Зам — всему голова. Где взять идеального помощника руководителя?

Идеальный заместитель понимает задачу раньше, чем босс успевает закончить фразу. Он полностью ориентируется в ситуации и всегда держит руку на пульсе. Организованность, лояльность, понятливость, исполнительность, умение хранить информацию и правильно ее использовать — важные качества такого сотрудника. Однако таких специалистов не готовит ни один вуз страны. Лучшее, что можно сделать — готовить будущего зама постепенно, «выращивая» его в корпоративных стенах. Можно и принять человека «со стороны», но учитывая множество нюансов.

Чем славен хороший зам?

Для гармоничного сотрудничества с руководителем заместитель должен обладать дополнительными качествами, которые напрямую зависят от личности руководителя. Лучше всего, если будет соблюдаться принцип взаимодополняемости.

Заместитель должен совмещать, казалось бы, несовместимые вещи: оставаться в тени руководителя, понимая свою второстепенную роль, но вовремя почувствовать, когда нужна собственная инициатива. Заместитель должен быть, с одной стороны, не лишен амбиций, а, с другой стороны, не быть тщеславным и знать свое место.

Проверка — это важно

Потенциального зама можно и нужно проверить, задав вопрос об ошибках его прежнего босса. Ответ покажет, умеет ли хранить конфиденциальную информацию кандидат.

Впрочем, искать преемника можно не только через кадровое агентство, но и в собственной компании. В этом случае работник будет уже в курсе многих дел организации, будет знаком с коллективом и правильно справится с распределением задач.

Кандидатов в будущие заместители можно условно разделить на несколько психологических типов:

1. «Компаньон». Этот тип зама полноценно замещает руководителя на время его отсутствия. Сотрудники не делают особой разницы между руководителем и замом, воспринимая их практически как одно лицо. Руководитель и заместитель не дублируют функции друг друга, курируя различные направления деятельности, но каждый из них знает достаточно информации о работе другого.

Главный плюс при таком виде сотрудничества — тот факт, что руководитель всегда чувствует подстраховку. Обычно при уходе из компании руководителя такой заместитель последует за боссом.

2. «Стражник у ворот». Это заместитель, который проводит через себя все контакты других лиц со своим начальником. В такой ситуации именно от зама, а, точнее от того, как он преподнесет информацию своему шефу, будет зависеть решение руководителя.

Такое распределение ролей часто бывает в компаниях, значительно выросших за короткий отрезок времени, когда подчиненные привыкли по старинке заходить в кабинет шефа в любое время без препятствий и с ходу решать любые вопросы. С ростом компании перед кабинетом шефа появляется секретарь, позже — заместитель. В итоге сотрудники щедро одаривают своим гневом зама, a не руководителя. Стоит, однако, учесть, что на имидже самого шефа может не лучшим образом отразиться то, что он фактически «подставляет» другого человека, искусственно делая его объектом ненависти сотрудников.

3. «Народный босс» — альтернатива «стражнику». Руководитель в этом случае занимается аналитикой и решением различных управленческих задач, контактирует в основном с руководителями разных уровней лишь для получения информации. Заместитель же информирует шефа о реальном положении дел в коллективе.

4. «Палочка-выручалочка». Заместитель, который является профессионалом в той области, где шеф не совсем компетентен. Если таких областей достаточно много, руководитель вполне может подобрать себе нескольких замов.

Когда руководитель часто бывает в командировках, он стремится выбрать себе заместителя-дублера, который выполнял бы в его отсутствие функции руководителя. При этом довольно часто допускается серьезная ошибка: руководитель ищет максимально похожего на себя человека. Это максимально худший вариант из возможных, ведь подчиненные невольно будут сравнивать директора и заместителя, что не пойдет на пользу ни тому, ни другому.

Иногда руководитель принимает на работу заместителя исключительно для того, чтобы возложить на него финансово-хозяйственную рутину и избавить себя от ненужных дел. При этом образование у такого зама может быть любым. Важны, в первую очередь, личностные качества: последовательность, хорошая память, умение отслеживать и учитывать множество мелких деталей. Полезным будет умение наладить хороший контакт с подчиненными.

Верность выбора можно проверить только при личном контакте: люди обычно интуитивно чувствуют, смогут ли они работать в одной команде. Руководителю, вооружившись общими рекомендациями и сформулировав собственные приоритеты, стоит сделать свой выбор в пользу такого заместителя, который, даже когда дела идут плохо, будет способен действовать хорошо.

Если хочется «вырастить» специалиста внутри коллектива, нужно постепенно давать новые поручения нескольким отобранным сотрудникам и отслеживать, как они ведут себя в разных ситуациях, как налаживают отношения с сотрудниками. Тех кандидатов на должность зама, которые подошли лучше других, стоит отправить на курсы (например, по управлению персоналом, по тайм-менеджменту, по умению вести переговоры и т.д., в зависимости от умений человека и конкретных потребностей предприятия).

По материалам PremiumManagement, Timesnet