«Вы все равно не успеете сделать все, что запланировали». Как писать реальные списки дел

Составлять списки дел и всеми силами стараться все успеть стало нормой для современного человека. Нейробиолог Деб Кнобельман рассказала, как писать такие списки правильно, чтобы не попадать в ловушку, созданной самим собой. Она уверена, что успевать больше и не переживать из-за оставленных «на потом» дел можно, главное — дать себе немного свободы.

— У меня всегда большой список дел, до 16 задач на день, причем они могут быть никак не связаны между собой. Это рабочие, семейные вопросы, личные дела: список порой бывает настолько длинным, что я могу фокусироваться только на его длине.

При этом я перфекционистка, которая уверена, что если распланировать день грамотно, то можно успеть все. Иногда это даже получается, но чаще всего в списке остается несколько невыполненных задач.  Раньше я очень переживала из-за этого.

Дело в том, что некоторое время назад я включала в список очень туманные задания: «решить вопрос с летним лагерем», «закончить проект». Задача была поставлена, но понимания того, какие шаги нужно сделать, чтобы ее решить, не было. Кроме того, я так переживала, что не успею сделать все, что у меня практически ничего не получалось.

Теперь я перестала фокусироваться на очень длинном списке с туманными задачами. Все изменилось: я разработала систему, которая помогает успевать многое и не переживать, если что-то осталось незавершенным.

Шаг 1: Поставьте перед собой цель и разбейте ее на несколько шагов

Вместо туманного «решить вопрос с летним лагерем» в свой список задач на день я теперь пишу:

• выбрать три летних дневных лагеря для детей;
• выбрать смену;
• подать заявку в каждый выбранный лагерь;
• взять справку у врача;
• определить время, когда отвозить детей в лагерь и забирать их из него.

 

Такая конкретизация очень помогает решать любые задачи.

Шаг 2: Строгие приоритеты

Когда задача разбита на несколько шагов, становится понятно, что справиться со всем за один день вы не успеете. Поэтому нужны приоритеты.

Определите, сколько у вас времени и реалистично оцените свои силы: сколько вы точно успеете сделать за день?

Шаг 3: Примите тот факт, что вы не решите все дела за один раз

Если не признать, что дело не решить за один раз, есть риск не сделать совсем ничего: весь день вы будете волноваться и переживать, a не заниматься делами.

Может быть, это самое сложное правило при планировании дня. Нам часто проще мечтать о том, что за день мы сможем проделать огромную работу, чем смириться с невозможностью такого мгновенного решения подчас сложных задач.

Но как только вы начнете ставить задачи по силам, в ежедневной рутине появится больше позитива: вечером у вас будет чувство удовлетворения от того, что вы смогли вычеркнуть все пункты из плана на день. Это поможет разорвать бесконечный круг занятого перфекциониста.

Позволить себе не выполнять сразу все бывает очень тяжело, но стоит попробовать. В реальности лучше решить пять вопросов, чем напланировать 15, a справиться только с двумя.

Шаг 4: Четко планируйте финиш

Решите, сколько времени нужно будет потратить на каждый пункт дневного плана. Укажите напротив каждой долгосрочной задачи срок, к которому ее нужно решить. Приступайте прежде всего к самым важным и неотложным делам, затем, если будет время, начинайте разбираться со всем остальным. Обязательно давайте себе время на отдых и перерыв, потому что вы все равно будете отвлекаться – на социальные сети или болтовню с близким человеком.  Отдых нужен, поэтому заложите в свое расписание 10-минутные перерывы, прогулки в парке и просмотр фильмов.

Шаг 5: Выполняйте

Вы составили реалистичный план, которые не загонит вас в ловушку. Что ж, осталось только придерживаться его и сохранять благоразумие при дальнейшем планировании.

Теги: лайфхаки, управление временем