это позволило полностью автоматизировать процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также согласование приказов по персоналу. Результат признали успешным, и дальнейшим развитием системы заводчане занимались уже самостоятельно. К 2007 г. система документооборота охватывала уже 160 рабочих мест в заводоуправлении и цехах. «Результат не заставил себя ждать. СЭД существенно сократила сроки согласования документации. Уменьшилось хождение по кабинетам, повысились производительность труда и исполнительская дисциплина», — называет плюсы г-н Достовалов. Но главное, по мнению топ-менеджеров предприятия, завод получил работающую систему и представление о том, как в ней работать и как ее развивать.

«Сейчас нам предстоит второй этап внедрения документооборота, поскольку мы уже выросли из старой системы и теперь понимаем, что хотим, и способны ставить перед внедренцами грамотное техзадание», — резюмирует Николай Достовалов.

*1 Конкурентная лицензия (лицензия для параллельной работы) подразумевает ограничение числа одновременно работающих пользователей.