Успех начинается с переговоров

Строительство деловых центров, активная реконструкция существующих офисных зданий заметно изменили представление о том, как должен выглядеть современный офис. Еще недавно создание офиса сводилось к косметическому ремонту и подбору мебели. В условиях дефицита площадей не было необходимости даже в дизайн-проекте. Сегодня создание офиса — это прежде всего планирование, выделение рабочих зон различного назначения, определение требований к площади, оборудованию и оформлению каждой из них. Но особенно ответственным является обустройство зоны переговоров.

Успех переговоров во многом зависит от условий, в которых они проходят. Как показывает опыт, использование специально оборудованных помещений позволяет повысить эффективность переговоров на 25-30%. Снижается риск возникновения конфликтных ситуаций, участники переговоров чаще проявляют готовность к компромиссу. Продуманная и хорошо оборудованная зона переговоров подчеркивает имидж фирмы на самом важном этапе первого контакта, когда мнение о ней еще только формируется. Для небольших компаний это почти единственная возможность «выглядеть на уровне». Выделение зоны переговоров позволяет принимать посетителей не в основном офисе, выполненном в экономичном варианте. Специальные комнаты для переговоров сказываются и на эффективности работы персонала, поскольку их часто используют для обсуждения внутренних вопросов компании, выработки решений, требующих концентрации внимания.

Елена Бородуля, директор компании «Элекком — Центр готовых офисных решений»:

— Результаты наших исследований показывают, что комнатами переговоров располагает лишь 4,7% екатеринбургских предприятий. Специалистов, обладающих опытом планирования этих помещений, в городе очень мало, а их работа требует знания множества нюансов.

Не существует жестких границ площади комнат переговоров. Зато лимитировано количество «посадочных мест». Если их слишком много и во время переговоров они не заполнены, у посетителей возникает ощущение дискомфорта. Одновременно надо избегать тесноты, — это главная составляющая успеха: зона для переговоров может быть небольшой и уютной, может быть просторной и свободной, но ни в коем случае она не должна быть тесной. На одного участника за столом переговоров должно приходиться не менее 80 см. Если заранее известно, что количество посетителей может варьироваться в очень широком диапазоне, лучше подготовить два отдельных помещения — «малую» и «большую» комнаты. Комнаты переговоров большой площади часто разбивают на несколько зон: выделяют зону переговоров и зону отдыха. Иногда их выполняют на разном уровне, чаще всего зона отдыха располагается выше.

Михаил Малоземов, руководитель проекта компании «Элекком — Центр готовых офисных решений»:

— Главный элемент комнаты переговоров — это, конечно, стол. Выбор стола зависит от задач, решаемых на переговорах. Если необходимо подчеркнуть равенство участников, демократичный стиль, используется круглая или овальная мебель. Если необходимо «сохранять дистанцию» или показать более высокий статус принимающей стороны, используются квадратные или прямоугольные столы. Еще больше эффект отстраненности и официальности подчеркивает размещение столов по кругу, квадратом или буквой «П». В этом случае необходимо тщательно продумать, что будет размещено в середине: отсутствие хотя бы небольшого элемента может создать неприятное ощущение пустоты. Для планировок open space и современной организации рабочего пространства отлично подходят мобильные столы, состоящие из отдельных рабочих станций. За счет соединительных элементов они могут трансформироваться в единую переговорную модель. Причем эта модель может периодически меняться — это удобно и одновременно, подчеркивает динамичность, активность компании.

Елена Бородуля:

— Необходимо уделить внимание планированию освещения — полумрак в комнате переговоров недопустим. Недостаток света и «приглушенный свет» — это далеко не одно и то же. Свет должен концентрироваться на столе, остальные элементы интерьера могут быть освещены меньше. Обратите внимание на проекционную технику. Даже если она используется нечасто, само ее присутствие позитивно влияет на оценку компании посетителями.

Как и театр, комната переговоров начинается с вешалки, и очень желательно, чтобы посетители заходили в комнату переговоров, сняв верхнюю одежду. Если обеспечить это нельзя, необходимо использовать закрытые шкафы: перегруженная одеждой вешалка-стойка заметно портит впечатление, а в комнате переговоров малой площади способна свести все ваши усилия на нет.

Необходимо уделить внимание и размещению фирменной символики: совсем небольшие элементы заметно повышают статус принимающей стороны.

Михаил Малоземов:

— Работа над проектом начинается с изучения круга задач, которые ставят перед собой наши клиенты: специфика и длительность переговоров, типичный состав участников, имидж компании. Все это определяет и планирование комнат переговоров, и дизайн помещений, и, конечно, подбор мебели.

Мебель должна соответствовать помещению — тяжелая темная мебель в ограниченном пространстве будет работать «в минус». Рассказать о принципах компании может даже материал, из которого изготовлен стол. Чтобы подчеркнуть статус фирмы, в качестве отделки можно использовать шпон ценных пород дерева. Демократичные компании довольствуются меламиновыми поверхностями и столешницами из ламината. Востребованы сегодня столы со стеклянной поверхностью, прозрачной или матовой. Хотя стекло — материал сложный, и работа с ним требует участия профессионального дизайнера. Если вы решили планировать комнату самостоятельно, но не располагаете опытом, лучше вообще избегать экстравагантных решений — слишком светлой и слишком темной мебели, ярких цветов, стекла и металла. Впрочем, эта проблема возникает редко: комната переговоров очень ответственная офисная зона, для планирования которой, как правило, привлекают специалистов.

Особый вопрос — подбор кресел. Совсем необязательно использовать кресла темных цветов. «Немаркость» и долговечность — это, безусловно, аргумент. Но темные кресла сочетаются далеко не с любой мебелью. Ни в коем случае нельзя использовать «штатные» офисные стулья по цене $20-30. Существуют специальные кресла для комнат переговоров, и выбрать их можно практически в любом ценовом диапазоне.

Елена Бородуля:

— Комплектуя комнату переговоров, как правило, сначала выбирают стол. Поэтому говорить о ценах лучше всего, ориентируясь на стоимость столов самого популярного размера — на 8-10 персон (длина 250-280 см).

Цена стола экономкласса составляет от 10 до 35 тыс. руб. Материалы — ламинированная или меламиновая плита, опоры из того же материала, что и столешница, иногда используются металлические опоры. Наиболее популярны в этом классе серии «Премьер», «Статус» («Энран», Украина), Aries (Newform, Италия), Senator, Maya (Time office, Италия). Это классический дизайн, натуральные цвета «под дерево». В более современном стиле выполнены серии «Квант», «Техно» («Энран», Украина), Tower (Newform, Италия). В них преобладают светлые тона, металлические опоры, оригинальной формы столешницы.

В средней ценовой группе стоимость стола для переговоров варьируется от 40 до 75 тыс. руб. В этой мебели обычно используется плита МДФ, покрытая искусственным или натуральным шпоном, реже — закаленное матовое стекло. В большинстве серий применяются металлические или комбинированные (дерево, металл) опоры. В России наиболее популярны серии «Статус Люкс», Нео» («Энран», Украина), President (Newform, Италия), Symbol (Time office, Италия), Silver, Forma (Frezza, Италия).

Наконец, верхний ценовой уровень: цена стола составляет от 80 до 300 тыс. руб. Для изготовления мебели используют самые дорогие и качественные материалы: натуральный шпон ценных пород или массив, часто применяется отделка кожей. Возможна инкрустация благородными металлами. Характерный признак мебели этого уровня — толстая столешница: от 30 до 100 мм. Высокая цена вовсе не означает консерватизм: в последние годы на рынке широко представлены как классические, так и современные дизайнерские решения. Почти вся мебель верхнего ценового уровня изготавливается зарубежными компаниями. Наиболее популярны серии Giotto, Zeus, Minos (Codutti, Италия), Mux (Frezza, Италия), Padova, Art &Moble (Испания), большинство серий фабрик Elledue и R.A. Mobili.

И все же цена — далеко не главная составляющая успеха. Эффективные переговоры прежде всего зависят от атмосферы, которую удалось создать принимающей стороне. Именно в этом — основная задача офисного планирования

Екатеринбург, Первомайская, 56,

тел./факс: (343) 355-30-80, 350-36-56,

www.eleccom.ru