Успеть все: «несрочные и неважные дела — игнорировать, срочные и неважные — делегировать»

У каждого занятого человека есть свои секреты грамотного распределения времени. Например, Анна Артамонова, вице-президент Mail.Ru Group и руководитель бизнес-подразделения «Почта и портал», говорит, что пользуется для планирования календарем Evernote и встроенными «Заметками» на iOS, a вот таск-менеджеры и органайзеры у нее не прижились. Главное, по ее мнению — это верно расставленные приоритеты.

«Хорошо работает классическая матрица Эйзенхауэра, в которой все дела делятся на четыре категории по срочности и важности. Несрочные и неважные задачи можно игнорировать, поскольку выхлоп от них чаще всего близок к нулю. Срочные и неважные лучше делегировать. Таким образом, освобождается время для двух приоритетных категорий — важные срочные и важные несрочные (например, анализ рынка, проработка стратегии, поиск новых ниш). Со временем раскидывать задачи на эти четыре категории начинаешь автоматически».

Алексей Моисеенков, основатель Prisma, призается, что его система ведения дел – это хаос.

«Пожалуй, я усвоил для себя одно короткое правило: если я могу ответить сейчас без проблем — я отвечаю. Проще говоря, «не откладывай то, что можно сделать сейчас и быстро», причем в данном контексте слово "быстро" крайне важно».

Дата-сайентист в Facebook Олег Якубенков рассказал, что всегда составляет план дел на месяц, на неделю и на день. Если нет планов, его продуктивность резко падает.

«Планы на неделю и месяц веду в Evernote. На день — в бумажном блокноте. Главная польза от плана — в самом процессе его составления. Потом все равно все меняется. Делегирую плохо, предпочитаю делать все сам».

СЕО Lingualeo Ирина Шашкина рассказывает, что некоторое время назад познакомилась с методикой планирования MBO (management by objectives) или «управление по целям».

«Считается, что она — о методах мотивации и управления персоналом. Для меня эта методика стала основой в управлении не только рабочими целями, но и личными задачами».

Суть метода в том, что человек должен иметь четкую измеримую цель-задачу, после ее определения выявляются пути и ресурсы для реализации. Задачу можно разложить на составляющие и назначить ответственных за отдельные участки работы. 

«Важным открытием для меня было то, что это работает не только в рамках запуска спецпроекта или продукта или при планировании на год, но даже при уборке в доме».  «Для краткосрочного планирования я использую почту. Задачи и письма у меня помечены звездочками разного цвета, встречи записаны в календаре — там же я обозначаю временные периоды, которые сама себе определяю на те или иные задачи».

Основательница Pruffi и проекта «Антирабство» Алена Владимирская рассказала о своих простых правилах:

«Каждый вечер я составляю список дел на завтра. Утро всегда начинаю с самого противного дела, чтобы потом не мучиться весь день. Доступ к моему рабочему календарю есть у всех моих подчиненных, так что ни одна назначенная встреча, дело или звонок не пересекаются. Если к концу дня в списке дел у меня остается более пяти красных флажков (то есть просроченных важных дел), то на следующий день я встаю на час раньше (а для меня пытка), чтобы их разгрести. Раз в месяц я провожу «субботник» и разбираю все «зависшие» задачи. Принимаясь за любое дело, в первую очередь, я думаю, кому я могу его делегировать. Я никогда не берусь за значительную задачу, не посоветовавшись с важным для меня человеком, который знает мой график и мои силы. Если этот человек говорит, что можно браться — я делаю так, как он сказал. Такая вот маленькая хитрость».

По материалам Rusbase