Воспитайте в себе «постановщика»: как правильно давать задачи своим работникам

Руководство IT-компании ADN Digital Studio ведет свой блог на Spark.ru. На этот раз была затронута животрепещущая тема: как правильно ставить задачи своей команде? Можно ли нашептывать что-то невнятное на ухо программисту и эффективно ли проговаривать задачи устно.

Итак, как сделать из себя хорошего постановщика и стать настоящим гуру в этом деле — DK.RU публикует оригинал записи.

1.    Записывайте

Никаких устных постановочек, пожалуйста. Некоторые любят протараторить задачу по телефону, на бегу с одной встречи на другую. Или прильнуть к краешку стола какого-нибудь программиста и что-то нежно наговорить ему в ухо.

Постановка задачи исключительно в устной форме — шляпа полная. Исполнитель может что-то не расслышать ушами. Не воспринять мозгами. Или забыть.

Дообъяснять задачу ртом — это ок. Но при условии, что она будет и в текстовой форме тоже. А сам исполнитель вовсе не обязан записывать за вами задачу под диктовку.

2.    Не пишите двусмысленности

У руководителя может быть не очень с русским языком. А еще и логика может хромать. И тогда он будет выдавать что-то вроде такого:

— Нужно сделать два лендинга Бизнес-тренинг+Вебинар. Потом будем проводить сплит-тест, но пока только это.

А теперь вопросы из головы технаря, который это читает:

— Нужно два лендинга про бизнес-тренинг и один для вебинара?— Нужно два лендинга, каждый про бизнес-тренинг и вебинар?— Нужно четыре лендинга, два про тренинг и два про вебинар?

Решение простое, как хлебушек — проверяйте, что пишешь. И не жмитесь на слова и подробности, это сыграет на руку. Правильная постановка должна звучать, например, так:

— Нужно сделать два разных лендинга. Один про бизнес-тренинг. Второй про вебинар. В будущем на каждом из этих лендов будем проводить сплит-тестирование — отдельно поставлю задачу на отрисовку вариантов дизайна для теста.

Магия! Всё понятно. А стоило всего лишь выкосить двусмысленности и расставить знаки препинания правильно.

3.    Не будьте плохой мамкой

Всегда велик соблазн скинуть задачу с барского плеча на исполнителя и забыть о ней, правда? Не особо читать формулировки, надеясь, что тот сам во всем разберется, он же умный.

Но печали начнутся, когда дизайнер, программист, копирайтер или кто там еще придет к вам с вопросами. В такие минуты руководитель чувствует себя плохой мамкой — сына у нее спрашивает какую-то заумь, а ей просто нечего ответить. Придется отвлекаться и всё равно вникать — только пока вы это будете делать, сроки по другим задачам подгорят еще сильнее.

Поэтому разобраться в задаче на 100% перед тем, как ее поставить — это прямо маст ду.

4.    Не копипастить

Это касается, скорее, руководителей подразделений. Менеджер занят, у менеджера тысяча дел в час. Поэтому он просто берет и копирует свою переписку с маркетологом клиента в телеграме. И вставляет в задачу AS IS.

У такого подхода два фатальных недостатка:

·        Клиент не формулирует задачу в понятной для исполнителя форме. Он просто пишет, как привык. Неформально. Со своими маркетологическими словечками.

·        Клиент может давать эмоциональную оценку работы исполнителя. Писать, что «текущий дизайн ну просто говно какое-то». А вы такое запросто можете пропустить — и скопипастить в задачу.

Итак, задача менеджера — переработать поток сознания от клиента в стройную логичную постановку. И по пути выкинуть все ненужные эмоции. Творческие люди — ранимы до дрожи.

5.    Не заставляйте вспоминать

«Ну помнишь, мы писали для них контент три месяца назад? Вот, нужно примерно так же, сделаешь?». Не помню. Какой контент? Куда смотреть? Где искать? Где задача-то?

Такая постановка звучит примерно как «поставь себе задачу сам, а я пока съем мягких булок да выпью чаю». Ничто не мешает руководителю завести новую задачу, добавить в нее ссылку на старую, прикрепить скрин переписки месячной давности или еще какими способами освежить память того, кто задачу будет делать.

6.    Уточните, что исполнитель принял задачу

Недостаточно просто создать карточку в Trello или Битрикс24, назначить исполнителя и пойти цедить латте. Исполнитель может не увидеть задачу под влиянием Неведомой Силы — поэтому хороший руководитель всегда уточняет, что задачу видели, прочитали и приняли.

7.    Заставляйте спрашивать

Исполнитель задачки любит поскромничать. Сделать вид, что ему всё понятно. Вопросов не задавать. А потом, руководствуясь своими хлипкими домыслами, накреативить такого…

Поэтому обязательный пункт при постановке задачи (после пункта выше) — заставить исполнителя задавать вопросы. Если нужно — трижды переспросить, всё ли ему понятно. Всех ли вводных данных хватает. Гложут ли его сомнения, точит ли червь неопределенности.

И только после того, как все вопросы заданы и отвечены — со спокойной душенькой идти себе по делам.

8.    Но не вынуждайте спрашивать очевидное

Не создавайте задачу, в которой просто так не разобраться, задачу вообще без нужных вводных.

После такого исполнитель вынужден, поборов гнев, устраивать менеджеру экспресс-допрос: «А какая ЦА? А какая механика у этого конкурса? А у них есть какие-то пожелания по работе фильтра? А референсы дадут? А прототип есть?». И много такого подобного.

Плохие постановки выводят из себя команду, растягивают сроки и очень много говорят о профессионализме автора таких задач.